Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Kiel: Bauantrag und Schließanlage

79 Prozent der Wohnungen liegen in Mehrfamilienhäusern

Das Jahrbuch „Kieler Zahlen 2025“ der Stadt zählt für 2025 genau 38.047 Wohngebäude mit 138.085 Wohnungen. In den 12.769 Mehrfamilienhäusern darunter liegen 109.434 Wohnungen, also 79,3 Prozent (Fortschreibung der Stadt). Das Statistikamt Nord zählt für 2025 insgesamt 141.392 Wohnungen, Wohnungen in Nichtwohngebäuden eingerechnet.

Wie eine Verwaltung die Konten eines solchen Hauses bei Versorgern, Messdienstleistern und Wartungsfirmen je Objekt ordnet, zeigt die Seite Passwort-Manager für Hausverwaltungen.

Online-Bauantrag: Wer einreicht, bekommt die Post

Seit September 2025 nimmt die Untere Bauaufsichtsbehörde Bauanträge über das Antragsportal des Landes an. Zum Start waren das vereinfachte und das volle Baugenehmigungsverfahren freigeschaltet, dazu die Anzeigen von Baubeginn und Nutzungsaufnahme. Private Bauherren melden sich mit der BundID an, Unternehmen mit einem Unternehmenskonto auf Basis von ELSTER. Ein neues Organisationszertifikat kann laut Stadt bis zu zwei Wochen dauern.

Wer für Bauherren handelt, lädt eine Vollmacht hoch, die bis zum Abschluss des Verfahrens zum Antrag, zur Kommunikation mit der Behörde und zur Annahme von Bescheiden ermächtigt. In den Fragen und Antworten der Stadt steht dazu: Nur die einreichende Person ist nach dem Antrag technisch zur Kommunikation ermächtigt und erhält die weitere Post der Bauaufsicht.

Reichen Sie mit dem Unternehmenskonto Ihrer Verwaltung ein, nie mit der BundID eines Eigentümers: Mit ihr träte die Verwaltung als der Eigentümer selbst auf, und Servicekonten von Eigentümern bei Ämtern gehören nicht in Ihren Tresor. Hat jede Objektbetreuerin ein eigenes Zertifikat des Unternehmenskontos, liegt eine Kopie davon als Anhang in einer Sammlung nur für Geschäftsführung und Vertretung. Fällt die Kollegin aus, die eingereicht hat, kommt die Geschäftsführung so trotzdem an die Nachforderungen der Behörde. Mehr dazu im Ratgeber ELSTER-Organisationszertifikat für Mitarbeiter.

Erlaubnis und Verwalterprüfung bei der IHK zu Kiel

Die Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter nach § 34c GewO erteilen in Schleswig-Holstein die IHKs, für eine Verwaltung in der Stadt die IHK zu Kiel. Sie nimmt auch die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG für das ganze Land ab, 90 Minuten schriftlich und danach mindestens 15 Minuten mündlich. Die Erlaubnis ist laut IHK Schleswig-Holstein persönlicher Natur und nicht übertragbar.

Wohnimmobilienverwalter und ihre unmittelbar mitwirkenden Beschäftigten bilden sich nach § 34c Abs. 2a GewO 20 Stunden in drei Kalenderjahren weiter. Seit dem 24. Juli 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 215) gilt das nicht mehr für Makler. Die Nachweise hält der Betrieb nach § 15b MaBV drei Jahre vor, auf einem dauerhaften Datenträger oder digital, und für Immobilienkaufleute und Immobilienfachwirte beginnt die Pflicht drei Jahre nach dem Abschluss. Die gemeinsame Seite der IHKs im Land nennt noch fünf Jahre und Makler, das ist überholt.

Ist ein Zugang zu einer Lernplattform auf eine Mitarbeiterin registriert, gehört er in ihren persönlichen Bereich und in keine Sammlung. Der Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Schließanlage mit Transpondern: wer die Software öffnet

Im Tätigkeitsbericht 2026 schildert das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz die Beschwerde eines Mieters: Haustüren und Müllplatz seines Mehrfamilienhauses öffneten sich mit Transpondern, die den Bewohnern namentlich zugeordnet waren und Zutritte protokollieren konnten. Die Hausverwaltung hatte die Mieter darauf hingewiesen, nach eigener Angabe aber nichts ausgewertet. Das ULD sah trotzdem Druck auf die Mieter, bezweifelte, dass ein Zutrittsprotokoll gegen falsch entsorgten Müll hilft, und verlangt zuerst Transparenz darüber, welche Daten verarbeitet werden.

Wer in der Software einer solchen Anlage angemeldet ist, vergibt und sperrt Transponder und kann je nach Anlage und Einstellung Zutritte nachlesen. Legen Sie diesen Zugang in eine eigene Sammlung für Schließanlagen, die nur sieht, wer Transponder programmiert, nicht in die Sammlung des Objekts. Notieren Sie am Eintrag, ob die Protokollfunktion eingeschaltet ist und wer das entschieden hat. Den Meldeweg für Datenpannen beim ULD beschreibt die Seite für Schleswig-Holstein.

Beispiel: Balkone für eine Gemeinschaft mit 24 Wohnungen

Ein erfundener Fall: ein Geschäftsführer, zwei Objektbetreuerinnen, ein angestellter Techniker, eine Buchhalterin und ein Auszubildender verwalten 31 Gemeinschaften, die meisten in Mehrfamilienhäusern mit Transponderanlagen. Eine Gemeinschaft mit 24 Wohnungen beschließt, Balkone anbauen zu lassen. Der Architekt bereitet den Antrag im Portal vor, eine Objektbetreuerin reicht ihn mit ihrem Zertifikat ein und lädt die Vollmacht hoch.

Drei Wochen später ist sie krank, und die Bauaufsicht fordert eine Unterlage nach. Der Geschäftsführer meldet sich mit der Kopie ihres Zertifikats aus der Sammlung Geschäftsführung an und lädt die Unterlage hoch. Der Verwaltungsbeirat bekommt kein Konto im Tresor, den Bescheid schickt ihm der Geschäftsführer als sicheren Link mit Ablaufdatum.

Für Hausgeld- und Rücklagenkonten gibt es im Tresor keinen Bankzugang. Wer Zahlungen auslöst, hat bei der Bank einen eigenen Zugang, siehe Ratgeber Onlinebanking mit mehreren Mitarbeitern.

Eigentümer der Organisation ist nur der Geschäftsführer. Verlässt der Techniker die Verwaltung, sperrt der Geschäftsführer sein Konto im Tresor und ändert die Anmeldedaten jeder Transpondersoftware. Die übrigen Schritte nennt die Checkliste beim Austritt.

Kosten für die Verwaltung

Der Preis hängt nicht an der Zahl der Gemeinschaften oder Nutzer: 16,99 € im Monat inkl. MwSt. für die Wartung mit Einrichtung, 12 Monate Mindestlaufzeit, dazu die Servermiete bei netcup ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Backup-Paket kostet 7,99 € im Monat inkl. MwSt., ohne das Paket sichern wir den Tresor nicht. Hilfe im Alltag kostet 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde. Das Angebot gilt nur für Unternehmer. Das kostenlose Erstgespräch (15 Minuten) führen wir per Video oder am Telefon.

Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Kiel