Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Karlsruhe: WG und IHK-Antrag

Mietspiegel 2025: 12,2 Prozent der ausgewerteten Wohnungen an WGs vermietet

Für den qualifizierten Mietspiegel 2025 hat die Statistikstelle der Stadt im Frühjahr 2024 rund 12.000 Haushalte befragt, 79 Prozent schickten den Fragebogen zurück. Laut Dokumentation zum Mietspiegel gab es in Karlsruhe zur Erhebung 105.179 Mietwohnungen, die durchschnittliche Nettokaltmiete der ausgewerteten Wohnungen lag bei 9,63 Euro je Quadratmeter.

Zwei Merkmale stuft die Dokumentation als ortsüblich ein, die WG-Belegung ausdrücklich mit Blick auf den Hochschulstandort: 12,2 Prozent der 6.473 ausgewerteten Wohnungen waren an Wohngemeinschaften vermietet, 9,7 Prozent teilweise oder überwiegend möbliert. 67,3 Prozent der ausgewerteten Wohnungen gehörten privaten und sonstigen Vermietern, der Rest Wohnungsunternehmen und Genossenschaften.

Wer für private Eigentümer möblierte WG-Wohnungen verwaltet, führt in deren Auftrag oft mehr als die Versorgerkonten: Internetvertrag und Router der Wohnung, das Inserat für das nächste freie Zimmer. Solche Konten liegen in einer eigenen Sammlung je Eigentümer. Servicekonten, Steuer- und Bankzugänge der Eigentümer bleiben ganz draußen. Wo ein Amt es vorsieht, arbeitet die Verwaltung dort mit einem eigenen Zugang und einer Vollmacht.

Erlaubnis bei der IHK: der Antrag hängt an einer E-Mail-Adresse

Die Erlaubnis nach § 34c GewO erteilt für Verwaltungen mit Sitz in der Stadt die IHK Karlsruhe, Lammstraße 13-17. Seit dem 1. Januar 2026 ist sie nach Angabe beider Kammern auch für Gewerbetreibende aus dem Bezirk der IHK Ulm zuständig, für Erlaubnisse nach § 34c und § 34i GewO. Versicherungs- und Finanzanlagenvermittler bleiben dort bei der IHK Ulm.

Beantragt wird im Online-Antragsportal der IHK Karlsruhe. Nach Eingabe der persönlichen Daten schickt das Portal eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, erst über diesen Link geht der Antrag weiter. Die Nachweise aus der Checkliste laden Sie als PDF, PNG oder JPEG hoch. Wir raten zu einer Funktionsadresse der Verwaltung: Fällt die Mitarbeiterin aus, die den Antrag vorbereitet, kommt die Geschäftsführung trotzdem an die E-Mails der IHK.

Für einige Nachweise nennt die Checkliste Online-Wege: Führungszeugnis und Gewerbezentralregisterauszug beim Bundesamt für Justiz nur mit elektronischem Personalausweis und Kartenleser, die Auskunft aus dem Schuldnerverzeichnis über das Vollstreckungsportal mit Registrierung. Der Online-Ausweis mit seiner PIN gehört der Person und kommt in keinen Tresor. Im Vollstreckungsportal registriert sich eine Person mit Namen und Anschrift, die für die Verwaltung handelt, und das Portal speichert bei jeder Einsichtnahme Name und Grund. Diesen Zugang legt sie in ihrem persönlichen Bereich ab, nicht in einer Sammlung.

Weiterbildung online: ein Konto je Person beim Anbieter

Nach § 34c Abs. 2a GewO bilden sich Wohnimmobilienverwalter und die unmittelbar mitwirkenden Beschäftigten in drei Kalenderjahren 20 Stunden weiter. Läuft die Weiterbildung als begleitetes Selbststudium, verlangt § 15b Abs. 1 MaBV eine nachweisbare Lernerfolgskontrolle durch den Anbieter. Aus den Nachweisen muss nach Abs. 2 unter anderem der Name der Teilnehmerin hervorgehen.

Wir raten deshalb zu einem eigenen Konto je Mitarbeiterin beim Kursanbieter, abgelegt in ihrem persönlichen Bereich im Tresor. Die Nachweise hält die Verwaltung drei Jahre vor, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Weiterbildung, digitale Form reicht. Als Dateianhang beim Eintrag der Mitarbeiterin in der Sammlung der Geschäftsführung sind sie bei einer Nachfrage der IHK schnell gefunden.

Beispiel: Mietverwaltung mit möblierten WG-Wohnungen

Ein erfundener Fall: Eine Verwaltungs-GmbH mit einer Geschäftsführerin, zwei Sachbearbeiterinnen und einer Auszubildenden betreut 140 Mietwohnungen von 38 privaten Eigentümern, ein Drittel davon möbliert an WGs vermietet. Jedes Semester wechseln Zimmer. Internetverträge, Routerzugänge und Inserate standen bisher in einer Tabelle. Als eine Sachbearbeiterin ging, hingen zwei Inseratskonten an ihrer persönlichen Firmenadresse, und niemand kam an die Zimmeranzeigen.

Heute laufen die Inserate über die Adresse vermietung@ der Verwaltung. Im Tresor hat jeder Eigentümer eine eigene Sammlung mit Versorgerkonten, Internetvertrag, Routerzugang und Inseratskonto. Die Sachbearbeiterinnen sind als Benutzer den Sammlungen der Eigentümer zugewiesen, die sie betreuen, die Auszubildende einigen davon mit Leserecht. Der externe Hausmeisterdienst bekommt ein eigenes Konto nur für die Sammlung „Technik“ mit den Zugängen der Schließanlage, ohne Aufpreis. Die Geschäftsführerin ist Eigentümerin der Organisation und sieht damit jede Sammlung, auch „Geschäftsführung“ mit den Unterlagen zur Erlaubnis, dem Versicherungsschein der Berufshaftpflicht und den Weiterbildungsnachweisen.

Zieht eine neue Mieterin ins WG-Zimmer, schickt die Sachbearbeiterin ihr den WLAN-Schlüssel als sicheren Link, der nach einer Woche abläuft und nur einmal abgerufen werden kann. Die Eigentümer bekommen kein Konto im Tresor. Braucht einer einen Zugang selbst, erhält er ihn ebenfalls per sicherem Link. Für Bankkonten der Eigentümer gilt dasselbe wie für das eigene Geschäftskonto: kein Eintrag im Tresor, sondern eigene Zugänge mit Vollmacht (Onlinebanking für Mitarbeiter).

Geht eine Sachbearbeiterin, sperrt die Geschäftsführerin ihr Konto und setzt mit der Kollegin die Passwörter der Wohnungen neu, die sie betreut hat. Was sonst noch ansteht, zeigt die Checkliste für den Abschied einer Mitarbeiterin. Für den Fall, dass die Geschäftsführerin selbst ausfällt, beschreibt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter den Notfallzugang. Typische Zugänge von Verwaltungen sammelt die Branchenseite Passwort-Manager für Hausverwaltungen.

Server auf den Namen der Verwaltung

Den Server mietet die Verwaltung auf ihren eigenen Namen bei netcup, Einrichtung und Updates erledigen wir per Fernwartung von Dresden aus. Die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt und für uns nicht lesbar, den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bekommen Sie mit dem Angebot. Die Landesstellen für Datenpannen listet die Seite Passwort-Manager in Baden-Württemberg. Fragen zu Bestand und Team beantwortet das kostenlose Erstgespräch (15 Minuten), wahlweise per Telefon oder Video.

Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Karlsruhe