Die Zugänge eines Maklerbüros
Kommt in einem Maklerbüro niemand mehr in das Firmenkonto eines Immobilienportals, kann auch niemand Inserate ändern, verlängern oder neu einstellen. Pflegt dieses Konto seit Jahren dieselbe Person, steht das Büro an dieser Stelle still, sobald sie krank ist oder kündigt.
- Immobilienportale: das Firmenkonto für Inserate, Anfragen und Rechnungen, bei mehreren Portalen jeweils eigene Zugänge, dazu teils Benutzer je Makler.
- Maklersoftware und CRM: Kontakte, Suchprofile, Objekte, Exposés. Meist mit Benutzern je Person, einem Administrator und eigenen Zugangsdaten für die Schnittstelle, über die Inserate an die Portale gehen.
- Soziale Netzwerke: Firmenprofile, Werbekonten für bezahlte Anzeigen, Videoplattformen für Objektvideos.
- Objekte: Codes von Schlüsselsafes an leerstehenden Wohnungen, Alarmanlagen, Zugänge zu Online-Besichtigungen und virtuellen Rundgängen.
- Büro: Website, E-Mail, Telefonanlage, Bewertungsprofile, Buchhaltung.
Liegen diese Daten in Browsern und auf Notizzetteln, weiß niemand genau, wer was kennt. Warum das für eine Firma riskant ist, beschreibt der Ratgeber Passwörter in Excel oder im Browser.
Angestellte und freie Makler: zwei verschiedene Fälle
Arbeitet Ihr Büro mit angestellten Maklern und zugleich mit freien Maklern auf Provisionsbasis, brauchen beide Gruppen Zugänge, aber nicht dieselben.
Wer gewerbsmäßig Verträge über Grundstücke, Wohnräume oder gewerbliche Räume vermittelt, braucht nach § 34c Abs. 1 GewO eine Erlaubnis. Angestellte eines Maklers brauchen nach dem Merkblatt der IHK für München und Oberbayern keine eigene Erlaubnis, weil sie nicht selbständig tätig sind. Ein freier Makler kann dagegen Handelsvertreter sein: Nach § 84 HGB ist das, wer als selbständiger Gewerbetreibender ständig damit betraut ist, für einen anderen Unternehmer Geschäfte zu vermitteln. Ob das auf Ihre freien Makler zutrifft, hängt vom Vertrag ab. Die Pflicht, sich alle drei Kalenderjahre 20 Stunden weiterzubilden, gilt seit dem 24. Juli 2026 nur noch für Wohnimmobilienverwalter, für Makler ist sie entfallen.
Angestellte arbeiten mit den Konten Ihres Büros. Freie Makler bekommen, wo das Portal und die Maklersoftware es erlauben, dort eigene Benutzer und kennen das Firmenpasswort nicht. Im Tresor laden Sie freie Makler ein wie Angestellte und geben ihnen nur die Sammlung mit den Objekten frei, die sie betreuen. Ein Aufpreis entsteht dafür nicht, weil es keine Nutzergrenze gibt. Für einen einzelnen Zugang an jemanden ohne Konto gibt es den sicheren Link: verschlüsselt und nur befristet abrufbar.
Nach dem Ende der Zusammenarbeit: § 90 HGB verbietet einem Handelsvertreter, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse nach Vertragsende zu verwerten oder weiterzugeben, soweit das der Berufsauffassung eines ordentlichen Kaufmanns widerspricht. Auf diese Regel sollten Sie sich bei Passwörtern nicht verlassen. Was ein freier Makler kannte, ändern Sie, wenn er geht. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.
Portale, Schnittstelle und Exposés
Beim Firmenkonto eines Portals lohnt ein Blick in die Benutzerverwaltung. Bietet das Portal eigene Benutzer für jeden Makler an, ist das dem gemeinsamen Login vorzuziehen: Jede Person meldet sich selbst an, und beim Abschied entfernen Sie nur einen Benutzer. Das Hauptkonto mit Zahlungsdaten und Vertrag gehört dann in eine Sammlung, die nur die Geschäftsleitung öffnet.
Die Maklersoftware überträgt Inserate über eine Schnittstelle an die Portale, und auch dafür gibt es Zugangsdaten. Stehen sie nur in den Einstellungen der Software und in einer alten E-Mail des Portals, fehlen sie, sobald Sie die Software wechseln oder neu einrichten lassen. Legen Sie sie im Tresor beim Eintrag des Portals ab.
Exposés selbst gehören nicht in den Tresor, sie sind ja für Interessenten gedacht. Anders ist es mit Unterlagen, die Eigentümer Ihnen anvertrauen und die nur ein bestimmter Interessent sehen soll, etwa eine Teilungserklärung kurz vor dem Notartermin. Statt sie als Anhang per E-Mail zu schicken, geht ein sicherer Link mit Ablaufdatum.
Was nicht in den Tresor gehört
Immobilienmakler sind nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 Geldwäschegesetz Verpflichtete. Sie müssen ihre Vertragspartner identifizieren und die erhobenen Angaben nach § 8 GwG aufzeichnen und fünf Jahre aufbewahren. Spätestens nach zehn Jahren sind sie zu vernichten. Kopien von Ausweisen, die Sie nach § 8 Abs. 2 GwG anfertigen, legen Sie deshalb in der Akte oder in der Maklersoftware ab, wo Sie Aufbewahrung und Vernichtung steuern. In den Tresor gehören sie nicht, auch nicht als Dateianhang.
Ähnlich verhält es sich mit den Aufzeichnungen nach der Makler- und Bauträgerverordnung. § 10 MaBV verlangt Aufzeichnungen über Auftraggeber und Objekte, § 14 MaBV deren Aufbewahrung für fünf Jahre. Führen Sie diese Aufzeichnungen in der Maklersoftware, behalten Sie nach einem Wechsel den Administratorzugang zur alten Software im Tresor, solange dort noch Daten mit laufender Frist liegen.
Sammlungen für Vertrieb, Marketing und Objekte
Für jede Sammlung legen Sie fest, wer sie sieht. In einem Maklerbüro bietet sich eine Einteilung nach Tätigkeit an:
| Bereich | Typische Zugänge | Wer braucht Zugriff |
|---|---|---|
| Vertrieb | Maklersoftware, Portale mit Benutzer je Makler, Online-Besichtigungen | Angestellte Makler, Assistenz |
| Objekte | Codes von Schlüsselsafes und Alarmanlagen, Zugänge für virtuelle Rundgänge | Wer das Objekt betreut, dazu eine Vertretung |
| Marketing | Firmenprofile in sozialen Netzwerken, Werbekonten, Website, Bewertungsprofile | Marketing oder Assistenz, Geschäftsleitung |
| Geschäftsleitung | Hauptkonten der Portale mit Zahlungsdaten, Schnittstelle der Maklersoftware, Buchhaltung | Inhaberin oder Inhaber, im Ernstfall über den Notfallzugang |
| Objekte freie Makler | Codes der Schlüsselsafes ihrer Objekte, Zugänge für virtuelle Rundgänge dieser Objekte | der jeweilige freie Makler, Assistenz |
Zugangsdaten, PIN und TAN-Verfahren fürs Onlinebanking legen Sie nicht im Tresor ab. Jede Person, die Zahlungen freigibt, hat einen eigenen Bankzugang mit Vollmacht (siehe Onlinebanking für Mitarbeiter).
Die Codes der Schlüsselsafes sind ein Sonderfall: Sie gehören zu einem Objekt und verlieren mit dem Verkauf ihren Zweck. Ändern Sie den Code nach jeder Vermarktung und löschen Sie den Eintrag, wenn der Schlüssel übergeben ist.
Fragt ein Werbekonto oder ein Profil in einem sozialen Netzwerk beim Anmelden einen Code aus einer Authenticator-App ab, kann der Schlüssel dafür beim Eintrag liegen. Dann ruft jede berechtigte Person den Code selbst ab. Bei Codes per SMS geht das nicht, die bleiben an eine Rufnummer gebunden. Die Einzelheiten erklärt der Ratgeber Bestätigungscodes für mehrere Mitarbeiter. Am Tresor gilt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein. Wie Sie Einträge im Büro weitergeben, ohne sie zu verschicken, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.
Beispiel: das Profil, das an einer Praktikantin hing
Ein erfundenes Büro: eine Inhaberin, ein angestellter Makler, eine Assistentin für Exposés und Inserate, dazu zwei freie Makler, die Mietwohnungen in zwei Nachbarstädten vermitteln. Vor drei Jahren hat eine Praktikantin das Firmenprofil in einem sozialen Netzwerk angelegt, mit ihrer privaten Handynummer für die Bestätigungscodes. Seit sie weg ist, kommt niemand mehr hinein.
Beim Umstieg auf den Tresor stellt die Inhaberin zuerst alle Firmenkonten auf Adressen der Firma um. Das Profil im sozialen Netzwerk lässt sich nach einem Antrag beim Anbieter zurückholen, danach liegen Passwort und Schlüssel für die Codes in der Sammlung „Marketing“. Die freien Makler bekommen eigene Benutzer im Portal und in der Maklersoftware, das Firmenpasswort kennen sie nicht. Im Tresor sieht jeder von ihnen nur die Sammlung mit den Schlüsselsafe-Codes seiner Mietwohnungen.
Die Sammlung „Geschäftsleitung“ öffnet nur die Inhaberin, sie ist Eigentümerin der Organisation im Tresor. Für den Fall, dass sie ausfällt, hat sie bei der Einrichtung einen Notfallzugang für den angestellten Makler festgelegt. Was dabei zu bedenken ist, steht im Ratgeber Notfallzugriff, wenn der Chef ausfällt.
Wenn ein Makler das Büro verlässt
Wechselt ein Makler zu einem Mitbewerber oder macht sich selbständig, sollte er am nächsten Tag in keines Ihrer Konten mehr kommen. Am letzten Arbeitstag erledigen Sie deshalb vier Dinge:
- Der Verantwortliche im Büro sperrt das Konto im Tresor. Passwörter der Sammlungen, die die Person sehen konnte, ändern Sie danach.
- Den Benutzer in Maklersoftware und Portalen löschen oder deaktivieren. Laufende Anfragen ordnen Sie einer Kollegin zu.
- Administratorrechte an Firmenprofilen und Werbekonten entziehen, wenn die Person dort eingetragen war.
- Codes der Schlüsselsafes an Objekten ändern, die die Person betreut hat.
Die vollständige Liste für alle übrigen Zugänge enthält die Checkliste für den Abschied eines Mitarbeiters.
Was der Tresor für Ihr Büro kostet
Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., und der Preis bleibt gleich, ob zwei oder zwölf Personen im Büro arbeiten. Sie binden sich für 12 Monate, die Einrichtung kostet nichts extra. Zusätzlich mieten Sie auf Ihr Büro einen Server bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer. Eine Sicherung des Tresors bekommen Sie mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne das Paket sichern wir nicht, Sie exportieren Ihre Daten dann selbst. Unterstützung bei Fragen im Alltag berechnen wir mit 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., in Schritten von einer angefangenen Viertelstunde.
Wer neben dem Verkauf auch Wohnungen verwaltet, findet auf der Seite für Hausverwaltungen mehr zu Eigentümergemeinschaften und Verwalterwechsel. Vermitteln Sie zusätzlich Versicherungen, lesen Sie die Seite für Versicherungsmakler. Ob der Tresor zu Ihrem Büro passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), telefonisch oder per Video.
Anlaufstellen
| Erlaubnis als Immobilienmakler | Erlaubnisbehörde nach § 34c GewO in Ihrem Land |
|---|---|
| Aufsicht nach dem Geldwäschegesetz | die nach Landesrecht zuständige Stelle (§ 50 Nr. 9 GwG) |
Quellen: § 34c GewO; IHK für München und Oberbayern: Merkblatt Erlaubnispflicht nach § 34c GewO (Stand 24.07.2026); § 90 HGB; § 8 GwG: Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht; § 14 MaBV: Aufbewahrung. Stand: 14.10.2026.