Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Mannheim: IHK und Tresor

Ein Mietmarkt mit vielen kleinen Vermietern

Für den qualifizierten Mietspiegel 2025/2026 hat die Stadt den Bestand an frei finanzierten Mietwohnungen zum 1. Juli 2024 auf 117.494 hochgerechnet, ausgehend vom Zensus 2022. 16.050 davon, also 13,7 Prozent, gehören der städtischen Wohnungsbaugesellschaft, der Rest anderen Vermietern. Die durchschnittliche Nettokaltmiete lag bei 9,19 Euro je Quadratmeter, 8,4 Prozent über dem Mietspiegel davor. Das steht in der Dokumentation zum Mietspiegel.

In der Befragung für den Mietspiegel gehörten die 2.800 Wohnungen der Vermieterstichprobe 1.592 Vermietern. 1.253 von ihnen hatten nur eine Wohnung in der Stichprobe, als groß galten 16. Eine Mietverwaltung hat es hier also oft mit vielen Auftraggebern zu tun, die jeweils wenige Wohnungen haben.

Im Tresor bekommt jeder Vermieter eine eigene Sammlung. Hinein gehören die Konten bei Versorgern und Inseratsportalen, die die Verwaltung in seinem Auftrag führt. Servicekonten, BundID und Bankzugänge des Eigentümers kommen nicht in den Tresor der Verwaltung, dafür braucht die Verwaltung einen eigenen Zugang mit Vollmacht, wo das Amt das vorsieht. Wechselt ein Vermieter die Verwaltung, ist sauber getrennt, welche Zugänge zu ihm gehören.

Erlaubnis bei der IHK: nur online, mit ELSTER oder BundID

Die Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter nach § 34c GewO erteilen in Baden-Württemberg die Industrie- und Handelskammern, für Verwaltungen aus der Stadt die IHK Rhein-Neckar in L 1, 2. Den Antrag stellen Sie laut IHK Rhein-Neckar ausschließlich über das Service-Portal „meine IHK digital“, die Gebühr beträgt pauschal 375 Euro. Änderungsanzeige und Verzicht laufen über eigene Onlineverfahren, den Weiterbildungsnachweis nimmt die IHK online oder per E-Mail an. Ändert sich die Erlaubnis, geht die Urkunde im Original an die IHK zurück, danach stellt sie eine neue aus.

Ins Portal kommen Sie über ELSTER oder über die BundID. Die BundID ist ein Konto für eine Person, ebenso das persönliche ELSTER-Zertifikat eines Geschäftsführers. Beides kommt nicht in den Tresor der Firma, auch nicht in den persönlichen Bereich. Ob das Portal auch ein ELSTER-Organisationszertifikat der Firma annimmt, schreibt die IHK nicht, fragen Sie dort im Zweifel nach. Wie ein solches Zertifikat im Team liegt, beschreibt der Ratgeber ELSTER-Organisationszertifikat für Mitarbeiter. In die Sammlung der Geschäftsführung gehört in jedem Fall, wer mit welchem Zugang welches Verfahren gestellt hat.

Weiterbildung seit dem 24. Juli 2026

Seit dem Gesetz zum Bürokratierückbau in der Gewerbeordnung (BGBl. 2026 I Nr. 215) gilt die Pflicht nach § 34c Abs. 2a GewO nur noch für Wohnimmobilienverwalter und ihre unmittelbar mitwirkenden Beschäftigten: 20 Stunden in drei Kalenderjahren. Wer eine Ausbildung als Immobilienkaufmann oder einen Abschluss als Immobilienfachwirt hat, muss erst drei Jahre danach damit beginnen (§ 15b Abs. 4 MaBV). Die Nachweise hält die Verwaltung drei Jahre auf einem dauerhaften Datenträger oder digital vor, gerechnet ab dem Ende des Jahres der Schulung. Die frühere Erklärung nach Anlage 3 ist gestrichen.

Die IHK Rhein-Neckar nimmt in Mannheim außerdem die Prüfung zum zertifizierten Verwalter ab, schriftlich und mündlich. Freie schriftliche Termine gibt es laut IHK (Stand 15.10.2026) am 9. März 2027, Anmeldung bis 12. Februar, und am 27. April 2027, die Gebühr beträgt 310 Euro. Eine GmbH darf sich zertifiziert nennen, wenn ihre unmittelbar mit der WEG-Verwaltung betrauten Beschäftigten geprüft oder gleichgestellt sind. Gleichgestellt ist zum Beispiel, wer eine Ausbildung als Immobilienkaufmann abgeschlossen hat.

Beispiel: zwei Geschäftsführer, 18 Gemeinschaften, 70 Vermieter

Ein erfundener Fall: Eine Verwaltungs-GmbH führen zwei Geschwister als Geschäftsführer. Sie betreut 18 Gemeinschaften und die Mietwohnungen von 70 privaten Vermietern, mit drei Sachbearbeiterinnen und einer Immobilienkauffrau, die 2025 ausgelernt hat. Die Verfahren bei der IHK hatte bisher der Bruder mit seinem eigenen Zugang erledigt. Als die Schwester 2026 Geschäftsführerin wurde, war er drei Wochen im Urlaub, und niemand wusste, wie weit die Änderungsanzeige war.

Heute stehen in der Sammlung „Geschäftsführung“ die laufenden IHK-Verfahren mit Aktenzeichen und dem Zugang, über den sie gestellt wurden, dazu der Versicherungsschein der Berufshaftpflicht und ein Scan der Urkunde. Beide sind Eigentümer der Organisation und sehen damit alle Sammlungen. Jede Gemeinschaft und jeder Vermieter hat eine eigene Sammlung, die Sachbearbeiterinnen sind als Benutzer ihren Objekten zugewiesen, die junge Kauffrau zwei Gemeinschaften mit Leserecht. Ihre Pflicht zur Weiterbildung beginnt erst 2028.

Den Zugang zu einem Abrechnungsportal schickt die Verwaltung dem Verwaltungsbeirat als sicheren Link mit Ablaufdatum, ein eigenes Konto im Tresor bekommt er nicht. Die Konten der Gemeinschaften bei der Bank liegen in keiner Sammlung (Onlinebanking für Mitarbeiter). Fällt ein Geschwisterteil aus, arbeitet der andere im Tresor mit dem eigenen Konto weiter und findet in der Sammlung, wie weit die IHK-Verfahren sind. Für den Fall, dass beide ausfallen, hilft der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter. Geht eine Sachbearbeiterin, sperrt einer der beiden ihr Konto, die weiteren Schritte zeigt die Checkliste beim Ausscheiden.

Ihr Server, unsere Wartung

Den Server mietet die Verwaltung bei netcup in Deutschland auf eigenen Namen, wir richten den Tresor per Fernwartung aus Dresden ein und halten ihn aktuell. Was darin liegt, ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört dazu. Allgemeines zu Zugängen in Verwaltungen steht auf der Seite Passwort-Manager für Hausverwaltungen, die Stellen des Landes für Datenpannen auf Passwort-Manager in Baden-Württemberg. Ob der Tresor zu Ihrem Bestand passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Mannheim