Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Berlin: Zugänge je Objekt

4.625 Verwaltungen mit im Schnitt keinen vier Beschäftigten

Das Unternehmensregister des Amts für Statistik Berlin-Brandenburg zählt für das Berichtsjahr 2024 in der Wirtschaftsklasse „Verwaltung von Grundstücken, Gebäuden und Wohnungen für Dritte“ 4.625 rechtliche Einheiten mit zusammen 17.058 abhängig Beschäftigten. Das sind rechnerisch 3,7 Beschäftigte je Verwaltung, die Inhaber nicht mitgezählt. Die Vermittlung von Immobilien führt das Register getrennt, mit 1.988 Einheiten. Für Maklerbüros gibt es eine eigene Seite zum Passwort-Manager für Immobilienmakler.

Ende 2025 gab es in der Stadt laut Amt 2.069.432 Wohnungen, 87,3 Prozent davon in Mehrfamilienhäusern. Wie viele davon eine Hausverwaltung betreut, weist die Statistik nicht aus. Fällt in einem Büro mit drei oder vier Leuten eine Person aus, fehlt ein Viertel oder ein Drittel des Teams. Stehen die Zugänge zu Versorgern und Messdienst ihrer Häuser nur in ihrem Browser, fehlen sie gleich mit. Eine Liste typischer Zugänge enthält die Branchenseite Passwort-Manager für Hausverwaltungen.

Die Erlaubnis erteilt das Ordnungsamt des Bezirks

Wer gemeinschaftliches Eigentum von Wohnungseigentümern oder für Dritte Mietwohnungen verwaltet, braucht eine Erlaubnis nach § 34c GewO. In Berlin stellt man den Antrag beim Ordnungsamt des Bezirks, in dem der Betrieb seinen Sitz hat. Der Antrag geht online über ein BundID-Konto, die Gebühr liegt je nach Aufwand zwischen 100 und 1.800 Euro.

Bei einer GmbH erteilt das Amt die Erlaubnis der Gesellschaft. Bei einer GbR ist jeder geschäftsführende Gesellschafter Gewerbetreibender. Im Tresor können dann beide Gesellschafter Eigentümer der Organisation sein, damit nicht nur einer von ihnen Konten und Sammlungen verwaltet.

Verwalter und Beschäftigte, die unmittelbar an der Verwaltung mitwirken, müssen sich in drei Kalenderjahren 20 Stunden weiterbilden. Die Nachweise hält die Verwaltung nach § 15b Abs. 2 MaBV drei Jahre vor, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Schulung. Das Service-Portal des Landes nennt noch eine Weiterbildungserklärung auf Verlangen des Ordnungsamts. Die Vorschrift dazu (§ 15b Abs. 3 MaBV mit dem Muster in Anlage 3) ist seit dem 24. Juli 2026 gestrichen.

Prüfung zum zertifizierten Verwalter bei der IHK, Anmeldung nur privat

Als zertifizierter Verwalter darf sich nach § 26a WEG bezeichnen, wer die Prüfung vor einer Industrie- und Handelskammer bestanden hat. Die IHK Berlin nimmt sie mehrmals im Jahr ab: einen schriftlichen Teil von 90 Minuten am PC in der Fasanenstraße 85 und einen mündlichen von mindestens 15 Minuten. Eine Gesellschaft darf sich so nennen, wenn ihre Beschäftigten, die Versammlungen leiten oder als Verwalter entscheiden, die Prüfung bestanden haben oder gleichgestellt sind.

Zur Prüfung anmelden kann sich nach Angaben der IHK derzeit nur, wer sich als Privatperson mit privater E-Mail-Adresse registriert, über ein Firmenkonto oder eine Firmenadresse geht es nicht. Das Ergebnis steht später in diesem Online-Konto. Das Konto gehört also der Mitarbeiterin und nicht in eine Sammlung der Verwaltung. Ob ein Verwalter zertifiziert ist, erfahren Eigentümer laut IHK nur vom Verwalter selbst. Den Nachweis muss die Verwaltung deshalb selbst griffbereit haben.

Beispiel: eine GbR mit zwei Gesellschaftern und einem Hausmeisterdienst

Ein erfundener Fall: Zwei Verwalter führen ihr Büro als GbR, dazu kommen zwei Objektbetreuerinnen und eine Buchhalterin. Sie betreuen 38 Gemeinschaften, alle in Mehrfamilienhäusern. Bisher hatte jeder Gesellschafter die Zugänge „seiner“ Häuser im eigenen Browser gespeichert. Als einer von ihnen drei Wochen in der Reha war, kam niemand in das Portal des Messdienstleisters, und Rückfragen von Bewohnern zu ihren Verbrauchsinformationen blieben liegen.

Im Tresor hat heute jede Gemeinschaft eine eigene Sammlung. Beide Gesellschafter sind Eigentümer der Organisation, jede Objektbetreuerin sieht die Häuser, die sie betreut. Fällt jemand aus, gibt einer der Gesellschafter die Sammlungen für die Zeit der Vertretung frei und nimmt die Freigabe danach zurück. Wie Sie das planen, beschreibt der Ratgeber zur Urlaubsvertretung.

Der externe Hausmeisterdienst hat ein eigenes Konto, ohne Aufpreis, und sieht nur die Sammlung „Technik“ mit Heizungsregelung und Schließanlage von 14 Häusern. Die Zugänge zum Onlinebanking der Gemeinschaften stehen in keiner Sammlung, jeder Gesellschafter hat bei der Bank einen eigenen Zugang (Onlinebanking für Mitarbeiter).

Für den Fall, dass beide gleichzeitig ausfallen, räumt jeder Gesellschafter der Buchhalterin einen Notfallzugang ein. Übernimmt sie nach der vereinbarten Wartezeit ein Konto, sieht sie alle Sammlungen dieses Gesellschafters. Deshalb liegen dort nur Zugänge, mit denen sie im Ernstfall auch arbeiten darf. Die Einzelheiten stimmen wir beim Aufsetzen des Tresors ab, Hintergründe im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Verlässt eine Objektbetreuerin das Büro, sperrt ein Gesellschafter ihr Konto, und das Team ändert die Passwörter ihrer Sammlungen. Was sonst zu tun ist, zeigt die Checkliste für den Weggang eines Mitarbeiters.

Betreuung per Fernwartung, Server auf den Namen der Verwaltung

Den Tresor richten wir aus Dresden per Fernwartung ein, auf einem Server, den Ihre Verwaltung bei netcup in Deutschland mietet. Was im Tresor steht, ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt und für uns nicht lesbar, und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Angebot. Ob das zu Ihrem Bestand passt, klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), telefonisch oder als Videotermin.

Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Berlin