Die Häuser bleiben, die Gremien wechseln
Eine Wohnungsgenossenschaft verwaltet Wohnungen, die ihr selbst gehören. Sie wird nicht auf Zeit bestellt und gibt keine Objekte an einen Nachfolger ab. Kundenkonten bei Stadtwerken, das Portal des Messdienstes und die Bankkonten bleiben also dauerhaft bei ihr. Wechseln können die Menschen: Die Generalversammlung wählt Vorstand und Aufsichtsrat, sofern die Satzung den Vorstand nicht auf anderem Weg bestellt, und viele Vorstände arbeiten ehren- oder nebenamtlich.
In der Jahresstatistik des Spitzenverbands GdW meldeten die 1.731 dort organisierten Wohnungsbaugenossenschaften zum 31.12.2024 zusammen 3.863 Vorstände und Geschäftsführer, davon 1.949 ehren- oder nebenamtlich. 840 dieser Genossenschaften haben höchstens 500 eigene Wohnungen. Alle 1.731 zusammen beschäftigen ohne die Vorstände 24.677 Menschen, 6.145 davon als Arbeiter, Handwerker oder Hausmeister.
Verwaltet Ihre Genossenschaft zusätzlich Eigentümergemeinschaften für Dritte, gelten für diesen Teil die Regeln einer Hausverwaltung mit Bestellung auf Zeit und Übergabe an den Nachfolger. Das steht auf der Seite für Hausverwaltungen und wird hier nicht wiederholt.
Vorstand: gemeinsam vertreten, getrennt anmelden
Nach § 24 GenG besteht der Vorstand einer Genossenschaft aus zwei Personen, die Satzung kann mehr festsetzen. Nur bei höchstens 20 Mitgliedern darf sie eine einzelne Person vorsehen. Nach § 25 GenG sind die Vorstandsmitglieder „nur gemeinschaftlich zur Vertretung der Genossenschaft befugt“, wenn die Satzung nichts anderes bestimmt.
Beim Onlinebanking bekommt deshalb am besten jedes Vorstandsmitglied einen eigenen Zugang und gibt Zahlungen mit dem eigenen Verfahren frei. Die PIN dazu gehört nicht in den Tresor der Genossenschaft, auch nicht in den persönlichen Bereich. Der Grund liegt in unserer Einrichtung: Wir schalten die Kontowiederherstellung für alle Mitglieder der Organisation ein, damit ein vergessenes Master-Passwort nicht alle Einträge einer Person sperrt. Wer diese Wiederherstellung bedienen darf, kommt damit auch an den persönlichen Tresor eines anderen.
Die Onlinebanking-Bedingungen einer Bank, die wir gelesen haben (Stand Oktober 2025), verlangen, die PIN geheim zu halten. Im Tresor wäre sie für den Verwalter der Organisation erreichbar und läge damit nicht mehr allein beim Vorstandsmitglied. Lesen Sie die Bedingungen Ihrer eigenen Bank nach.
In die Sammlung des Vorstands gehört trotzdem einiges: welche Konten es bei welcher Bank gibt und wer dafür freigeschaltet ist, die Zugänge zu Verträgen mit Versicherungen und Dienstleistern und die Anmeldung beim Mitgliederbereich Ihres Prüfungsverbands, falls er einen anbietet. Ein nebenamtliches Vorstandsmitglied, das abends von zu Hause arbeitet, öffnet diese Sammlung mit seinem eigenen Konto und braucht keine Zettel aus der Geschäftsstelle.
Aufsichtsrat: eigene Konten und eine bewusste Grenze
Der Aufsichtsrat besteht nach § 36 GenG aus drei von der Generalversammlung gewählten Personen, die Satzung kann mehr festsetzen. Seine Mitglieder dürfen nach § 37 GenG nicht zugleich dem Vorstand angehören. Nach § 38 GenG hat er „den Vorstand bei dessen Geschäftsführung zu überwachen“ und darf dafür die Bücher und Schriften einsehen. Seine Mitglieder „können ihre Aufgaben nicht durch andere Personen wahrnehmen lassen“.
Ein gemeinsames Konto „Aufsichtsrat“ mit einem Passwort für alle passt dazu nicht. Jedes Mitglied bekommt im Tresor ein eigenes Konto mit eigenem Master-Passwort und eigenem zweiten Faktor. Die Geschäftsstelle lädt die Mitglieder ein wie Mitarbeiter, und weil es keine Nutzergrenze gibt, kostet das nichts extra. Sie gibt ihnen nur die Sammlung des Gremiums frei, etwa mit dem Zugang zum Ablageort der Sitzungsunterlagen und dem Konto beim Videodienst für Sitzungen.
Eine Einschränkung sollten Sie kennen. Die Organisation im Tresor verwaltet in der Regel der Vorstand oder jemand aus der Geschäftsstelle. Wer sie als Eigentümer oder Administrator verwaltet, kommt über die Verwaltungsansicht an alle Sammlungen, auch an die des Aufsichtsrats, und kann über die Kontowiederherstellung das Konto eines Aufsichtsratsmitglieds übernehmen. Der Aufsichtsrat hat dafür eigene Wege zum Prüfer: Nach § 57 GenG zeigt der Prüfungsverband dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats den Beginn der Prüfung an, und der Prüfer soll ihn unverzüglich unterrichten, wenn ihm sofortige Maßnahmen des Aufsichtsrats nötig erscheinen. Soll ein Zugang des Aufsichtsrats für den Vorstand keinesfalls erreichbar sein, etwa ein eigenes Postfach des Vorsitzenden, gehört er nicht in den Tresor der Genossenschaft.
Prüfungsverband: Einsicht ohne geliehene Anmeldung
Jede Genossenschaft muss nach § 54 GenG einem Prüfungsverband angehören. Geprüft wird nach § 53 GenG mindestens in jedem zweiten Geschäftsjahr, ab einer Bilanzsumme von mehr als 2 Mio. € jedes Jahr. Nach § 57 GenG muss der Vorstand dem Prüfer Einsicht in Bücher und Schriften gewähren und die nötigen Auskünfte geben.
Wie der Prüfer an Ihre Daten kommt, steht dort nicht. Soll er in Ihrer wohnungswirtschaftlichen Software lesen, legen Sie ihm dort einen eigenen Benutzer mit Leserechten an, sofern die Software das erlaubt, statt ihm die Anmeldung Ihrer Buchhalterin zu geben. Nach dem Abschlussgespräch mit Vorstand und Aufsichtsrat deaktiviert die Person, die die Software betreut, diesen Benutzer wieder. Einzelne Kennwörter, etwa für ein verschlüsseltes Archiv mit Belegen, schicken Sie über einen sicheren Link aus dem Tresor mit Ablaufdatum und begrenzter Zahl der Abrufe. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.
Mitgliederwesen, Mitgliederportal und Generalversammlung
Der Vorstand führt nach § 30 GenG die Mitgliederliste mit Name und Anschrift jedes Mitglieds und der Zahl seiner weiteren Geschäftsanteile. Führt die Geschäftsstelle sie in derselben Software wie Nutzungsverträge und Mieten, hängt an einer Anmeldung die Anschrift jedes Mitglieds. Bietet die Genossenschaft ihren Mitgliedern ein Portal oder eine App für Schadensmeldungen und Dokumente, gehört das Administratorkonto dafür der Genossenschaft und läuft auf ein Funktionspostfach, nicht auf die Mitarbeiterin, die es eingeführt hat.
Die Generalversammlung darf nach § 43b GenG auch virtuell oder hybrid stattfinden oder im gestreckten Verfahren, bei dem die Mitglieder nach der Erörterung schriftlich oder elektronisch abstimmen. Über die Form entscheiden Vorstand und Aufsichtsrat gemeinsam. Das Konto beim Anbieter für Video oder Abstimmung brauchen dann Geschäftsstelle und Versammlungsleitung am selben Abend. Es gehört in die Sammlung für Gremien, mit dem Bestätigungscode beim Eintrag, wenn der Anbieter eine Authenticator-App unterstützt. Wie das bei mehreren Personen funktioniert, erklärt der Ratgeber 2FA-Codes im Team teilen.
Regiebetrieb und Hausmeister
Hausmeister und Handwerker der Genossenschaft brauchen Zugänge zur Heizungsregelung, zur Programmierung der Schließanlage, zur Auftrags-App auf dem Diensthandy und zu den Shops der Großhändler. Für diese Gruppe lässt sich eine Sammlung so freigeben, dass die Apps das Passwort nur ausfüllen und nicht anzeigen. Das verhindert den Zugriff nicht technisch: Wer ausfüllen kann, kann das Passwort mit etwas Aufwand herausfinden. Der Hausmeister meldet sich an der Heizungsregelung dann aber an, ohne das Passwort lesen und auf einen Zettel schreiben zu müssen.
Für Großhändlerkonten und Diensthandys gelten dieselben Regeln wie in einem Handwerksbetrieb. Sie stehen auf der Seite für Handwerksbetriebe.
Sammlungen für eine Genossenschaft
| Bereich | Typische Zugänge | Wer braucht Zugriff |
|---|---|---|
| Vorstand | Kontenübersicht ohne PIN, Versicherungen, Mitgliederbereich des Prüfungsverbands | Vorstandsmitglieder |
| Gremien | Ablage der Sitzungsunterlagen, Videodienst, Anbieter für Abstimmungen | Vorstand, Aufsichtsrat, Versammlungsleitung |
| Mitglieder und Vermietung | Wohnungswirtschaftliche Software, Mitgliederportal als Administrator, Wohnungsinserate | Mitgliederbetreuung, Vermietung |
| Versorgung und Messdienst | Kundenkonten je Liegenschaft, Portal des Messdienstes | Betriebskosten, Technik |
| Regiebetrieb | Heizungsregelung, Schließanlage, Auftrags-App, Großhändler | Hausmeister, Handwerker, Technikleitung |
| Rechnungswesen | Buchhaltung, Lohnabrechnung, Portale der Krankenkassen, ELSTER | Buchhaltung, hauptamtlicher Vorstand |
Wie Sie Einträge an Kolleginnen weitergeben, ohne sie per E-Mail zu verschicken, beschreibt der Ratgeber Passwörter im Team teilen. Wer den Tresor öffnet, ob Vorständin oder Hausmeister, braucht dafür sein eigenes Master-Passwort. Am Tresor gilt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren der Organisation richten den zweiten Faktor selbst ein.
Beispiel: Vorstandswechsel im Prüfungsjahr
Eine erfundene Genossenschaft mit 430 Wohnungen: ein hauptamtlicher Vorstand, eine nebenamtliche Vorständin, die hauptberuflich Bauingenieurin ist, fünf Beschäftigte in der Geschäftsstelle, zwei Hausmeister und ein Maler im Regiebetrieb, ein Aufsichtsrat mit drei Mitgliedern.
Im Juni scheidet die nebenamtliche Vorständin nach zwei Amtszeiten aus, im September beginnt die Prüfung durch den Verband. Bisher lagen die Zugänge des Vorstands in einer Tabelle auf ihrem Laptop. Nach der Umstellung liegen sie in der Sammlung „Vorstand“. Ihr Nachfolger bekommt ein eigenes Konto, der hauptamtliche Vorstand als Eigentümer der Organisation im Tresor gibt ihm die Sammlung frei, und die Bank richtet ihn als neuen Teilnehmer ein. Das Konto der Vorständin sperrt der hauptamtliche Vorstand an ihrem letzten Amtstag und ändert danach die Passwörter in „Vorstand“, die sie kannte. Der Prüfer bekommt einen eigenen Lesezugang in der Software und das Kennwort für das Belegarchiv per sicherem Link.
Wenn jemand Amt oder Stelle abgibt
Endet eine Amtszeit im Vorstand oder Aufsichtsrat, sperrt der Verantwortliche das Konto im Tresor. Danach ändern Sie die Passwörter der Sammlungen, die die Person sehen konnte. Beim Vorstand kommen die Bankzugänge dazu, die Sie bei jeder Bank einzeln beenden lassen. Bei Hausmeistern prüfen Sie zusätzlich, welche Codes der Schließanlage und der Heizungsregelung die Person kannte. Die übrigen Schritte stehen in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht. Führt ein hauptamtlicher Vorstand die Organisation im Tresor als Eigentümer, kann er einer Vertrauensperson für den Fall seines plötzlichen Ausfalls den Notfallzugang einräumen. Sie übernimmt dann nach einer Wartezeit sein Konto, mehr dazu im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.
Genossenschaften mit Spareinrichtung haben nach Angaben des GdW eine Erlaubnis der BaFin für die Hereinnahme von Spareinlagen und sind damit formal Kreditinstitute. Welche Anforderungen der Bankenaufsicht dann für ihre IT gelten, behandelt diese Seite nicht.
Kosten für Ihre Genossenschaft
Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., egal wie viele Beschäftigte, Vorstände und Aufsichtsräte ein Konto haben, bei 12 Monaten Mindestlaufzeit. Die Einrichtung ist enthalten. Den Server mietet die Genossenschaft auf eigenen Namen bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer. Gesichert wird der Tresor nur mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt., ohne das Paket exportieren Sie selbst. Hilfe im Alltag ist nicht im Preis und kostet 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., abgerechnet je angefangener Viertelstunde.
Ob der Tresor zu Ihrer Genossenschaft passt, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.
Anlaufstellen
| Pflichtprüfung | Genossenschaftlicher Prüfungsverband (§ 54 GenG) |
|---|---|
| Bankerlaubnis bei Spareinrichtung | BaFin |
Quellen: § 25 GenG: Vertretung durch den Vorstand; § 38 GenG: Aufgaben des Aufsichtsrats; § 53 GenG: Pflichtprüfung; § 57 GenG: Prüfungsverfahren; § 43b GenG: Formen der Generalversammlung. Stand: 14.10.2026.