Passwort-Manager für Energieberater: was geteilt werden darf

Zwei Konten, die an Ihrem Namen hängen

In einem Energieberatungsbüro gehören die wichtigsten Zugänge nicht dem Büro, sondern einer Person. Das Benutzerkonto in der Energieeffizienz-Expertenliste der dena läuft auf die eingetragene Expertin, und mit genau diesen Login-Daten meldet sie sich bei KfW und BAFA an, um Fördermittel zu beantragen oder zu bestätigen. Das Konto bei der Registrierstelle des Deutschen Instituts für Bautechnik, über das Registriernummern für Energieausweise laufen, gehört dem Aussteller.

Daneben gibt es Zugänge, die dem Büro gehören: Lizenzen der Berechnungssoftware, das Herstellerkonto der Thermografiekamera, die Ablage mit Grundrissen und Verbrauchsabrechnungen der Kunden, Website. Bei einem Ingenieurbüro mit Energieberatung als einem von mehreren Bereichen steht das Wichtigste dazu auf der Seite für Ingenieurbüros. Hier geht es um Büros, für die Beratung und Förderung das Hauptgeschäft sind.

Expertenliste: was das Regelheft erlaubt

Das Regelheft der Energieeffizienz-Expertenliste (Stand 16.06.2026, abgerufen am 14.10.2026) regelt den Umgang mit dem Konto genau:

• Login-Daten und Telefonkennwort darf die Expertin nur im Umfang einer Kontovollmacht weitergeben. Die Vollmacht erteilt sie über ein Formular der dena an höchstens zwei Personen. Sie selbst und jede bevollmächtigte Person können sie jederzeit zurückziehen.
• Bevollmächtigte dürfen bei KfW und BAFA keine Anträge stellen und nichts bestätigen. Für alle Angaben, die über das Konto laufen, bleibt die Expertin verantwortlich, auch wenn jemand anderes sie eingetragen hat.
• Das Kennwort muss mindestens einmal in zwölf Monaten erneuert werden.
• Telefonische Auskünfte gibt die dena nur, wenn das im Konto hinterlegte Telefonkennwort genannt wird.

Eine Assistentin, die Nachweise hochlädt oder bei der dena anruft, braucht also eine Kontovollmacht, bevor sie das Kennwort kennt. Wer keine Vollmacht hat, darf es nicht kennen, auch nicht als Urlaubsvertretung.

Wo das Login der Expertin im Tresor liegt

Hat die Expertin eine Vollmacht erteilt, legen Sie für das Login und das Telefonkennwort eine eigene Sammlung an, die nur sie und die bevollmächtigten Personen sehen. Ändert sie das Kennwort nach zwölf Monaten, trägt sie das neue ein, und die Bevollmächtigte arbeitet damit weiter. Das Datum der letzten Änderung schreiben Sie in die Notiz des Eintrags.

Ohne Vollmacht bleibt das Login draußen, auch aus dem persönlichen Tresor der Expertin. Bei jedem Kunden richten wir ein, dass ein Verantwortlicher im Büro das Master-Passwort eines Kollegen zurücksetzen kann, falls es vergessen wird. Mit diesem Recht übernimmt er das Konto der Expertin samt persönlichem Tresor und allen Sammlungen, die sie sieht. Dann kennt eine Person ohne Vollmacht ihr Kennwort. Geben Sie die Berechtigung zur Wiederherstellung deshalb nur der Expertin selbst oder einer Person, die ohnehin bevollmächtigt ist. Hat nur die Expertin sie, kann niemand ihr eigenes Master-Passwort zurücksetzen.

Arbeiten in Ihrem Büro zwei eingetragene Expertinnen, hat jede ihr eigenes Konto in der Liste und damit ihre eigene Sammlung. Ein gemeinsames Login für beide gibt es nicht.

Registriernummern für Energieausweise

Wer einen Energieausweis ausstellt, beantragt nach § 98 des Gebäudemodernisierungsgesetzes dafür eine Registriernummer, grundsätzlich elektronisch. So heißt seit dem 29.07.2026 das frühere Gebäudeenergiegesetz nach einer großen Änderung. Zuständig ist das Deutsche Institut für Bautechnik. Laut dessen Datenschutzhinweisen meldet sich der Antragsteller mit E-Mail-Adresse und Passwort in seinem Benutzerkonto an, für die Gebühren erhebt das Institut Zahlungsdaten.

Die Nutzungsbedingungen, die das Institut für dieses Konto veröffentlicht, verlangen, das Passwort vertraulich zu behandeln und Dritten nicht zugänglich zu machen. Sie stammen noch aus der Zeit der Energieeinsparverordnung. Ob eine Kollegin im eigenen Büro dort als Dritte gilt, steht nicht ausdrücklich darin. Auf der vorsichtigen Seite sind Sie mit einem Konto je Aussteller, dessen Passwort nur er kennt. Aus demselben Grund wie beim Login der Expertenliste gehört es nicht in den Tresor des Büros.

Dieselben Bedingungen empfehlen, Benutzername und Kennwort in der Berechnungssoftware zu hinterlegen. Ändern Sie das Passwort, müssen Sie es deshalb an jedem Arbeitsplatz auch in der Software ändern. Halten Sie fest, auf welchen Rechnern das Konto eingetragen ist, zum Beispiel in einem Eintrag ohne Passwort in der Sammlung für Software.

Kundendaten: Der Tresor ist kein Archiv

Unterlagen zu Maßnahmen, die Sie der dena als Praxisnachweis oder Referenz eingereicht haben, bewahren Sie nach dem Regelheft mindestens zehn Jahre ab Einreichung auf, empfohlen digital und auf Papier. Kopien ausgestellter Energieausweise und der verwendeten Daten bewahrt der Aussteller nach § 99 des Gebäudemodernisierungsgesetzes zwei Jahre ab Ausstellung auf. Eine Rechtsberatung ersetzt dieser Abschnitt nicht.

Diese Unterlagen gehören in Ihre Projektablage, nicht in den Passwort-Tresor. In den Tresor gehören die Zugänge zu dieser Ablage: das Kennwort des Netzwerkspeichers, die Anmeldung beim Cloud-Speicher, der Schlüssel eines verschlüsselten Archivs. Unser Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. sichert den Tresor mit 30 Tagen Aufbewahrung, nicht Ihre Projektdaten. Ohne das Paket sichern wir den Tresor nicht, dann exportieren Sie ihn selbst.

Sammlungen für ein Beratungsbüro

Zugangsdaten, PIN und TAN-Verfahren fürs Onlinebanking legen Sie nicht im Tresor ab. Jede Person, die Zahlungen freigibt, hat einen eigenen Bankzugang mit Vollmacht (siehe Onlinebanking für Mitarbeiter).

Schicken Sie einem Kunden den Zugang zu einem Ordner mit seinem Sanierungsfahrplan, nehmen Sie dafür einen sicheren Link aus dem Tresor mit Ablaufdatum statt einer E-Mail mit dem Kennwort im Text. Mehr dazu im Ratgeber Passwörter im Team teilen. Am Tresor meldet sich jeder Mitarbeiter mit seinem eigenen Master-Passwort und einem zweiten Faktor an, das ist bei jedem Kunden Pflicht. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Allein im Büro: ehrlich gerechnet

Arbeiten Sie ganz allein, ohne Assistenz und ohne Vertretung, bringt Ihnen ein gemeinsamer Tresor wenig. Ihre beiden wichtigsten Konten dürfen ohnehin nur Sie kennen, und für den Rest genügt ein guter Passwort-Manager auf Ihren eigenen Geräten.

Anders sieht es aus, sobald jemand mitarbeitet oder Sie für einen Ausfall vorsorgen wollen. Den Notfallzugang können Sie einer Vertrauensperson einräumen, zum Beispiel dem Ehepartner. Nach einer Wartezeit übernimmt sie Ihr Konto im Tresor. Weil Sie als Inhaberin Eigentümerin der Organisation sind, kommt sie damit an die Sammlungen mit Projektablage, Website und Softwarelizenzen. Die Einzelheiten legen wir bei der Einrichtung fest. Liegt Ihr Login der Expertenliste in einer Sammlung, die Sie sehen, bekommt die Vertrauensperson es mit. Räumen Sie den Zugang dann nur einer Person ein, die ohnehin bevollmächtigt ist. Anträge und Bestätigungen bei KfW und BAFA darf sie auch mit Vollmacht nicht für Sie abgeben. Wie Sie das vorbereiten, beschreibt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Beispiel: Beraterin, Assistentin und ein Werkstudent

Ein erfundenes Büro: eine Energieberaterin mit Eintrag in der Expertenliste, ihre Assistentin in Teilzeit und ein Werkstudent, der Aufmaße und Luftdichtheitsmessungen macht. Bisher klebte das Kennwort der Expertenliste unter der Tastatur der Assistentin, und der Werkstudent kannte es auch, weil er einmal Fotos hochgeladen hatte.

Nach der Umstellung hat die Beraterin der Assistentin mit dem Formular der dena eine Kontovollmacht erteilt und danach ein neues Kennwort gesetzt. Login und Telefonkennwort liegen in einer Sammlung für die beiden. Die Kontowiederherstellung bedient nur die Beraterin. Der Werkstudent sieht die Projektablage und die Gerätekonten, aber nicht die Expertenliste. Endet sein Vertrag, sperrt die Beraterin sein Konto im Tresor und ändert die Passwörter der beiden Sammlungen, die er sehen konnte. Die weiteren Schritte stehen in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht. Geht die Assistentin, zieht eine der beiden die Vollmacht zurück, und die Beraterin setzt wieder ein neues Kennwort.

Kosten für Ihr Büro

Unsere Wartung berechnen wir mit festen 16,99 € im Monat inkl. MwSt., auch wenn später eine zweite Beraterin oder ein Werkstudent dazukommt. Wir vereinbaren 12 Monate Mindestlaufzeit, eingerichtet wird ohne Aufpreis. Der Server läuft auf den Namen Ihres Büros bei netcup und kostet dort ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot richtet sich nur an Unternehmer. Fragen im Alltag beantworten wir nach Aufwand zu 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., berechnet je angefangener Viertelstunde.

Ob sich der Tresor für Ihr Büro lohnt, klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), wahlweise per Telefon oder Video.

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