Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Nürnberg: nach Auftraggeber

300.080 Wohnungen und 1,6 Prozent marktaktiver Leerstand

Die Wohnungsmarktbeobachtung 2025 der Stadt (Datenstand 31.12.2024) zählt 300.080 Wohnungen. Die meisten liegen in Mehrfamilienhäusern, ein erheblicher Teil stammt aus der Zeit zwischen Kriegsende und den 1980er-Jahren. Marktaktiv leer standen beim Zensus 2022 nur 1,6 Prozent, rund 4.600 Wohnungen, während der Bericht 2 bis 3 Prozent als übliche Reserve für Umzüge nennt.

Vermietet werden die Wohnungen vor allem von privaten Eigentümern, dazu zählt der Bericht Einzeleigentümer ebenso wie Gemeinschaften von Wohnungseigentümern. Rund ein Fünftel der Mietwohnungen bewirtschaften gemeinwohlorientierte Vermieter, vor allem das kommunale Wohnungsunternehmen und die Genossenschaften. Die größte Gruppe möglicher Auftraggeber einer Hausverwaltung sind damit Privatleute: die Eigentümergemeinschaft eines Mehrfamilienhauses, aber auch der Vermieter mit zwei Wohnungen, der nur die Mietverwaltung abgibt.

Sammlungen nach Auftraggeber statt nach Mitarbeiter

Verwaltet ein Büro Gemeinschaften und einzelne Mietwohnungen nebeneinander, ordnen Sie die Zugänge im Tresor nach Auftraggeber. Jede Gemeinschaft bekommt ihre Sammlung, jeder Eigentümer der Mietverwaltung ebenfalls, auch wenn darin nur drei Einträge stehen: Messdienst, Versorger, das Inserat für die nächste Neuvermietung. Zugangsdaten zu Konten des Eigentümers bei Ämtern und Banken, etwa sein Servicekonto oder sein Bankzugang, gehören nicht hinein, auch nicht in eine Sammlung nur für den Inhaber. Wo das Amt oder die Bank es vorsieht, arbeitet die Verwaltung mit einem eigenen Konto und einer Vollmacht des Eigentümers. Wer eine Gemeinschaft betreut, bekommt Bearbeitungsrechte für deren Sammlung, die Kollegin aus der Mietverwaltung sieht sie nicht.

Neue Portalkonten für einen Auftraggeber legen Sie mit einer Funktionsadresse des Büros an, nicht mit der persönlichen Adresse einer Sachbearbeiterin. In die Notiz des Eintrags gehört, für wen das Konto läuft, seit wann und wer im Büro es angelegt hat. Geht die Sachbearbeiterin, kommen Rechnungen und Links zum Zurücksetzen von Passwörtern weiter im Büro an.

Endet ein Auftrag, sehen Sie in der Sammlung auf einen Blick, welche Zugänge zu diesem Haus oder dieser Wohnung gehören. Was der Nachfolger braucht, schicken Sie ihm als sicheren Link mit Ablaufdatum und begrenzter Zahl von Abrufen, er braucht dafür kein eigenes Konto. Danach ändert die neue Verwaltung die Passwörter, und Sie löschen die Sammlung. Hausgeld- und Mietkonten gehören in keine Sammlung, für Zahlungen nutzt jeder Berechtigte einen eigenen Zugang der Bank, dazu mehr im Ratgeber Onlinebanking mit Mitarbeitern.

Erlaubnis aus München, Prüfung bei der IHK in Mittelfranken

Wer gewerbsmäßig Wohnungen verwaltet, braucht eine Erlaubnis nach § 34c GewO. Zuständig ist für ganz Bayern die IHK für München und Oberbayern, also auch für ein Büro in Nürnberg. Die IHK Nürnberg für Mittelfranken nimmt dagegen seit September 2022 die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG ab. Sie bietet die Prüfung mehrmals im Jahr an, schriftlicher und praktischer Teil kosten laut Anmeldeformular für 2026 zusammen 369,50 Euro.

Laut IHK ist das Zertifikat keine Voraussetzung für die Erlaubnis und ersetzt die gesetzliche Weiterbildung nicht. Gemeint sind mit der Prüfung Personen, die Eigentümerversammlungen leiten oder außerhalb einer Versammlung als Verwalter entscheiden. Hausmeister nennt die IHK als nicht betroffen, ebenso Führungskräfte, die nur Leitungsaufgaben haben. Dieselbe Linie können Sie bei den Rechten im Tresor ziehen: Wer Versammlungen leitet, bearbeitet die Sammlungen seiner Gemeinschaften, der Hausmeister liest nur die technischen Zugänge der Häuser, in denen er arbeitet.

Beispiel: ein Familienbüro mit Mietverwaltung für private Vermieter

Ein erfundener Fall: ein Einzelunternehmer als Inhaber, seine Tochter als Geprüfte Immobilienfachwirtin, die die Versammlungen leitet, zwei Sachbearbeiterinnen, ein angestellter Hausmeister und eine freie Buchhalterin. Das Büro verwaltet 14 Gemeinschaften und betreut für 23 private Eigentümer die Mietverwaltung. Als eine Gemeinschaft zu einem anderen Verwalter wechselte, wusste niemand, welche Portale noch auf die Mailadresse des Büros liefen.

Heute hat jede Gemeinschaft und jeder Eigentümer eine eigene Sammlung. Die Tochter bearbeitet alle 14 Gemeinschaften, die Sachbearbeiterinnen die Mietverwaltung. Der Hausmeister liest „Haustechnik“ mit den Fernzugängen zu den Heizungsanlagen, die freie Buchhalterin hat ein eigenes Konto nur für „Buchhaltung“, ohne Aufpreis.

Der Inhaber ist Eigentümer der Organisation und allen Sammlungen zugewiesen, dazu „Geschäftsführung“ mit Versicherungen und dem Erlaubnisbescheid. Den Notfallzugang hat er seiner Tochter eingeräumt. Übernimmt sie sein Konto, hat sie danach seine Eigentümerrolle. Sie sieht alle Sammlungen, die ihm zugewiesen sind, also auch die Mietverwaltung und „Geschäftsführung“, und darf Konten der Mitarbeiter wiederherstellen. Den Ablauf legen wir bei der Einrichtung fest, Hintergründe stehen im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Welche Zugänge zu einem verwalteten Haus gehören, listet die Branchenseite Passwort-Manager für Hausverwaltungen, wie Sie geteilte Adressen wie info@ oder vermietung@ ordnen, der Ratgeber Passwort für ein gemeinsames Postfach. Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Wohin ein Büro eine Datenpanne meldet, steht auf der Seite Passwort-Manager für Firmen in Bayern. Ob der Zuschnitt zu Ihrem Bestand passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Nürnberg