Passwort-Manager für Architekturbüros: geteilte und persönliche Zugänge

Womit sich ein Architekturbüro anmeldet

An einem einzigen Projekt hängen in einem Planungsbüro mehrere Systeme mit eigener Anmeldung. Manche gehören dem Büro, manche dem Bauherrn, manche einer Behörde.

• Planungssoftware: Herstellerkonten für die Lizenzverwaltung, Seriennummern, der Lizenzserver im Büronetz, dazu Programme für Visualisierung, Ausschreibung und Kostenplanung.
• Projekt- und Planserver: der Projektraum, in dem Pläne mit Bauherren, Tragwerksplanung, Haustechnik und Prüfstellen ausgetauscht werden. Mal betreibt ihn das Büro, mal der Bauherr.
• Vergabeplattformen: Konten als Bieter bei öffentlichen Auftraggebern, je nach Auftraggeber auf verschiedenen Plattformen von Bund, Ländern und Kommunen.
• Bauantragsportale: die digitalen Portale der Länder, über die Entwurfsverfasser Bauanträge einreichen.
• Büro: Datenablage im Netz, E-Mail, Telefonanlage, Website, Plotter und Großformatscanner, Lohnabrechnung.

Einige davon teilt das ganze Team. Andere sind an eine Person gebunden und gehören in keine gemeinsame Sammlung.

Bauantragsportale verlangen persönliche Konten

Manche Bauaufsichtsbehörden nehmen Bauanträge nur noch digital an. Die Stadt Heidelberg etwa akzeptiert Bauanträge und Bauvoranfragen seit dem 29.06.2025 nur über das Virtuelle Bauamt Baden-Württemberg. Bauherren brauchen dafür eine BundID mit ELSTER-Zertifikat, Entwurfsverfassende ein ELSTER-Unternehmenskonto. Weil die Zugangsdaten per Post kommen, empfiehlt die Stadt Heidelberg, für die erste Einreichung rund 14 Tage einzuplanen.

Wie das Konto aufgebaut ist, beschreibt der Landkreis Lüneburg für das Portal in Niedersachsen genauer: In Mein Unternehmenskonto legt die Organisation für jeden einzelnen Mitarbeiter ein eigenes Konto an. Zur Identifizierung verknüpft die Entwurfsverfasserin dieses Konto einmal mit ihrem persönlichen ELSTER-Zertifikat. Anmelden kann sie sich danach mit dem ELSTER-Organisationszertifikat und Passwort (Flyer des Landkreises, Stand November 2025). Reicht die für die Bauvorlage verantwortliche Person über ihr eigenes Nutzerkonto ein, ist nach Angabe des Landkreises keine qualifizierte elektronische Signatur nötig.

Das Konto ist persönlich, weil die Behörde wissen will, wer die Erklärung abgibt. Zertifikatsdatei und Passwort bleiben deshalb bei der Architektin, deren Konto es ist, und nicht in einer gemeinsamen Sammlung. Dort steht höchstens der Hinweis, wer im Büro ein solches Konto hat und für welches Land.

Vergabeplattformen: das Bieterkonto gehört dem Büro

Für Vergaben nach der Vergabeverordnung regelt die elektronische Kommunikation § 9 VgV: Auftraggeber und Unternehmen verwenden im Regelfall elektronische Mittel, und der Auftraggeber kann eine Registrierung mit eindeutiger Unternehmensbezeichnung und elektronischer Adresse verlangen. Für die Vergabeunterlagen selbst darf er keine Registrierung voraussetzen. Teilnahmeanträge und Angebote gehen nach § 53 Abs. 1 VgV in Textform über diese elektronischen Mittel ein. Für Architekten- und Ingenieurleistungen gelten zusätzlich die Regeln ab § 73 VgV.

Wer sich registriert, bekommt über die Plattform Nachrichten: Antworten auf Bieterfragen, geänderte Unterlagen, verschobene Fristen. Hat ein Mitarbeiter das Bieterkonto mit seiner persönlichen E-Mail-Adresse angelegt und ist im Urlaub, liest diese Nachrichten niemand. Legen Sie Bieterkonten deshalb auf ein Funktionspostfach wie ausschreibungen@ihr-buero.de an und speichern Sie die Zugänge in einer Sammlung, die das Team für Wettbewerbe und Vergaben öffnet.

Eine Ausnahme bleibt auch hier: Verlangt ein Auftraggeber nach § 53 Abs. 3 VgV eine qualifizierte elektronische Signatur, signiert die Person, der die Signatur gehört. Ihre PIN steht nicht im Tresor.

Planserver mit Bauherren und Fachplanern

Auf dem Planserver eines Projekts arbeiten Menschen aus vielen Firmen. Bauherren, Tragwerksplaner und Haustechnik bekommen dort eigene Benutzer. Den Tresor brauchen sie dafür nicht: Ihr Büro verwaltet die Zugänge, die es selbst betreibt, und die Fachplaner verwalten ihre.

In Ihren Tresor gehören beim Planserver drei Dinge: das Administratorkonto, wenn Ihr Büro den Projektraum betreibt, die Benutzer Ihrer Mitarbeiter, wenn der Bauherr ihn betreibt und Ihnen nur ein Gesamtkonto gibt, und die Zugangsdaten zu den Projekträumen abgeschlossener Projekte, solange Sie dort noch Unterlagen abrufen müssen. Muss ein Fachplaner einmal ein Kennwort für eine verschlüsselte Datei bekommen, schicken Sie es über einen sicheren Link aus dem Tresor. Der Link ist verschlüsselt und läuft nach einer festgelegten Zeit ab.

Sammlungen für Projekte, Vergaben und Büro

Im Tresor liegen die Zugänge in Sammlungen, und für jede Sammlung bestimmen Sie die Personen, die sie sehen. Für ein Architekturbüro schlagen wir diese Einteilung vor:

Das Onlinebanking steht in keiner Sammlung und auch nicht im persönlichen Bereich. Wer Zahlungen erledigt, bekommt bei der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht, wie im Ratgeber Onlinebanking für Mitarbeiter beschrieben.

Lizenzschlüssel und Wiederherstellungscodes legen Sie als Dateianhang beim Eintrag ab, dann sucht nach einem Rechnertausch niemand mehr nach der Mail mit der Seriennummer. Wie Sie Einträge im Team freigeben, statt sie per E-Mail zu verschicken, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen. Fragt ein Herstellerkonto einen Bestätigungscode ab, hilft der Ratgeber 2FA-Codes im Team teilen: Codes aus einer Authenticator-App können beim Eintrag liegen, Codes per SMS nicht. Für die Anmeldung am Tresor selbst richten wir für alle Mitarbeiter einen zweiten Faktor als Pflicht ein. Eigentümer und Administratoren richten ihn selbst ein.

Beispiel: der Wettbewerb und das Urlaubspostfach

Ein erfundenes Büro: zwei Partner, drei angestellte Architektinnen, ein Bauzeichner und ein Werkstudent. Das Büro nimmt an einem Verfahren für einen Schulneubau teil. Registriert hat sich eine der Architektinnen, mit ihrer eigenen Adresse. Während sie drei Wochen im Urlaub ist, beantwortet der Auftraggeber über die Plattform eine Bieterfrage zum Raumprogramm. Das Büro erfährt davon erst nach ihrer Rückkehr.

Danach ändern die Partner drei Dinge. Alle Bieterkonten laufen jetzt auf das Funktionspostfach und liegen in der Sammlung „Wettbewerbe und Vergaben“. Der Werkstudent sieht nur die Sammlung seines Projekts und „Software und Lizenzen“ mit den Programmen, die er braucht. Ihre eigenen ELSTER-Zertifikate für die Bauantragsportale behalten die beiden Partner für sich. Die Sammlung „Büroleitung“ sehen nur sie. Beide sind Eigentümer der Organisation im Tresor. Für den Fall, dass beide gleichzeitig ausfallen, haben sie bei der Einrichtung einen Notfallzugang für die dienstälteste Architektin festgelegt. Den Ablauf beschreibt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Wenn eine Projektleiterin das Büro verlässt

Geht eine Projektleiterin mitten in der Leistungsphase, ist der Tresor schnell aufgeräumt: Der Verantwortliche in Ihrem Büro sperrt ihr Konto, danach ändern Sie die Passwörter der Sammlungen, die sie sehen konnte. Aufwendiger sind die Systeme außerhalb:

• Planserver: Entfernen Sie ihren Benutzer aus den Projekträumen. Betreibt der Bauherr den Projektraum, bitten Sie ihn darum.
• Bauanträge: Hat sie Anträge über ihr eigenes Konto eingereicht, klären Sie mit der Bauaufsichtsbehörde, wie die laufenden Verfahren weitergeführt werden.
• Lizenzen: Eine Lizenz, die auf sie als Nutzerin lief, weisen Sie im Herstellerkonto einer anderen Person zu.

Die übrigen Schritte stehen in der Checkliste für Passwörter, wenn ein Mitarbeiter geht.

Kosten für das Planungsbüro

Wir berechnen für die Wartung 16,99 € im Monat inkl. MwSt. Die Zahl der Nutzer spielt dafür keine Rolle, auch Werkstudenten und Bauzeichner kosten nichts extra. Der Vertrag läuft mindestens 12 Monate, die Einrichtung ist im Preis. Ihr Büro mietet den Server selbst bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wir schließen nur Verträge mit Unternehmern. Möchten Sie, dass wir den Tresor sichern, buchen Sie das Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. dazu. Fehlt es, sichern wir nichts, und Ihr Büro exportiert den Tresor selbst. Hilfe bei Fragen im Alltag gehört nicht zum Preis, wir rechnen sie mit 74,99 € je Stunde inkl. MwSt. ab, je angefangener Viertelstunde.

Für Büros der Tragwerksplanung und Haustechnik gibt es die Seite für Ingenieurbüros, für ausführende Firmen die Seite für Bauunternehmen. Wie der Tresor in Ihr Büro passt, besprechen wir am Telefon oder per Video im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

Anlaufstellen