Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Hannover: Gemeinschaften und IHK-Portal

13,7 Prozent der Gebäude gehören Eigentümergemeinschaften

Zum Zensus-Stichtag 15.05.2022 gehörten in der Landeshauptstadt 13,7 Prozent aller Gebäude einer Gemeinschaft von Wohnungseigentümern. Im Umland der Region waren es 7,9 Prozent. Das zeigt eine Auswertung der Gebäude- und Wohnungszählung, die die Region Hannover 2025 veröffentlicht hat. Privatpersonen besitzen in der Stadt 69,4 Prozent der Gebäude, weniger als in jeder Umlandgemeinde.

In den Strukturdaten 2026 zählt das Sachgebiet Wahlen und Statistik der Stadt 309.658 Wohnungen, Stand 31.12.2024. Von den Wohnungen in Wohngebäuden liegen 84,9 Prozent in Häusern mit drei oder mehr Wohnungen. Jede Gemeinschaft in so einem Haus hat ihre eigenen Konten, Dienstleister und Postfächer, und die Verwaltung hält die Zugänge dazu. Welche das typischerweise sind, beschreibt die Branchenseite Passwort-Manager für Hausverwaltungen.

Erlaubnis bei der IHK Hannover, Antrag nur online

Wer gewerbsmäßig das Gemeinschaftseigentum von Wohnungseigentümern oder für Dritte Mietwohnungen verwaltet, braucht eine Erlaubnis nach § 34c GewO. Liegt der Firmensitz in der Region, erteilt sie die IHK Hannover am Bischofsholer Damm 91. Anträge nimmt die Kammer ausschließlich über ihr Online-Portal an, dort lädt die Verwaltung die Unterlagen hoch und reicht fehlende nach.

Gefordert sind Nachweise zu Zuverlässigkeit und Vermögensverhältnissen sowie eine Berufshaftpflicht über mindestens 500.000 Euro je Fall und 1.000.000 Euro im Jahr. Entfällt eine Voraussetzung später, droht laut IHK der Widerruf.

Bei einer GbR beantragt nach der Seite der IHK Hannover jeder geschäftsführungsberechtigte Gesellschafter die Erlaubnis auf seinen eigenen Namen, die GbR selbst kann keine halten. Bei einer GmbH & Co. KG ist die Komplementär-GmbH erlaubnispflichtig. Den Zugang zum Antragsportal und die Scans der Bescheide legen Sie in die Sammlung der Geschäftsführung. Dann findet sie auch die zweite Gesellschafterin, statt sie im Postfach der ersten zu suchen.

Weiterbildung: 20 Stunden in drei Jahren, Nachweise drei Jahre

Nach § 34c Abs. 2a GewO müssen sich Wohnimmobilienverwalter und ihre unmittelbar mitwirkenden Beschäftigten in drei Kalenderjahren 20 Stunden weiterbilden. Wer seine Erlaubnis 2023 bekam oder 2023 als Beschäftigter anfing, steckt nach dem Beispiel der IHK Hannover seit dem 1. Januar 2026 im zweiten Zeitraum, der bis Ende 2028 läuft. Die Nachweise mit Name, Datum, Umfang, Inhalt und Anbieter bewahrt die Verwaltung nach § 15b Abs. 2 MaBV drei Jahre auf, auch die ihrer Beschäftigten, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Schulung. Bis zum 23. Juli 2026 waren es fünf Jahre.

Wechselt eine Mitarbeiterin den Arbeitgeber, nimmt sie laut IHK die Stunden mit, die sie im laufenden Zeitraum gesammelt hat.

Liegen ihre Teilnahmebescheinigungen nur in ihrem Postfach, findet die Verwaltung sie nach dem Weggang kaum wieder. Hängen Sie sie deshalb als Datei an einen Eintrag in einer Sammlung „Personal“ der Geschäftsführung. Beim Abschied bekommt die Mitarbeiterin eine Kopie für den neuen Arbeitgeber, und die Verwaltung behält ihre eigene.

Beispiel: zwei Gesellschafterinnen, 26 Gemeinschaften im Bestand

Ein erfundener Fall: eine GbR aus zwei Verwalterinnen, beide geschäftsführungsberechtigt und jede mit eigener Erlaubnis. Dazu kommen drei Objektbetreuer, eine Buchhalterin in Teilzeit und eine Auszubildende zur Immobilienkauffrau. Die Verwaltung betreut 26 Gemeinschaften, fast alle in Mehrfamilienhäusern mit sechs bis zwölf Wohnungen, und die Mietwohnungen von neun privaten Eigentümern.

Bisher lagen das Passwort für das Portal der IHK und beide Erlaubnisbescheide im Postfach der älteren Gesellschafterin. Als im vergangenen Jahr ein Objektbetreuer ging, verschwanden mit seinem Postfach auch seine Weiterbildungsnachweise.

Beide Gesellschafterinnen sind Eigentümerinnen der Organisation, sonst hat niemand diese Rolle oder die eines Administrators. Deshalb kommen nur sie an alle Sammlungen und können vergessene Master-Passwörter zurücksetzen. Die Zugänge zu den Hausgeldkonten stehen in keiner Sammlung: Jede Person, die Zahlungen freigibt, hat einen eigenen Bankzugang, wie im Ratgeber Onlinebanking mit Mitarbeitern beschrieben. Auch die Konten der neun Eigentümer bei Ämtern und Banken, etwa ein Servicekonto oder ihr Bankzugang, stehen in keiner Sammlung, auch nicht in „Geschäftsführung“. Wo das Amt oder die Bank es vorsieht, hat die Verwaltung dort ein eigenes Konto mit Vollmacht des Eigentümers. Kommt ein neuer Objektbetreuer, bekommt er nur die Sammlungen seiner Häuser, nach dem Ablauf im Ratgeber Zugänge für neue Mitarbeiter. Geht einer, sperrt eine Gesellschafterin sein Konto und arbeitet die Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter ab.

Aufsicht, Server und Kosten

Eine Datenpanne mit Daten von Eigentümern oder Mietern meldet die Verwaltung beim Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen, der Meldeweg steht auf der Seite Passwort-Manager in Niedersachsen. Der Tresor läuft auf einem Server, den Ihre Verwaltung bei netcup auf ihren Namen mietet, und seine Inhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Ihre Passwörter können wir nicht lesen, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Angebot.

Für die Wartung berechnen wir 16,99 € im Monat inkl. MwSt., gleich bei 5 oder 50 Gemeinschaften und ohne Kosten pro Nutzer, mit 12 Monaten Mindestlaufzeit. Die Servermiete bei netcup beginnt bei 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Täglich sichern wir nur mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt., ohne das Paket sichern wir nicht. Hilfe im Alltag berechnen wir nach Aufwand mit 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde. Buchen können nur Unternehmer. Ob das Angebot zu Ihrem Bestand passt, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Hannover