Hausverwaltungen in Gelsenkirchen: Zugänge, wenn die Stadt nachfragt

Kleine, alte Mehrfamilienhäuser und 6,37 Prozent Leerstand

Der Wohnungsmarktbericht 2024 der Stadt Gelsenkirchen zählt für 2023 genau 144.215 Wohnungen in 40.509 Gebäuden. 96.047 davon liegen in Mehrfamilienhäusern, weitere 15.558 in Häusern, die auch gewerblich genutzt werden. Ein Mehrfamilienhaus hat im Median fünf Wohnungen. 72,1 Prozent der Gebäude stammen aus der Zeit vor 1970.

Leer standen nach einer Auswertung von Stromzählern im Jahr 2024 genau 9.190 Wohnungen, 6,37 Prozent. Der Zensus 2022 kam mit einer anderen Methode auf 5,4 Prozent. Beide Werte liegen nach dem Bericht deutlich über den 3 Prozent, die für Umzüge und Sanierungen als Reserve gelten.

Problemimmobilien: Die Wohnungsaufsicht beobachtet über 600 Immobilien

Etwa 2.000 Immobilien hat die Stadt laut Bericht im Blick, weil sie selbst als Problemimmobilie gelten oder für die Entwicklung ihres Quartiers wichtig sind. Die städtische Wohnungsaufsicht achtet stärker darauf, wie die Häuser bewirtschaftet werden, und hält so über 600 Immobilien nach (Stand des Berichts: Dezember 2024).

Für Verwalter ist dabei § 16 des Wohnraumstärkungsgesetzes NRW wichtig. Danach müssen auch Verwalterinnen und Verwalter der Gemeinde unentgeltlich Auskunft geben und Unterlagen vorlegen, soweit es im Einzelfall erforderlich ist. Herangezogen werden sollen Verwalter aber nur, wenn sich der Sachverhalt so einfacher oder schneller klären lässt. Welche Daten die Gemeinde dafür erheben darf, zählt § 22 Abs. 3 auf, darunter Mietverträge, die Zahl der Bewohner und Belege über die Mietzahlungen.

Solche Unterlagen stecken in der Verwaltungssoftware und im digitalen Archiv. Kommt eine Anfrage, während die zuständige Sachbearbeiterin fehlt, muss ihre Vertretung mit einem eigenen Benutzer dort hineinkommen. Kennt nur die Sachbearbeiterin das Passwort des Archivs, wartet die Antwort, bis sie zurück ist. Dieser Abschnitt erklärt das Gesetz und ist keine Rechtsberatung.

Was in die Sammlungen gehört und was draußen bleibt

Den Administratorzugang der Verwaltungssoftware und des Archivs legen Sie in eine Sammlung nur für die Leitung, denn damit lassen sich Benutzer anlegen und zurücksetzen. Jede Mitarbeiterin bekommt in der Software einen eigenen Benutzer, dessen Passwort in ihrem persönlichen Bereich im Tresor liegen kann. Kundenkonten bei Versorgern und Inseratsportalen, die Sie im Auftrag eines Vermieters führen, kommen in eine eigene Sammlung je Eigentümer.

Nicht in den Tresor gehören das Servicekonto eines Eigentümers bei der Stadt und seine Bankzugänge. Muss Ihr Büro dort etwas erledigen, dann mit einem eigenen Konto und einer Vollmacht, wo das Amt sie vorsieht. Hausgeldkonten und Onlinebanking stehen weder in einer Sammlung noch im persönlichen Bereich, jede Person mit Zahlungsfreigabe hat einen eigenen Zugang (Onlinebanking mit Mitarbeitern). Eigentümer und Verwaltungsbeiräte bekommen kein Konto im Tresor, was sie brauchen, schicken Sie als sicheren Link mit Ablaufdatum.

Beispiel: eine Anfrage der Wohnungsaufsicht während einer Kur

Ein erfundener Fall: Eine Verwaltungs-GmbH mit Geschäftsführer, Prokuristin, zwei Mietverwalterinnen, einem Buchhalter und einem Auszubildenden betreut 23 Gemeinschaften und vermietet für 35 private Eigentümer deren Häuser, fast alle mit vier bis sechs Wohnungen und vor 1970 gebaut. Für eines dieser Häuser fragt die Wohnungsaufsicht nach Mietverträgen und Bewohnerzahlen, mit Frist. Die zuständige Mietverwalterin ist drei Wochen in Kur. Bisher meldeten sich alle mit demselben Konto in der Verwaltungssoftware an, und das Passwort des Archivs kannte nur sie.

Heute hat jede Person einen eigenen Benutzer in Software und Archiv. Der Geschäftsführer ist Eigentümer der Organisation im Tresor und weist der zweiten Mietverwalterin für die Zeit der Kur die Sammlungen ihrer Kollegin zu. Sie findet die Mietverträge mit ihrem eigenen Benutzer, gibt die Auskunft fristgerecht, und nach der Rückkehr nimmt der Geschäftsführer die Zuweisung wieder heraus. Wie Sie Vertretungen sonst ordnen, steht unter Urlaubsvertretung.

Ein Jahr später verkauft einer der Eigentümer sein Haus, und die Mietverwaltung endet. Die Mietverwalterin schickt ihm Stromkonto und Inseratskonto als sicheren Link mit Ablaufdatum, er ändert die Passwörter, danach löscht der Geschäftsführer die Sammlung.

Seinen Notfallzugang hat der Geschäftsführer der Prokuristin eingeräumt, die die Firma ohnehin vertritt. Übernimmt sie nach der vereinbarten Wartezeit sein Konto, ist sie Eigentümerin der Organisation, kommt an jede Sammlung und kann Konten wiederherstellen, wie es der Ratgeber zum Notfallzugriff beschreibt.

Erlaubnis, Kammer und unser Angebot

Die Erlaubnis nach § 34c GewO erteilen in Nordrhein-Westfalen die Ordnungsbehörden der Kreise und kreisfreien Städte. In Gelsenkirchen ist das die Abteilung Gewerbe im Referat Öffentliche Sicherheit und Ordnung, Bochumer Straße 12-16, Besuche dort nur mit Termin. Gewerbetreibende sind Mitglied der IHK Nord Westfalen, die neben Münster einen Standort in der Stadt hat.

Wie WEG- und Mietverwaltungen ihre Zugänge allgemein ordnen, auch beim Verwalterwechsel, steht auf der Branchenseite für Hausverwaltungen. Wohin Sie eine Datenpanne melden, finden Sie unter Passwort-Manager in Nordrhein-Westfalen.

Ihre Verwaltung mietet einen kleinen Server bei netcup auf den eigenen Namen, wir richten den Tresor per Fernwartung ein und halten ihn aktuell. Im Tresor gilt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Die Einträge sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Mit dem Angebot erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ob die Sammlungen aus dem Beispiel zu Ihrem Bestand passen, besprechen wir telefonisch oder als Videotermin im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Gelsenkirchen