Passwort-Manager für Vermessungsbüros: Kataster und Vertretung

Hoheitliche Vermessung hängt am Landesrecht

Ob ein Vermessungsbüro Grenzen feststellt und Gebäude ins Liegenschaftskataster bringt, entscheidet das Land. In Bayern sind Liegenschaftskataster und die Vermessungen zu seiner Fortführung nach Art. 12 VermKatG Aufgaben des Staates, die unteren Vermessungsbehörden vollziehen die Katastervermessungen. In Brandenburg werden Öffentlich bestellte Vermessungsingenieure (ÖbVI) für Hoheitsaufgaben des amtlichen Vermessungswesens zugelassen und üben einen freien Beruf aus, geregelt im Brandenburgischen ÖbVI-Gesetz. Was diese Seite zu Vertretung, Mitarbeitern und Verschwiegenheit sagt, stammt aus diesem Gesetz. Andere Länder regeln Einzelheiten anders, prüfen Sie deshalb Ihr Landesrecht.

Ein ÖbVI-Büro hat neben Software und Geräten Konten bei Behörden, die es nur wegen der Zulassung gibt. Das Berufsrecht bestimmt mit, wer im Büro sie nutzen darf.

• Kataster: Portale der Vermessungsverwaltung für Vermessungsunterlagen und die Abgabe der Vermessungsschriften, Abrufkonten für Eigentümerdaten, Zertifikate für diese Dienste.
• Positionierung: Zugänge zu SAPOS oder anderen Korrekturdiensten.
• Büro: Feldsoftware auf den Controllern, Auswerte- und CAD-Programme, Herstellerkonten der Geräte, Domain.

Wie Sie Software, Messgeräte und Drohnen in einem Planungsbüro ordnen, steht auf der Seite für Ingenieurbüros.

Katasterportale: jedes Land vergibt Zugänge anders

Brandenburg hat zum 02.12.2019 ein landesweites Bereitstellungsportal eingeführt. Seitdem holen alle ÖbVI des Landes die Unterlagen für eine Liegenschaftsvermessung online ab, von historischen Vermessungsrissen bis zum tagesaktuellen Bestand, und übergeben ihre Ergebnisse über das Portal an die Katasterbehörden. So steht es in der Pressemitteilung der Landesvermessung vom 03.12.2019.

In Berlin läuft „Geobasisdaten Online“ über das Service-Portal des Landes, und der Zugang ist personengebunden. Unternehmen außerhalb des Berliner Landesnetzes brauchen zusätzlich ein Gruppenzertifikat, das mehrere Personen gleichzeitig nutzen dürfen. Dafür ernennt das Büro schriftlich eine verantwortliche Person, und das Zertifikat gilt zwei Jahre. Eigentümerdaten rufen Vermessungsstellen und einige andere Stellen dort nur mit Angabe des Verwendungszwecks ab, so die Senatsverwaltung zur Antragstellung.

Wir empfehlen deshalb zwei Arten von Einträgen. Ihren persönlichen Berliner Zugang legt jede Person in ihrem eigenen Tresor ab, das Büro teilt ihn nicht. Das Gruppenzertifikat, das mehrere Personen nutzen dürfen, hängt mit seinem Passwort an einem Eintrag in der Sammlung „Kataster“. In die Notiz schreiben Sie, wer die verantwortliche Person ist und wann das Zertifikat abläuft.

Vertretung nach § 7: wer an die Zugänge muss

Ist ein ÖbVI in Brandenburg länger als zwei Wochen abwesend oder verhindert, muss er nach § 7 BbgÖbVIG eine Vertretung sicherstellen. Vertreten kann ihn ein anderer ÖbVI oder eine Mitarbeiterin, die selbst die Voraussetzungen für die Zulassung erfüllt. Die Vertretung zeichnet „In Vertretung“ und soll ein Jahr nicht überschreiten, der ÖbVI teilt sie der Aufsichtsbehörde rechtzeitig mit. Hat er der Behörde vorab dauerhaft immer dieselbe Person benannt, mit deren Einverständniserklärung, entfällt die Mitteilung im Einzelfall.

Die Vertretung braucht in dieser Zeit die Zugänge, die sonst nur der ÖbVI nutzt. Ist es eine Mitarbeiterin, gibt ihr der Verantwortliche im Tresor die Sammlung „Kataster“ für die Dauer der Vertretung frei. Ein Kollege aus einem anderen Büro bekommt ein eigenes Konto, das nur diese Sammlung sieht, und nach der Vertretung sperren Sie es wieder.

Messtrupps unter persönlicher Aufsicht

Bei hoheitlichen Tätigkeiten wirken Beschäftigte nach § 9 Abs. 4 nur unter wirksamer persönlicher Aufsicht des ÖbVI mit. Grenz- und Gebäudevermessungen für das Kataster dürfen nur geeignete Fachkräfte übernehmen, die in einem ständigen Arbeitsverhältnis mit ihm oder seinem beruflichen Zusammenschluss stehen. Wir raten deshalb, einem Werkstudenten im Außendienst Controller und Korrekturdienst freizugeben, das Katasterportal aber nicht.

Haben Sie sich mit einem anderen ÖbVI schriftlich zusammengeschlossen, dürfen nach § 6 dessen Beschäftigte gelegentlich bei Ihnen aushelfen, etwa bei einem Antragsüberhang. Eine solche Fachkraft bekommt ein Konto mit der Sammlung „Außendienst“. Nach dem Einsatz sperrt der Verantwortliche im Büro das Konto, und die Zugänge aus dieser Sammlung bekommen neue Passwörter.

Zur Verschwiegenheit verpflichtet § 8 Abs. 2 den ÖbVI und alle, die für ihn tätig sind, über das Erlöschen der Zulassung hinaus. Eigentümerdaten aus dem Kataster gehören in Ihre Fachsoftware, nicht in den Tresor. Die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, und Schönfelder EDV kann sie nicht lesen. Zu sehen bekommen wir nur, wer ein Konto hat und mit welcher E-Mail-Adresse, dazu technische Protokolle. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bekommen Sie mit dem Angebot. Eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht unterschreiben wir auf Wunsch. Eine Rechtsberatung ist diese Seite nicht.

SAPOS: die Bedingungen hängen am Land

Für SAPOS gelten die Bedingungen der jeweiligen Landesvermessung. Hamburg und Schleswig-Holstein haben gemeinsame AGB (Stand 03.04.2023), und schon dort unterscheiden sich die Regeln. Den Zugang gibt es nach einem Registrierungsvordruck, die Daten dürfen nur für eigene Aufgaben genutzt und nicht an Dritte weitergegeben werden. In Hamburg ist die Nutzung kostenfrei, in Schleswig-Holstein gilt eine Entgeltordnung, Pauschalen sind jährlich im Voraus zu zahlen. Für den Open-Data-Dienst GeoNord-OD entfällt die Registrierung.

Wo es Zugangsdaten gibt, legen Sie je Zugang einen Eintrag in der Sammlung „Außendienst“ an und vermerken, für welches Land und welchen Empfänger er gilt. Verlangt das Kundenportal einer Landesvermessung zusätzlich einen Einmalcode, lässt sich der Schlüssel dafür im selben Eintrag speichern. Was dabei zu beachten ist, steht im Ratgeber 2FA-Codes im Team teilen. Weil Passwort und Code dann im selben Tresor liegen, gilt am Tresor die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Sammlungen in einem ÖbVI-Büro

Eigentümer und Administratoren der Organisation, im Beispiel unten der Inhaber, sehen zusätzlich alle Sammlungen.

Für das Geschäftskonto gibt es keinen Eintrag im Tresor. Wer Überweisungen erledigt, lässt sich von der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht einrichten, mehr dazu unter Onlinebanking für Mitarbeiter.

Wie Sie Zugänge über Sammlungen weitergeben statt per Zettel im Messfahrzeug, erklärt der Ratgeber zum Teilen von Passwörtern im Team.

Beispiel: das Gruppenzertifikat auf dem Notebook des Inhabers

Ein erfundenes ÖbVI-Büro in Berlin: ein ÖbVI, eine angestellte Vermessungsassessorin, drei Messtrupps mit je zwei Personen und eine Bürokraft. Die Assessorin hat ihren eigenen, personengebundenen Zugang zu „Geobasisdaten Online“.

Das Gruppenzertifikat des Büros lag aber nur auf dem Notebook des Inhabers, das Passwort kannte nur er. Als er vier Wochen in der Reha war, kam die Assessorin an die Eigentümerdaten für zwei laufende Anträge nicht heran, bis er die Datei aus der Klinik schickte.

Heute hängt das Zertifikat mit Passwort in „Kataster“, und die Assessorin gehört zu den Personen, die diese Sammlung öffnen. Die Messtrupps sehen nur „Außendienst“, die Bürokraft „Innendienst“. Der Inhaber ist Eigentümer der Organisation im Tresor. Wer sein Konto über den Notfallzugang übernimmt, sieht danach alle Sammlungen, auch „Kataster“ mit dem Gruppenzertifikat. Den Notfallzugang für den Fall, dass er dauerhaft ausfällt, hat er deshalb nicht seiner erwachsenen Tochter eingeräumt, die nicht im Büro arbeitet, sondern der Assessorin, die diese Zugänge ohnehin nutzen darf.

Wenn eine Fachkraft das Büro verlässt

Am letzten Arbeitstag sperrt der Verantwortliche das Konto der Fachkraft. Alles, was in „Außendienst“ oder „Kataster“ stand und sie kannte, bekommt ein neues Passwort, und ihre personengebundenen Zugänge bei der Vermessungsverwaltung melden Sie ab. War sie in Brandenburg Ihre vorab benannte Vertreterin, benennen Sie eine neue Person, denn sonst müssen Sie jede Vertretung einzeln mitteilen. Die übrigen Schritte enthält die Checkliste beim Weggang eines Mitarbeiters.

Was der Tresor für ein Vermessungsbüro kostet

Messtrupps, Vertretung und ausgeliehene Fachkräfte ändern am Preis nichts: Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., die Einrichtung ist dabei, und der Vertrag läuft mindestens 12 Monate. Ihr Büro mietet dazu bei netcup einen Server auf eigenen Namen, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot richtet sich nur an Unternehmer. Tägliche Sicherungen übernehmen wir mit dem Backup-Paket zu 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Buchen Sie es nicht, sichern wir nicht, und Ihr Büro exportiert den Tresor selbst. Hilfe im Alltag kostet 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., wir rechnen nach angefangenen Viertelstunden ab.

Ob der Tresor zu Ihrem Büro passt, klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), wahlweise am Telefon oder per Video.

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