Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Stuttgart: Portale je Gemeinschaft

Zwei Drittel privat, 19 Prozent in der Hand von Gemeinschaften

Zum 31.12.2024 zählte das Statistische Landesamt in der Landeshauptstadt 75.971 Wohngebäude und insgesamt 317.422 Wohnungen. Wem die Häuser gehören, hat das Statistische Amt der Stadt Ende 2022 in einer Befragung von Eigentümern erhoben (Monatsheft 6/2024): Privatpersonen halten über zwei Drittel der Wohngebäude, Wohnungseigentümergemeinschaften weitere 19 Prozent. Etwa die Hälfte der Gebäude sind Mehrfamilienhäuser, die größte Gruppe darunter hat drei bis sechs Wohnungen.

Verwaltungen haben es damit mit zwei Arten von Kunden zu tun: Gemeinschaften, laut Amt in der Regel in größeren Geschosswohnbauten, und privaten Vermietern. Verwaltet man für private Vermieter Mietwohnungen, bekommt jeder Eigentümer eine eigene Sammlung. Zugangsdaten zu Konten des Eigentümers bei Ämtern und Banken, etwa sein Servicekonto oder sein Bankzugang, liegen nicht darin. Wo das Amt oder die Bank es vorsieht, hat die Verwaltung dort ein eigenes Konto mit Vollmacht des Eigentümers. Wechselt er die Verwaltung oder verkauft er, lassen sich seine Zugänge dann geschlossen übergeben. Welche Zugänge typisch sind, steht auf der Branchenseite Passwort-Manager für Hausverwaltungen.

Sanierungsbedarf bis 2035: neue Anlagen, neue Portale

Die Stadt will bis 2035 klimaneutral sein, der Gebäudebestand soll bis dahin nahezu klimaneutral saniert werden. Laut derselben Befragung sind 71 Prozent der Wohngebäude vor 1978 gebaut. Etwa 49 Prozent müssen noch in vollem Umfang und 33 Prozent teilweise energetisch saniert werden. Fast 80 Prozent der befragten Gebäude ohne Fernwärme heizten mit Gas. Für Gemeinschaften seien Sanierungen oft schwieriger, schreibt das Amt, weil alle Eigentümer mitentscheiden.

Beschließt eine Gemeinschaft eine Wärmepumpe oder eine Photovoltaikanlage, und die Anlage hat ein Online-Portal für Betriebsdaten oder Störungsmeldungen, dann gehört dieser Zugang der Gemeinschaft. Registriert ihn die Objektbetreuerin mit ihrer persönlichen Firmenadresse, laufen Meldungen und Passwort-Links nach ihrem Weggang ins Leere. Legen Sie solche Portale deshalb mit einer Funktionsadresse der Verwaltung an und tragen Sie den Zugang in die Sammlung dieser Gemeinschaft ein. Wie mehrere Personen ein solches Postfach nutzen, beschreibt der Ratgeber Gemeinsames Postfach mit einem Passwort.

Erlaubnis und Aufsicht bei der IHK Region Stuttgart

Wer gewerbsmäßig das gemeinschaftliche Eigentum von Wohnungseigentümern oder für Dritte Mietwohnungen verwaltet, braucht eine Erlaubnis nach § 34c GewO. In Baden-Württemberg sind dafür seit dem 1. März 2019 die Industrie- und Handelskammern zuständig, als Erlaubnis- und als Aufsichtsbehörde. Vorher waren es die Landratsämter und in den kreisfreien Städten die Ordnungsämter. Für die Landeshauptstadt ist es die IHK Region Stuttgart in der Jägerstraße 30. Die Gewerbeanzeige bei der Stadt ersetzt die Erlaubnis nicht.

Den Antrag stellt man laut IHK über ein Online-Verfahren und lädt die Unterlagen dort hoch. Ändert sich später etwas, etwa die Geschäftsführung oder die Leitung einer Zweigniederlassung, meldet die Verwaltung das der IHK mit einem Formular. Verwalter und Beschäftigte, die unmittelbar an der Verwaltung mitwirken, müssen sich in drei Kalenderjahren 20 Stunden weiterbilden. Unaufgefordert vorlegen muss man die Nachweise laut IHK Region Stuttgart nicht. Die Verwaltung hält sie nach § 15b Abs. 2 MaBV drei Jahre bereit, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Schulung.

Legt die Verwaltung für das Online-Verfahren ein Konto an, tragen Sie es in die Sammlung der Geschäftsführung ein, damit die nächste Änderungsmitteilung nicht an der Person hängt, die den Antrag gestellt hat. Ein Konto, das eine Mitarbeiterin bei einem Weiterbildungsanbieter auf ihren Namen anlegt, legt sie dagegen in ihrem persönlichen Bereich ab.

Beispiel: eine GmbH mit 34 Gemeinschaften und einer Prokuristin

Ein erfundener Fall: Eine Verwaltung in der Rechtsform einer GmbH hat einen Geschäftsführer, zwei Objektbetreuerinnen, eine Buchhalterin und eine Auszubildende. Sie betreut 34 Gemeinschaften, meist in Geschossbauten aus den Sechziger- und Siebzigerjahren, und verwaltet Mietwohnungen für 19 private Eigentümer. 2025 haben sieben Gemeinschaften den Tausch ihrer Gasheizung beschlossen. Die Portale der neuen Anlagen hatte eine Objektbetreuerin mit ihrer eigenen Adresse angelegt, bevor sie zu einer anderen Verwaltung wechselte.

Heute laufen alle Portale über die Adresse technik@ der Verwaltung. Im Tresor hat jede Gemeinschaft und jeder Eigentümer aus der Mietverwaltung eine eigene Sammlung, jede Objektbetreuerin sieht ihre Häuser. Die Buchhalterin hat Leserecht an allen Sammlungen der Gemeinschaften, weil sie die Abrechnungen aus den Portalen von Versorgern und Messdienst holt. Die Auszubildende sieht zwei Gemeinschaften mit Leserecht. Alle drei haben die Rolle Benutzer. Die Zugänge zum Onlinebanking der Gemeinschaften stehen in keiner Sammlung (Onlinebanking für Mitarbeiter).

Der Geschäftsführer ist Eigentümer der Organisation und räumt der dienstälteren Objektbetreuerin, die Prokura hat, einen Notfallzugang ein. Übernimmt sie im Ernstfall nach der Wartezeit sein Konto, hat sie seine Eigentümerrolle und kommt an alle Sammlungen, auch an „Geschäftsführung“ mit IHK-Verfahren und Versicherung. Deshalb liegen dort nur Zugänge, mit denen sie als Prokuristin arbeiten darf. Den Ablauf stimmen wir beim Einrichten ab, mehr im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter. Kommt später eine zweite Geschäftsführerin dazu, meldet die GmbH das der IHK und macht sie im Tresor ebenfalls zur Eigentümerin.

Geht eine Mitarbeiterin, sperrt der Geschäftsführer ihr Konto, und die Verwaltung ändert die Passwörter ihrer Häuser. Die restlichen Schritte zeigt die Checkliste, wenn jemand die Firma verlässt.

Server auf den Namen der Verwaltung, Betreuung aus Dresden

Den Server mietet Ihre Verwaltung bei netcup in Deutschland, wir richten den Tresor per Fernwartung ein und halten ihn aktuell. Die Einträge sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört dazu. Die Stellen des Landes für Datenpannen nennt die Seite Passwort-Manager in Baden-Württemberg. Ob der Tresor zu Ihrem Bestand passt, klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) per Telefon oder Video.

Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Stuttgart