Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Essen: Wohnungsverkauf

56,5 Prozent der Wohnungen stammen aus den Jahren 1949 bis 1978

Die Gebäudedatei der Stadt zählt zum 31.12.2025 in Essen 326.971 Wohnungen, davon 184.587 in Häusern, die zwischen 1949 und 1978 gebaut wurden. Nach 2010 entstanden nur 3,5 Prozent. Von den 88.709 reinen Wohngebäuden haben 27.435 drei bis sechs Wohnungen, weitere 13.145 sieben oder mehr. Die Werte für 2023 bis 2025 sind laut städtischer Statistik noch vorläufig.

Für eine Verwaltung bedeutet das viele kleine Häuser mit wenigen Parteien. Jedes davon hat eigene Zugänge, vom Portal des Messdienstes bis zum Kundenkonto beim Versorger, und mit jeder neuen Heizung oder Zählertechnik kann ein weiteres Konto dazukommen. Welche Zugänge je Objekt typischerweise anfallen, beschreibt die Seite Passwort-Manager für Hausverwaltungen.

2.381 verkaufte Eigentumswohnungen im Jahr 2025

Der Gutachterausschuss für Grundstückswerte in der Stadt Essen registrierte 2025 genau 2.381 Kauffälle für Wohnungseigentum, 2.125 davon Weiterverkäufe. Das sind die neuesten Zahlen, sie stehen im Grundstücksmarktbericht 2026. Im Jahr 2023 waren es nur 1.739. 66,5 Prozent aller Käufer von Immobilien hatten 2025 ihren Wohn- oder Firmensitz in der Stadt.

Mit jedem Verkauf wechselt in der Gemeinschaft ein Eigentümer. Hat Ihre Verwaltung für den Verkäufer auch die Wohnung vermietet und will der Käufer selbst vermieten, endet dieser Auftrag. Dann gehen Zugänge zurück an den Verkäufer, einige an den Käufer, und die Verwaltung der Gemeinschaft läuft daneben unverändert weiter.

Erlaubnis im Rathaus am Porscheplatz, nur mit Termin

Die Erlaubnis nach § 34c GewO für Wohnimmobilienverwalter erteilt in Essen das Ordnungsamt, Bereich Maklergewerbe, im Rathaus am Porscheplatz 1. Laut Serviceportal der Stadt stellt die künftige Gewerbetreibende den Antrag persönlich in den Diensträumen, bei einer GmbH die verantwortliche Person. Einen Termin gibt es nur auf Anfrage per E-Mail, per Post eingereichte Anträge bearbeitet das Amt nicht. Die Grundgebühr beträgt 500 Euro, für juristische Personen kommen 100 Euro dazu.

Für die Weiterbildung gilt § 34c Abs. 2a GewO: 20 Stunden in drei Kalenderjahren, auch für Beschäftigte, die unmittelbar an der Verwaltung mitwirken. Seit dem 24. Juli 2026 betrifft die Pflicht nur noch Wohnimmobilienverwalter, Makler nicht mehr. Das Serviceportal der Stadt nennt die Makler noch und verweist für die Nachweise auf das Muster nach Anlage 3 der MaBV, das mit derselben Änderung gestrichen wurde.

Prüfung über die IHK Nord Westfalen, Nachweise drei Jahre

Die Industrie- und Handelskammer für Essen, Mülheim an der Ruhr und Oberhausen nimmt die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG nicht selbst ab. Sie kooperiert dafür mit der IHK Nord Westfalen, wo Interessenten aus ihrem Bezirk teilnehmen können (Stand der Seite: Januar 2024). Ihre Weiterbildungsnachweise hebt eine Verwaltung nach § 15b Abs. 2 MaBV drei Jahre lang auf, auf einem dauerhaften Datenträger oder digital. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Schulung stattfand. Das ist eine Zusammenfassung, keine Rechtsberatung.

Beispiel: Verkauf einer vermieteten Wohnung in einem Haus von 1962

Ein erfundener Fall: eine Verwaltung als GmbH mit einer Geschäftsführerin, drei Objektbetreuern, einer Buchhalterin und einem Auszubildenden. Sie betreut 38 Gemeinschaften, die meisten in Häusern mit vier bis acht Wohnungen aus den Fünfziger- und Sechzigerjahren, und vermietet für 27 private Eigentümer deren Wohnungen. Jede Gemeinschaft hat im Tresor eine Sammlung, jede vermietete Wohnung ebenfalls. Darin liegen etwa das Kundenkonto des Eigentümers beim Stromversorger für Zeiten des Leerstands, sein Konto beim Inseratsportal und der Code des Schlüsseltresors, über den Handwerker in die leere Wohnung kommen. Konten des Eigentümers bei Ämtern und Banken, etwa sein Servicekonto oder sein Bankzugang, stehen nicht im Tresor der Verwaltung, auch nicht in einer Sammlung nur für die Geschäftsführerin. Wo das Amt oder die Bank es vorsieht, hat die Verwaltung dort einen eigenen Zugang mit Vollmacht des Eigentümers.

Ein Eigentümer verkauft seine Wohnung in einem Haus von 1962, der Käufer will selbst vermieten. Stromkonto und Inseratskonto gehören dem Verkäufer. Der zuständige Objektbetreuer schickt ihm die aktuellen Zugangsdaten als sicheren Link mit Ablaufdatum und begrenzter Zahl von Abrufen, und der Verkäufer ändert die Passwörter danach selbst. Den Code des Schlüsseltresors bekommt der Käufer auf demselben Weg. Keiner der beiden braucht dafür ein Konto im Tresor. Nach der Übergabe löscht die Geschäftsführerin die Sammlung der Wohnung, die der Gemeinschaft bleibt. Warum Passwörter nicht in E-Mails gehören, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Die Geschäftsführerin ist Eigentümerin der Organisation und allen Sammlungen zugewiesen. Die Objektbetreuer verwalten ihre Sammlungen mit der Rolle Manager und geben einem Kollegen im Urlaub selbst Leserechte. Die Buchhalterin sieht nur die Sammlungen der Gemeinschaften, die Bankzugänge stehen in keiner Sammlung (siehe Onlinebanking mit Mitarbeitern). Geht ein Objektbetreuer, sperrt die Geschäftsführerin sein Konto, und seine Kollegen ändern die Passwörter seiner Objekte nach der Checkliste, wenn jemand die Firma verlässt.

Ihr Server, unsere Wartung

Ihre Verwaltung mietet bei netcup einen kleinen Server auf den eigenen Namen, wir richten den Tresor darauf per Fernwartung ein und halten ihn aktuell. Die Inhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, an Ihre Passwörter kommen wir nicht heran, und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung liegt dem Angebot bei. Wer im Land die Datenschutzaufsicht führt, steht auf der Seite für Nordrhein-Westfalen. Wie viele Sammlungen Ihr Bestand braucht, rechnen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) durch, am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Essen