Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Bremen: Übernahme ohne Zettel

Knapp sieben Wohnungen je Mehrfamilienhaus

Zum 31.12.2025 zählte das Statistische Landesamt Bremen in der Stadt 121.125 Wohngebäude mit 300.345 Wohnungen. Mit Wohnungen in anderen Gebäuden lag der Bestand bei 304.965. 68,0 Prozent der Wohngebäude haben nur eine Wohnung. In den 23,1 Prozent mit drei und mehr Wohnungen liegen aber 192.614 Wohnungen, knapp zwei Drittel aller Wohnungen in Wohngebäuden.

Rechnerisch hat ein solches Mehrfamilienhaus also knapp sieben Wohnungen. 2025 kamen laut Landesamt 955 fertiggestellte Wohnungen dazu, Umbauten mitgezählt, genehmigt wurden 1.101. Wie eine Verwaltung die Zugänge vieler Häuser ordnet, beschreibt die Seite Passwort-Manager für Hausverwaltungen.

Unter neun Einheiten geht es ohne Zertifikat

Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG ein zertifizierter Verwalter. Davon ausgenommen ist eine Gemeinschaft mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, wenn ein Wohnungseigentümer selbst Verwalter ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt. Die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nimmt die Handelskammer Bremen ab: 90 Minuten schriftlich am PC und mindestens 15 Minuten mündlich.

Gibt ein Eigentümer die Verwaltung an ein Büro ab, wechseln mit ihr die Zugänge: Kundenkonten bei Strom- und Wasserversorger, das Portal des Messdienstes, der Zugang zum Hausmeisterdienst. Hängen sie an seiner privaten E-Mail-Adresse, stellt die neue Verwaltung sie zuerst auf ein eigenes Postfach um und ändert danach die Passwörter.

Erlaubnis bei der Wirtschaftsbehörde, Weiterbildung für das Büro

Die Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter nach § 34c GewO erteilt in der Stadtgemeinde Bremen die Senatorin für Wirtschaft, Häfen und Transformation als Ortspolizeibehörde. So steht es in § 2 der Bremer Verordnung über Zuständigkeiten nach der Gewerbeordnung, in Bremerhaven ist die dortige Ortspolizeibehörde zuständig. Für einige Vermittlererlaubnisse wie § 34f und § 34i nennt die Verordnung die Handelskammer, für § 34c bleibt es bei der Behörde. Das Antragsformular geht an die Gewerbeangelegenheiten im Katharinenklosterhof 3 und nennt Gebühren zwischen 294 und 1.001 Euro.

Weiterbilden müssen sich nach § 34c Abs. 2a GewO der Verwalter und die Beschäftigten, die unmittelbar mitwirken, 20 Stunden in drei Kalenderjahren. Die Handelskammer bietet dafür regelmäßig Webinare an, zum Beispiel zum Mietrecht und zum Gebäudeenergiegesetz. Auf die Erlaubnis hat die Zertifizierung laut Kammer keinen Einfluss, und von der Weiterbildung befreit sie nicht. Das ist eine Zusammenfassung, keine Rechtsberatung.

Beispiel: drei kleine Gemeinschaften auf einmal

Ein erfundener Fall: eine Verwaltungs-GmbH mit Geschäftsführer, einer zertifizierten Verwalterin, einem Buchhalter und einer Auszubildenden zur Immobilienkauffrau, die nach dem Abschluss laut Handelskammer von der Prüfung zum zertifizierten Verwalter befreit wäre. Zum Jahreswechsel übernimmt das Büro drei aufgeteilte Mehrfamilienhäuser mit fünf bis acht Wohnungen. Bisher hat dort jeweils ein Eigentümer selbst verwaltet, bis mindestens ein Drittel der Miteigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangte.

Die drei bisherigen Verwalter übergeben ihre Unterlagen in je einem Termin. Die Verwalterin hat im Tresor die Rolle Manager mit Zugriff auf alle Sammlungen. Sie legt für jede Gemeinschaft eine Sammlung an, stellt Versorger und Messdienst auf das Postfach der Verwaltung um und ändert jedes Passwort, das die Vorgänger kannten. Das Hausgeldkonto kommt nicht in den Tresor. Wer davon Zahlungen auslöst, bekommt von der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht, wie im Ratgeber Onlinebanking für Mitarbeiter beschrieben.

Die Auszubildende bearbeitet die Sammlung „Büro“ und hat in den drei Gemeinschaften nur Leserechte. Der Geschäftsführer ist Eigentümer der Organisation und als Einziger berechtigt, Konten wiederherzustellen. Unterlagen für die Steuerberaterin der GmbH schickt der Buchhalter über einen sicheren Link mit Ablaufdatum statt als Mailanhang.

Wechselt die Auszubildende nach der Prüfung in einen anderen Betrieb, sperrt der Geschäftsführer ihr Tresorkonto, setzt neue Passwörter in „Büro“ und geht die Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter durch. Wie sich Zugänge für eine Vertretung im Urlaub freigeben lassen, erklärt der Ratgeber Zugänge in der Urlaubsvertretung.

Preis für Ihre Verwaltung

Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., ob Sie drei oder dreißig Gemeinschaften im Tresor führen, bei 12 Monaten Mindestlaufzeit. Die Servermiete bei netcup ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. zahlt Ihr Büro direkt. Ohne das Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. sichern wir den Tresor nicht, Ihre Verwaltung exportiert ihn dann selbst verschlüsselt. Support ist nicht im Preis, wir berechnen ihn mit 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., abgerechnet je angefangener Viertelstunde. Das Angebot gilt nur für Unternehmer.

Wer im Land die Aufsicht über den Datenschutz führt, steht auf unserer Seite für Firmen in Bremen. Wie viele Sammlungen Ihr Bestand braucht, klären wir am Telefon oder per Video im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Bremen