Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Hamburg: Zugänge je Objekt

Fast jede fünfte Wohnung gehört einer Eigentümergemeinschaft

Zum Zensusstichtag am 15.05.2022 zählte das Statistikamt Nord in der Stadt 985.422 Wohnungen in 260.630 Gebäuden mit Wohnraum. 77,1 Prozent davon waren vermietet, 20,8 Prozent bewohnten die Eigentümer selbst. Nach der Eigentumsform verteilt sich der Bestand so:

Rechnerisch sind das rund 184.000 Wohnungen in Eigentümergemeinschaften, und es kommen weitere dazu. Unter den 5.976 Wohnungen, die 2025 fertig gemeldet wurden, waren 1.554 Eigentumswohnungen. Jede neue Gemeinschaft bringt eigene Konten und Portale mit.

Beim Heizen fällt ein Wert auf: 35,0 Prozent der Gebäude wurden 2022 mit Fernwärme versorgt, 54,5 Prozent mit Gas. Bei einer Gemeinschaft mit Fernwärme führt die Verwaltung das Kundenkonto beim Wärmelieferanten, bei Gas das beim Gasversorger, und dazu kommt das Portal des Messdienstleisters. Wie sich solche Zugänge je Gemeinschaft ordnen lassen, zeigt die Seite Passwort-Manager für Hausverwaltungen.

Erlaubnis beim Bezirksamt, Prüfung bei der Handelskammer

Die Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter nach § 34c GewO erteilt in der Stadt das Bezirksamt. Die Hamburger Anordnung zur Durchführung der Gewerbeordnung macht die Bezirksämter zuständig, soweit nichts anderes bestimmt ist. Der Handelskammer weist sie einzelne andere Erlaubnisse zu, § 34c nicht. Welches Bezirksamt zuständig ist, ermittelt die Seite der Stadt zur Erlaubnis aus der Adresse der Betriebsstätte.

Die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG nimmt die Handelskammer am Adolphsplatz 1 ab, schriftlich am Laptop oder Tablet und danach mündlich vor drei Prüfern. Wer etwa Immobilienkaufmann ist, darf die Bezeichnung ohne Prüfung führen. Eine Bescheinigung darüber stellen die Kammern nicht aus, die Gemeinschaft beurteilt nach Angabe der Handelskammer anhand der vorgelegten Unterlagen selbst, ob ihre Verwaltung die Voraussetzung erfüllt.

Mieterwechsel: Daten an den Grundversorger

Seit dem 06.06.2025 kann ein neuer Mieter den Stromlieferanten nicht mehr rückwirkend wählen. Die Zeit zwischen Einzug und Vertrag rechnet der Grundversorger ab, und dafür muss er wissen, wer eingezogen ist. Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit hat dazu nach eigener Darstellung an einem Beschluss der Datenschutzkonferenz vom 28.05.2025 mitgewirkt. Danach dürfen Vermieter oder beauftragte Verwalter die Daten der Mieter ab der Wohnungsübergabe an den Grundversorger melden, wenn sie die Mieter vorher darüber informiert haben, am besten schon bei Vertragsschluss. Das ist eine Zusammenfassung, keine Rechtsberatung.

Für eine Mietverwaltung kann damit beim Mieterwechsel eine Meldung an den Grundversorger dazukommen. Hat Ihre Verwaltung dort ein Kundenkonto oder einen Zugang zu einem Portal, legen Sie ihn in die Sammlung des Objekts. Dann meldet die Vertretung den Einzug, wenn die zuständige Kollegin im Urlaub ist. Mehr dazu im Ratgeber Zugänge in der Urlaubsvertretung.

Beispiel: eine Verwaltung, die Neubau-Gemeinschaften übernimmt

Ein erfundener Fall: eine Geschäftsführerin, ihr Prokurist, drei Objektbetreuer, eine Buchhalterin und eine Auszubildende. Die Verwaltung wird meist als erste Verwalterin nach der Teilung bestellt, ihre Gemeinschaften haben Fernwärme und eine Heizungsregelung, die sich über das Netz bedienen lässt. Die Zugänge dazu übergab der Bauträger bisher als Tabelle auf einem USB-Stick.

Jetzt bekommt jede Gemeinschaft am Tag der Übernahme eine eigene Sammlung. Ein Objektbetreuer trägt Kundenkonto des Wärmelieferanten, Messdienstleister, Aufzugsnotruf und Heizungsregelung ein und ändert die Passwörter, die der Bauträger kannte. Die Auszubildende sieht nur die Sammlung „Büro“ mit Telefonanlage und Paketdienst. Der externe Heizungsbauer bekommt ein eigenes Konto, das nur die Sammlung „Technik“ öffnet, ohne Aufpreis. Die Bankzugänge für die Konten der Gemeinschaften liegen nicht im Tresor. Jede Person, die Zahlungen auslöst, hat dafür einen eigenen Zugang mit Vollmacht, wie im Ratgeber Onlinebanking für Mitarbeiter beschrieben.

Die Geschäftsführerin ist Eigentümerin der Organisation im Tresor und räumt dem Prokuristen einen Notfallzugang ein. Übernimmt er nach der vereinbarten Wartezeit ihr Konto, sieht er alle Sammlungen, die ihr zugewiesen sind, auch Lohnabrechnung und Verträge. Das passt, weil er die Verwaltung nach außen ohnehin vertritt. Den Ablauf legen wir bei der Einrichtung fest, Hintergründe stehen im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter. Wird die Verwaltung bei einer Gemeinschaft abberufen, steht in deren Sammlung vollständig, welche Zugänge sie an die Nachfolgerin übergibt. Verlässt ein Objektbetreuer das Büro, hilft die Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter.

Was der Tresor kostet

Die Wartung kostet fest 16,99 € im Monat inkl. MwSt., egal wie viele Gemeinschaften Sie betreuen, bei 12 Monaten Mindestlaufzeit. Dazu kommt die Servermiete bei netcup ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt., die Ihre Verwaltung direkt bezahlt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer. Ob das zu Ihrem Bestand passt, besprechen wir am Telefon oder per Video im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Hamburg