Passwort-Manager für Hausverwaltungen: eine Sammlung je Gemeinschaft

Jedes Objekt bringt eigene Zugänge mit

Jedes Haus, das eine Hausverwaltung übernimmt, bringt ein Bündel neuer Passwörter mit. Eine Wohnungseigentümergemeinschaft ist rechtsfähig, schließt eigene Verträge und hat eigene Konten. Die Verwaltung handelt für sie und braucht dafür die Zugänge, die zu genau diesem Objekt gehören.

Für eine einzelne Gemeinschaft kommen schnell zusammen:

• Bankkonten: Hausgeldkonto und Konto für die Erhaltungsrücklage. Die Zugänge zum Onlinebanking bleiben bei den Personen, dazu unten mehr.
• Versorger: Kundenkonten für Allgemeinstrom, Wasser, Gas oder Fernwärme und Abfallentsorgung, mit eigener Kundennummer je Liegenschaft.
• Messdienstleister: das Portal für Heizkostenverteiler, Wärme- und Wasserzähler, aus dem die Daten für die Heizkostenabrechnung kommen.
• Eigentümer- und Mieterportal: die Verwaltungsoberfläche, über die Sie Protokolle, Abrechnungen und Aushänge bereitstellen.
• Handwerker und Dienstleister: Auftragsportale von Hausmeisterdiensten, Wartungsfirmen für Aufzug oder Heizung, Anbieter von Rauchwarnmelder-Service.
• Technik im Haus: Zugangsdaten für Heizungsregelung, Schließanlage oder Gegensprechanlage, sofern diese über das Netz bedient werden.

Bei zwanzig Gemeinschaften sind das schnell einige hundert Einträge, dazu die Zugänge des eigenen Büros: Verwaltungssoftware, E-Mail, Telefonanlage, Lohnabrechnung. Wer das in einer Tabelle pflegt, findet im Ratgeber Passwörter in Excel oder im Browser, warum diese Lösung an Grenzen stößt.

Fernablesung bis Ende 2026: das Portal des Messdienstleisters zählt mehr

Nach § 5 Abs. 3 HeizkostenV müssen Zähler und Heizkostenverteiler, die sich nicht aus der Ferne ablesen lassen, bis zum 31.12.2026 nachgerüstet oder getauscht werden. Ausnahmen gibt es nur, wenn das technisch nicht möglich ist oder eine unbillige Härte wäre.

Sind fernablesbare Geräte eingebaut, muss der Gebäudeeigentümer den Nutzern nach § 6a HeizkostenV seit dem 01.01.2022 monatlich Abrechnungs- oder Verbrauchsinformationen mitteilen. Wer in Ihrer Verwaltung diese Mitteilungen mit dem Messdienstleister abstimmt oder Rückfragen von Mietern beantwortet, öffnet dessen Portal dann öfter als einmal im Jahr zur Abrechnung. Der Zugang gehört in die Sammlung des Objekts und nicht in den Browser einer einzelnen Mitarbeiterin.

Was der Gemeinschaft gehört und was der Verwaltung

Trennen Sie von Anfang an die Zugänge der Gemeinschaft von denen Ihres eigenen Betriebs. Ein Grund steht im Wohnungseigentumsgesetz: Nach § 26 WEG wird ein Verwalter höchstens für fünf Jahre bestellt, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums für höchstens drei. Er kann jederzeit abberufen werden, sein Vertrag endet dann spätestens sechs Monate später.

Ihre Verwaltung ist bei einer Gemeinschaft also auf Zeit tätig. Die Kundenkonten bei Versorgern, das Portal des Messdienstleisters und der Zugang zur Heizungsregelung hängen am Objekt und werden bei einem Wechsel von der nächsten Verwaltung gebraucht. Ihre Verwaltungssoftware, Ihr Postfach und Ihre Buchhaltung bleiben bei Ihnen. Im Tresor bekommt deshalb jede Gemeinschaft ihre eigene Sammlung, getrennt von denen des Büros.

Eine dritte Gruppe gehört weder der Gemeinschaft noch Ihrem Büro: Konten eines einzelnen Eigentümers bei Ämtern und Banken, etwa sein Servicekonto oder seine BundID, sein Zugang zum Portal der Stadt oder zu seinem Bankkonto. Diese Zugangsdaten kommen nicht in Ihren Tresor, auch nicht in eine Sammlung nur für die Geschäftsführung. Wer sie benutzt, tritt als der Eigentümer selbst auf und nicht als seine Verwaltung, und im Tresor kämen alle Eigentümer und Administratoren Ihrer Organisation daran, denn sie sehen alle Sammlungen. Wo das Amt oder die Bank es vorsieht, lassen Sie für die Verwaltung ein eigenes Konto mit Vollmacht des Eigentümers einrichten. Versorger- und Inseratskonten, die Ihre Verwaltung im Auftrag eines Eigentümers führt, gehören dagegen in seine Sammlung der Mietverwaltung. Verwaltungsbeiräte und Eigentümer bekommen kein Konto in Ihrem Tresor. Braucht einer von ihnen einen einzelnen Zugang, schicken Sie ihn als sicheren Link mit Ablaufdatum.

Onlinebanking bleibt persönlich

Die PIN für das Onlinebanking einer Gemeinschaft gehört in keine Sammlung. In den Sonderbedingungen für das Onlinebanking einer Bank, die wir nachgelesen haben (Stand Oktober 2025), muss der Teilnehmer seine PIN geheim halten. Er darf sie nicht mündlich mitteilen und nicht per E-Mail oder Messenger weitergeben. Eine PIN, die drei Kolleginnen aus einer Sammlung abrufen, passt dazu nicht.

Wer Zahlungen für eine Gemeinschaft freigibt, lässt sich bei der Bank einen eigenen Zugang als Teilnehmer einrichten (siehe Onlinebanking für Mitarbeiter). In der Sammlung des Objekts kann trotzdem stehen, welche Konten es gibt, bei welcher Bank sie liegen und wer dafür freigeschaltet ist. Die PIN gehört dort nicht hinein und auch nicht in den persönlichen Bereich eines Kontos im Tresor, denn wer bei Ihnen die Kontowiederherstellung bedienen darf, käme sonst daran. Prüfen Sie die Bedingungen Ihrer eigenen Bank, sie unterscheiden sich im Wortlaut.

Sammlungen nach Objekten

Legen Sie eine Sammlung je Gemeinschaft oder Mietobjekt an und dazu wenige Sammlungen für das Büro. So sieht jede Objektbetreuerin genau ihre Häuser.

Nach § 23 Abs. 1a WEG können Eigentümer mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass Versammlungen für höchstens drei Jahre ohne körperliche Anwesenheit stattfinden. Hat eine Gemeinschaft das beschlossen, braucht am Versammlungsabend jede Objektbetreuerin, die eine Versammlung leitet, den Zugang zum Videodienst.

Wie Sie Einträge im Team weitergeben statt per E-Mail, beschreibt der Ratgeber Passwörter im Team teilen. Verlangt ein Versorgerportal einen Bestätigungscode, kann der Schlüssel dafür beim Eintrag liegen. Das klappt nur mit Codes aus einer Authenticator-App. Codes per SMS bleiben an die Rufnummer gebunden. Mehr dazu im Ratgeber 2FA-Codes im Team teilen. Am Tresor selbst meldet sich jede Person mit eigenem Master-Passwort an, und es gilt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Erlaubnis und Zertifizierung regeln Fachkunde, nicht Passwörter

Wer als Wohnimmobilienverwalter gemeinschaftliches Eigentum oder für Dritte Mietwohnungen verwaltet, braucht eine Erlaubnis nach § 34c GewO mit Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung. Verwalter und die direkt mitwirkenden Beschäftigten müssen sich innerhalb von drei Kalenderjahren 20 Stunden weiterbilden, die Nachweise hält die Verwaltung nach § 15b Abs. 2 MaBV drei Jahre vor. Seit dem 24. Juli 2026 gilt diese Pflicht nur noch für Wohnimmobilienverwalter, für Makler ist sie entfallen.

Seit dem 01.12.2023 gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG die Bestellung eines zertifizierten Verwalters, mit einer Ausnahme für kleine, selbst verwaltete Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten. Die Bezeichnung nach § 26a WEG setzt eine Prüfung vor einer Industrie- und Handelskammer voraus oder eine gleichgestellte Ausbildung, etwa als Immobilienkaufmann. Wie Sie Zugangsdaten verwahren, steht in keiner dieser Vorschriften. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Verwalterwechsel: Zugänge an den Nachfolger übergeben

Endet Ihre Bestellung, übergeben Sie der neuen Verwaltung die Unterlagen der Gemeinschaft. Die Ordner sind schnell gepackt, die Zugangsdaten zu Versorgern und Portalen fehlen dabei leicht. Mit einer Sammlung je Gemeinschaft läuft die Übergabe so:

1. Liste ziehen: Die Sammlung des Objekts zeigt, welche Konten und Portale zur Gemeinschaft gehören. Diese Liste gehört ins Übergabeprotokoll.
2. Sicher übergeben: Die Zugangsdaten schicken Sie dem Nachfolger über einen sicheren Link aus dem Tresor. Der Inhalt ist verschlüsselt und nur befristet abrufbar.
3. Banken umstellen: Die Zugänge Ihrer Mitarbeiter zu den Konten der Gemeinschaft lassen Sie bei der Bank beenden. Den Zugang des Nachfolgers richtet die Bank ein.
4. Aufräumen: Nach der Übergabe löschen Sie die Einträge der Sammlung. Der Nachfolger sollte alle übernommenen Passwörter ändern.

Umgekehrt gilt dasselbe: Übernehmen Sie eine Gemeinschaft, legen Sie eine neue Sammlung an und ändern die Passwörter, die Ihnen der Vorgänger genannt hat. Erst dann wissen Sie, dass niemand außerhalb Ihres Büros noch Zugriff hat.

Beispiel: vier Personen, 23 Gemeinschaften, eine Elternzeit

Eine erfundene Verwaltung: Geschäftsführer, zwei Objektbetreuerinnen, eine Buchhalterin. Betreut werden 23 Gemeinschaften und die Mietverwaltung für elf private Eigentümer. Bisher hatte jede Objektbetreuerin ihre Zugänge im eigenen Browser gespeichert.

Dann geht eine Objektbetreuerin für ein Jahr in Elternzeit. Ihre zwölf Gemeinschaften übernimmt die Kollegin. Ohne Tresor hieße das: Passwörter zurücksetzen und auf Briefe der Versorger warten. Mit Tresor gibt der Geschäftsführer, Eigentümer der Organisation im Tresor, der Kollegin die zwölf Sammlungen frei, das dauert Minuten. Das Konto der Mitarbeiterin in Elternzeit bleibt bestehen, sieht aber vorübergehend keine Objekte mehr.

Im selben Jahr beschließt eine der Gemeinschaften, den Verwalter zu wechseln. Die Sammlung „WEG Gartenstraße“ liefert die Liste für das Übergabeprotokoll, die Zugangsdaten gehen per sicherem Link an die neue Verwaltung. Fällt der Geschäftsführer aus, kommt die Buchhalterin über den Notfallzugang an alle Sammlungen, auch an „Büro und IT“, die sonst nur er öffnet. Den Ablauf erklärt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Wenn eine Objektbetreuerin die Verwaltung verlässt

Geht jemand ganz, sperrt der Verantwortliche in Ihrem Büro das Konto im Tresor. Danach sollten Sie die Passwörter der Sammlungen ändern, die die Person sehen konnte. Durfte die Person nur ihre acht Gemeinschaften sehen, ändern Sie die Passwörter in diesen acht Sammlungen und nicht im ganzen Bestand.

Zwei Dinge sind in dieser Branche besonders: Die Bankzugänge der Person lassen Sie bei jeder Bank einzeln beenden, und bei Versorgern und Messdienstleistern prüfen Sie, ob ein Konto auf ihren Namen läuft. Die weiteren Schritte stehen in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht.

Kosten für Ihre Verwaltung

Für die Wartung zahlen Sie 16,99 € im Monat inkl. MwSt., egal wie viele Mitarbeiter den Tresor nutzen und wie viele Objekte Sie betreuen. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, die Einrichtung ist enthalten. Den Server bucht Ihre Verwaltung auf eigenen Namen bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wir arbeiten nur für Unternehmer. Wir sichern den Tresor nur, wenn Sie das Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. buchen. Ohne das Paket exportieren Sie selbst. Hilfe im Alltag ist nicht enthalten und kostet 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., abgerechnet je angefangener Viertelstunde.

Wer Wohnungen vermittelt statt verwaltet, findet auf der Seite für Immobilienmakler die passenden Hinweise. Für Verwaltungen, die eng mit Planern zusammenarbeiten, gibt es die Seite für Architekturbüros. Ob der Tresor zu Ihrem Bestand passt, besprechen wir in einem kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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