Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Wiesbaden

153.353 Wohnungen in 39.721 Wohngebäuden

So viele zählt das Amt für Statistik und Stadtforschung der Landeshauptstadt für Ende 2024, das Hessische Statistische Landesamt kommt in seiner Fortschreibung auf 153.235 Wohnungen. 61,7 Prozent der Wohngebäude sind laut Stadt Ein- und Zweifamilienhäuser. Die übrigen gut 38 Prozent sind nach unserer Rechnung größere Häuser, wie viele davon eine Hausverwaltung betreut, steht in der Übersicht nicht.

Abfall und Abwasser rechnet in der Stadt ein städtischer Eigenbetrieb ab. Eine Verwaltung braucht dort über Jahre die Gebührenkontonummern aus den Bescheiden und ein Online-Konto für den Sperrmüll. Welche Konten ein Objekt sonst mitbringt, zeigt die Seite Passwort-Manager für Hausverwaltungen.

ELW: Bescheide per Post, Sperrmüll mit Online-Konto

Die ELW sind die Entsorgungsbetriebe der Landeshauptstadt. Ihren Bescheid über die Abwassergebühren bekommen Grundstückseigentümer oder Verwalter einmal im Jahr, vier bis sechs Wochen nachdem der Versorger die Wasserzähler abgelesen hat.

Neue Tonnen bestellen oder vorhandene umbestellen dürfen laut ELW nur die Eigentümer. Auf dem Bestellformular unterschreibt der Grundstückseigentümer oder ein Bevollmächtigter, dazu kommt die Gebührenkontonummer. Eine Änderung im Kalenderjahr ist kostenfrei, jede weitere kostet 64,90 Euro je Behälter. Das läuft per Mail, Fax oder Post, ein Passwort braucht es dafür nicht. Die Gebührenkontonummer steht im Tresor als Notiz in der Sammlung des Objekts, damit auch die Vertretung das Formular ausfüllen kann.

Ein Passwort braucht dagegen das Online-Konto, über das Sie Sperrmüll anmelden. Bei der Registrierung fragt die ELW nach E-Mail-Adresse, einem Passwort mit mindestens acht Zeichen und einer Anschrift. Den Sperrmülltermin beim Auszug eines Mieters nennen die ELW selbst als typische Aufgabe von Hausmeistern, und bis zur Abholung können bis zu 20 Arbeitstage vergehen. Wer dieses Konto für die Verwaltung anlegt, nimmt dafür eine Funktionsadresse der Verwaltung, nicht das private Postfach eines Hausmeisters (Ratgeber gemeinsames Postfach).

Erlaubnis nach § 34c GewO beim Amt für Stadtpolizei und Ordnung

Zuständig ist dort die Stelle Gewerbliche Erlaubnisse und Bußgeldstelle in der Stielstraße 3, persönlich nur nach Terminvereinbarung. Den Online-Antrag gibt es getrennt für natürliche und juristische Personen. Über denselben Dienst meldet eine Verwaltung, die mit ihrem Sitz in die Stadt zieht, ihre bestehende Erlaubnis.

Zwischenspeichern lässt sich der Antrag nicht. Wer abbricht, verliert alle Eingaben, deshalb sollten die Unterlagen vorher als Dateien bereitliegen.

Weiterbildung im Selbststudium: der Zugang gehört der Person

Seit dem 24. Juli 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 215) ist die Weiterbildungspflicht für Makler entfallen, für Wohnimmobilienverwalter gilt sie weiter: 20 Stunden in drei Kalenderjahren nach § 34c Abs. 2a GewO, auch für Beschäftigte, die unmittelbar mitwirken.

Nach § 15b MaBV zählt auch ein begleitetes Selbststudium, wenn der Anbieter den Lernerfolg nachweisbar kontrolliert. Das Konto auf so einer Lernplattform läuft auf die Mitarbeiterin, die den Kurs belegt, ihr Name steht auf dem Nachweis. Das Passwort legt sie in ihren persönlichen Bereich im Tresor, nicht in eine Sammlung. Die Bescheinigungen hebt die Verwaltung drei Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Kurs lief. Sie gehören in die Personalablage, nicht in den Tresor.

Die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nimmt laut IHK Wiesbaden zum Beispiel die IHK Frankfurt am Main ab, Einzelheiten auf der Seite für Hausverwaltungen in Frankfurt am Main.

Beispiel: der Hausmeister geht in Rente

Ein erfundener Fall: Eine Inhaberin, zwei Immobilienkaufleute und zwei angestellte Hausmeister betreuen 27 Gemeinschaften und die Mietshäuser von neun privaten Eigentümern. Das ELW-Konto hatte einer der Hausmeister vor Jahren mit seiner privaten E-Mail-Adresse angelegt. Als er in Rente ging, kannte niemand sonst das Passwort, und zwei Sperrmülltermine für Auszüge standen noch aus.

Heute hat die Verwaltung ein eigenes ELW-Konto auf hausmeister@ihre-verwaltung.de. Der Sammlung „Hausmeister“ sind der verbliebene Hausmeister und die beiden Kaufleute zugewiesen, darin liegen das ELW-Konto und die Zugänge zu Schließanlage und Heizungsregelung. Versorger- und Inseratskonten, die die Verwaltung für die privaten Vermieter führt, stehen in einer Sammlung je Eigentümer. Deren eigene Servicekonten bei Ämtern und Banken nimmt die Verwaltung nicht in den Tresor, dort arbeitet sie mit einem eigenen Konto und Vollmacht, wo das Amt das vorsieht.

Die Inhaberin ist Eigentümerin der Organisation im Tresor. Sie hat das Konto des Rentners gesperrt und mit den Kaufleuten die Passwörter geändert, die er kannte. Den Notfallzugang hat sie der Kauffrau eingeräumt, die das Büro bei einem Ausfall führt und alle Zugänge nutzen darf, denn nach einer Übernahme hätte sie die Eigentümerrolle und sähe jede Sammlung. Ein Beiratsmitglied bekommt kein Konto, sondern einen einzelnen Zugang als sicheren Link mit Ablaufdatum. Die übrigen Schritte stehen in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht, Hintergründe im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Ihr Server, unsere Wartung per Fernzugriff

Den Server mietet Ihre Verwaltung bei netcup in Deutschland, wir richten den Tresor darauf ein und halten ihn aktuell. Die Einträge sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen, und zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Es gilt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein. Wie Sie Einträge im Team verteilen, beschreibt der Ratgeber Passwörter im Team teilen, Ihre Fragen klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Wiesbaden