Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Köln: Haus wird Gemeinschaft

1.963 Abgeschlossenheitsbescheinigungen im Jahr 2025

Das Bauaufsichtsamt der Stadt hat 2025 für bestehende Wohnungen 1.963 Abgeschlossenheitsbescheinigungen erteilt, nach 1.244 im Jahr davor. Seit 2015 lag die Zahl jedes Jahr zwischen 1.121 und 2.646, so steht es im Statistischen Jahrbuch Köln 2025. Ohne eine solche Bescheinigung der Baubehörde lässt sich ein Haus nach § 7 Abs. 4 WEG nicht in Wohnungseigentum aufteilen. Ob aus einer Bescheinigung tatsächlich Eigentumswohnungen werden, zeigt die Statistik nicht.

Den Bestand beschreibt der Zensus 2022. Von 139.653 Wohngebäuden in der Stadt gehörten 14,8 Prozent einer Gemeinschaft von Wohnungseigentümern und 71,2 Prozent Privatpersonen. Wird ein Mietshaus aufgeteilt, kann sich auch der Auftrag der Verwaltung ändern: Aus der Mietverwaltung für einen Eigentümer wird die Verwaltung einer Gemeinschaft, dazu kommt unter Umständen die Mietverwaltung einzelner Wohnungen. Welche Zugänge ein Haus allgemein mitbringt, steht auf der Seite Passwort-Manager für Hausverwaltungen.

Die Erlaubnis erteilt das Amt für öffentliche Ordnung

Wer gewerbsmäßig das gemeinschaftliche Eigentum von Wohnungseigentümern oder für Dritte Mietverhältnisse über Wohnräume verwaltet, braucht eine Erlaubnis nach § 34c GewO. Für Betriebe in Köln ist das Amt für öffentliche Ordnung zuständig, die Gewerbeabteilung sitzt am Willy-Brandt-Platz 3. Den Antrag stellen Sie über ein Online-Formular, per Post oder per E-Mail, ein Besuch ist nicht nötig.

Die Stadt erkennt Unterlagen wie Führungszeugnis, Steuerbescheinigung und Auszug aus dem Schuldnerverzeichnis nur drei Monate ab Ausstellung an. Dazu kommt der Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung für die Wohnimmobilienverwaltung. Die Gebühr liegt für eine natürliche Person bei 244, 305 oder 366 Euro, für eine GmbH oder andere juristische Person bei 305, 366 oder 427 Euro, je nachdem, was die Prüfung ergibt.

Tritt bei einer Gesellschaft ein neuer gesetzlicher Vertreter ein, prüft das Amt dessen Zuverlässigkeit erneut, für 305 bis 427 Euro. Am selben Tag gehört die neue Geschäftsführerin auch in den Tresor, als Eigentümerin der Organisation. Scheidet der bisherige Geschäftsführer aus, sperrt sie sein Konto, und wer die betroffenen Sammlungen bearbeiten darf, ändert die Zugänge, die er kannte.

Weiterbildung und Prüfung

Nach § 34c Abs. 2a GewO bilden sich Wohnimmobilienverwalter in drei Kalenderjahren 20 Stunden weiter. Das gilt auch für Beschäftigte, die unmittelbar an der Verwaltung mitwirken, ihr erster Zeitraum beginnt am 1. Januar des Jahres, in dem sie anfangen. Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG ist, wer die Prüfung vor einer Industrie- und Handelskammer bestanden hat oder einen der gleichgestellten Abschlüsse hat. Die IHK Köln nimmt diese Prüfung laut ihrer Seite (Stand April 2026) nicht selbst ab, in Nordrhein-Westfalen bieten sie unter anderem die IHK Bonn und die IHK Düsseldorf an. Ihr eigener Zertifikatslehrgang Immobilienverwalter (IHK) bereitet nach Angabe der IHK Köln nicht auf diese Prüfung vor.

Fängt im Oktober eine neue Objektbetreuerin an, zählt ihr Weiterbildungszeitraum also schon ab Januar. Am ersten Arbeitstag braucht sie vor allem die Zugänge der Häuser, die sie übernimmt. Wie Sie die vorbereiten, ohne Passwörter per Mail zu verschicken, beschreibt der Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Beispiel: eine Verwaltung übernimmt drei aufgeteilte Altbauten

Ein erfundener Fall: eine GmbH mit einem Geschäftsführer, zwei Objektbetreuerinnen, einem Objektbetreuer und einer Buchhalterin in Teilzeit. Im Lauf eines Jahres werden drei Mietshäuser, die sie bisher für einen einzigen Eigentümer verwaltet hat, in Wohnungseigentum aufgeteilt. Danach verwaltet sie dort drei Gemeinschaften und für vier neue Eigentümer zusätzlich die Vermietung ihrer Wohnungen.

Bisher standen alle Zugänge der drei Häuser in einer Excel-Liste mit dem Namen des Eigentümers, darunter Kundenkonten beim Versorger, das Portal des Messdienstes und der Fernzugang zur Heizung. Warum so eine Liste riskant ist, beschreibt der Ratgeber Passwörter in Excel. Im Tresor bekommt jetzt jede Gemeinschaft eine eigene Sammlung, und die Verwaltung lässt die Kundenkonten auf die Gemeinschaft umschreiben. Die Mietverwaltung der vier Wohnungen liegt getrennt davon in der Sammlung „Sondereigentum“. Zugewiesen ist sie nur der Objektbetreuerin, die diese Mieter betreut, außer ihr kommt nur der Geschäftsführer als Eigentümer der Organisation heran. Konten der vier Eigentümer bei Ämtern und Banken, etwa ein Servicekonto oder ihr Bankzugang, stehen auch dort nicht. Wo das Amt oder die Bank es vorsieht, hat die Verwaltung ein eigenes Konto mit Vollmacht des Eigentümers.

Die Zugänge zu den neuen Hausgeldkonten stehen in keiner Sammlung, wer Zahlungen freigibt, hat einen eigenen Bankzugang (siehe Onlinebanking mit Mitarbeitern).

Ein Jahr später kommt eine zweite Geschäftsführerin dazu. Sie wird Eigentümerin der Organisation und allen Sammlungen der Gemeinschaften zugewiesen, sodass beide sie verwalten können. Geht eine Objektbetreuerin, sperrt einer der beiden ihr Konto, und das Team ändert die Passwörter ihrer Sammlungen nach der Checkliste für den Weggang eines Mitarbeiters.

Aufsicht, Server und Erstgespräch

Für den Datenschutz bei Hausverwaltungen im Land ist die LDI NRW zuständig. Ihren Meldeweg für Datenpannen und die Anlaufstellen bei Angriffen beschreibt die Seite Passwort-Manager in Nordrhein-Westfalen.

Den Tresor richten wir per Fernwartung auf einem Server ein, den Ihre Verwaltung bei netcup in Deutschland mietet. Was darin steht, ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen, und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Angebot. Ob das zu Ihrem Bestand passt, klären wir am Telefon oder per Video im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Köln