Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Düsseldorf: Neubauten

355.165 Wohnungen, 84,9 Prozent davon in Mehrfamilienhäusern

Ende 2024 gab es in Düsseldorf 355.165 Wohnungen. 84,9 Prozent lagen in Mehrfamilienhäusern, im Landesdurchschnitt sind es 57,6 Prozent. So steht es im Wohnungsmarktprofil 2025 der NRW.BANK vom Februar 2026, das Daten von IT.NRW auswertet.

Aus dem Zensus vom 15. Mai 2022 weist dasselbe Profil aus, wem die Gebäude mit Mietwohnungen gehören. 41,8 Prozent der Mietwohnungen stehen in Häusern von Privatpersonen, 20,7 Prozent bei Wohnungsunternehmen und 21,7 Prozent in Häusern einer Gemeinschaft von Wohnungseigentümern. Landesweit liegt dieser letzte Anteil bei 18,6 Prozent. In solchen Häusern kann eine Verwaltung zugleich für die Gemeinschaft und für einzelne vermietende Eigentümer arbeiten. Welche Zugänge dabei je Objekt anfallen, steht auf der Seite Passwort-Manager für Hausverwaltungen.

8.797 genehmigte Wohnungen noch nicht fertig

2024 wurden in der Stadt laut NRW.BANK 1.990 Wohnungen fertig, im Mittel der letzten drei Jahre 2.064 pro Jahr. Genehmigt wurden 2.737. Im Bauüberhang standen 8.797 Wohnungen, also Wohnungen, die das Bauamt genehmigt hat, die aber zum Jahresende noch nicht fertiggestellt waren.

Wer die erste Verwaltung eines neuen Hauses übernimmt, sollte bei der Übergabe durch den Bauträger auch nach den Zugängen der Haustechnik fragen. Je nach Ausstattung sind das etwa die Heizungsregelung mit Fernzugriff, das Portal der Photovoltaikanlage, die Verwaltung der Ladepunkte in der Tiefgarage und die Software der Schließanlage. Hat ein Gerät noch sein voreingestelltes Passwort, ändert die Verwaltung es bei der Übernahme. Wie das geht, beschreibt der Ratgeber Standardpasswörter an Geräten.

Erlaubnis bei der Stadt, Prüfung bei der IHK

Die Erlaubnis nach § 34c GewO für Wohnimmobilienverwalter erteilt das Ordnungsamt, Abteilung gewerberechtliche Angelegenheiten (Amt 32/3), an der Worringer Straße 111. Laut Serviceportal der Stadt geht der Antrag über den Online-Dienst des Landes oder per Formular, telefonisch nicht. Die Bearbeitung dauert im Regelfall vier bis sechs Wochen. Eine juristische Person reicht die Unterlagen für alle vertretungsberechtigten Personen ein.

Die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG nimmt die IHK Düsseldorf selbst ab. Der schriftliche Teil dauert 90 Minuten am PC, der mündliche mindestens 15 Minuten. Die volle Prüfung kostet seit dem 01.01.2026 laut Gebührentarif 224 Euro. Der Termin am 07.12.2026 war am 15.10.2026 ausgebucht. Für den nächsten schriftlichen Termin am 22.02.2027 nimmt die IHK Anmeldungen ab dem 29.11.2026 an. In ihren Fragen und Antworten stellt die IHK klar, dass die Regeln nur für die Verwaltung von Wohnungseigentum gelten, und zwar ohne Quote: Auch eine Verwaltung mit vielen Mietshäusern und einer einzigen Gemeinschaft müsste sich zertifizieren.

Beispiel: Erstverwaltung eines Neubaus mit Tiefgarage

Ein erfundener Fall: eine GmbH mit zwei Geschäftsführern, drei Objektbetreuern und einer Buchhalterin. Sie verwaltet bisher vor allem ältere Mietshäuser für private Eigentümer und übernimmt die erste Verwaltung eines Neubaus mit 46 Eigentumswohnungen. Bei der Übergabe bekommt sie vom Bauträger einen Ordner mit Zugangsdaten auf Papier, teils noch mit den Werkspasswörtern der Geräte.

Der zuständige Objektbetreuer ändert diese Passwörter in der ersten Woche und trägt jeden Zugang in eine eigene Sammlung für die Gemeinschaft ein, in der Notiz mit Datum der Übernahme und Anlagennummer. Für das Portal der Photovoltaikanlage hinterlegt er den Schlüssel für die Bestätigungscodes beim Eintrag, damit auch seine Vertretung den Code abrufen kann (siehe Codes für das ganze Team). Weil Passwort und Code dann im selben Tresor liegen, hängt der Schutz am Tresor selbst, dort gilt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein. Die Papierliste mit den alten Werkspasswörtern vernichtet er, die übrigen Unterlagen aus dem Ordner kommen ins Archiv.

Die Firma für die Haustechnik bekommt ein eigenes Konto mit der Rolle Benutzer, ohne Aufpreis, und nur Leserecht an einer eigenen Sammlung „Technik“ dieser Gemeinschaft. Beide Geschäftsführer sind Eigentümer der Organisation und allen Sammlungen mit Verwaltungsrecht zugewiesen, so kann jeder von ihnen die Vertretung für einen Objektbetreuer freigeben. Für das Hausgeldkonto der neuen Gemeinschaft gibt es keinen Eintrag im Tresor. Wer Zahlungen freigibt, hat einen eigenen Bankzugang (Onlinebanking mit Mitarbeitern).

Verlässt ein Objektbetreuer die Firma, sperrt ein Geschäftsführer sein Konto, und die Kollegen ändern die Zugänge der Gemeinschaften, die er betreut hat, nach der Checkliste für den Weggang eines Mitarbeiters.

Aufsicht, Server und Erstgespräch

Die Aufsicht über den Datenschutz bei Hausverwaltungen führt die LDI NRW, Hinweise zu ihr und zum Melden von Datenpannen enthält die Seite Passwort-Manager in Nordrhein-Westfalen.

Der Tresor läuft auf einem Server, den Ihre Verwaltung bei netcup auf den eigenen Namen mietet, eingerichtet und aktuell gehalten per Fernwartung aus Dresden. Die Einträge sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen, und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bekommen Sie mit dem Angebot. Ob das zu Ihren Gemeinschaften passt, besprechen wir am Telefon oder per Video im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Düsseldorf