Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Dortmund: WEG und Mietverwaltung

332.422 Wohnungen, die Hälfte in Häusern mit drei bis neun Einheiten

Der Wohnungsmarktbericht 2026 des Amts für Wohnen zählt zum 31.12.2024 in Dortmund 332.422 Wohnungen, 76,6 Prozent davon in Mehrfamilienhäusern. Die Hälfte aller Wohnungen liegt in Gebäuden mit drei bis neun Wohnungen, nur 22 Prozent in Häusern mit zehn und mehr. Fast die Hälfte des Bestands stammt aus der Zeit des Wiederaufbaus nach dem Zweiten Weltkrieg.

Für Ende 2025 wertet der Bericht die Grundsteuerdatei der Stadt aus: Rund 62.000 Liegenschaften sind dort als Eigentumswohnung gekennzeichnet. 41 Prozent nutzen die Eigentümer selbst, etwas mehr als die Hälfte ist vermietet. Eine Verwaltung kann deshalb dasselbe Haus zweimal betreuen: als WEG-Verwaltung für die Gemeinschaft und als Mietverwaltung für einzelne Kapitalanleger. Wie viele Eigentümergemeinschaften es in der Stadt gibt, weist der Bericht nicht aus.

Zwei Auftraggeber, zwei Arten von Zugängen

Legen Sie für die Zugänge der Gemeinschaft und für die Zugänge eines einzelnen Vermieters getrennte Sammlungen an, auch wenn beide dasselbe Haus betreffen. Zur Gemeinschaft gehören etwa das Portal des Messdienstleisters für das ganze Haus, die Steuerung der Heizung und die Schließanlage. Zum vermieteten Sondereigentum gehören das Konto beim Inseratsportal für die Neuvermietung, die Zugänge zum Mieterportal und Versorgerkonten, die auf den Eigentümer laufen.

Kündigt ein Kapitalanleger die Mietverwaltung, während die WEG-Verwaltung weiterläuft, löscht oder übergibt die Verwaltung genau eine Sammlung und lässt den Rest unberührt. Bei einem Wechsel der WEG-Verwaltung ist es umgekehrt, die Übergabe an den Nachfolger beschreibt die Seite Passwort-Manager für Hausverwaltungen. Für die Bankkonten der Gemeinschaften gibt es keinen Eintrag im Tresor. Jede Person, die Zahlungen freigibt, hat ihren eigenen Bankzugang (Onlinebanking mit Mitarbeitern).

Erlaubnis nach § 34c GewO beim Ordnungsamt an der Olpe

Wer in Dortmund gemeinschaftliches Eigentum oder für Dritte Mietwohnungen verwaltet, beantragt die Erlaubnis beim Ordnungsamt der Stadt, Abteilung 32/4-3 in der Olpe 1, Termine nur nach Vereinbarung. Die Gebühr liegt je nach Aufwand zwischen 420 und 3.500 Euro. Bei einer GmbH stellt die Gesellschaft den Antrag, bei einer GbR braucht jeder geschäftsführungsberechtigte Gesellschafter eine eigene Erlaubnis.

Den Antrag kann man auch online im Wirtschafts-Service-Portal.NRW stellen, die Stadt rät aber dringend zu einem Beratungstermin vorher. Personen- und Kapitalgesellschaften melden sich dort mit Mein Unternehmenskonto an, also mit einem ELSTER-Organisationszertifikat, und der Bescheid landet im Postfach genau des Zertifikats, mit dem der Antrag gestellt wurde. Mein Unternehmenskonto empfiehlt für jede Person, die Anträge stellt, ein eigenes Zertifikat. Die Kopien mit Passwort und Sicherheitsantwort legen Sie in eine Sammlung nur für die Geschäftsführung und ihre Vertretung, dann kann die Vertretung einen Bescheid auch abrufen, wenn die zuständige Person krank ist.

Weiterbildung bei der IHK zu Dortmund, Zertifizierung nach WEG

Nach § 34c Abs. 2a GewO bilden sich Wohnimmobilienverwalter und die Beschäftigten, die unmittelbar an der Verwaltung mitwirken, in drei Kalenderjahren 20 Stunden weiter. Die IHK zu Dortmund bietet dafür den Zertifikatslehrgang „Immobilienverwalter (IHK)“ mit 132 Unterrichtseinheiten an, laut IHK erfüllt der Abschluss die Weiterbildungspflicht. Der laufende Durchgang (September 2026 bis Januar 2027) ist nicht mehr buchbar, der nächste ist vom 13. September bis 20. Dezember 2027 angekündigt (Stand 15.10.2026).

Unabhängig davon können Wohnungseigentümer nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG einen zertifizierten Verwalter verlangen. Für kleine Gemeinschaften gibt es eine Ausnahme: weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Eigentümer ist selbst Verwalter, und weniger als ein Drittel der Eigentümer verlangt die Zertifizierung.

Beispiel: eine Verwaltungs-GmbH mit 41 kleinen Gemeinschaften

Ein erfundener Fall: eine GmbH mit einer Geschäftsführerin, zwei WEG-Verwalterinnen, einem Mietverwalter, einer Buchhalterin und einer Auszubildenden zur Immobilienkauffrau. Sie verwaltet 41 Gemeinschaften in Nachkriegshäusern mit meist sechs Wohnungen und für 27 Kapitalanleger deren vermietete Wohnungen. Die Zugänge lagen bisher in einer Tabelle auf dem Laufwerk, und der Mietverwalter nutzte für Inserate das Konto, das eine längst ausgeschiedene Kollegin angelegt hatte.

Alle fünf haben im Tresor die Rolle Benutzer. Heute hat jede WEG-Verwalterin eine Sammlung für ihren Bestand, der Mietverwalter je Kapitalanleger eine eigene, die Buchhalterin „Abrechnung“ mit Hausgeldsoftware und Messdienstportal. Die Auszubildende sieht nur „Empfang“ mit Telefonanlage und Ticketsystem, ohne Aufpreis, weil es keine Nutzergrenze gibt. Das Inseratskonto läuft jetzt auf eine Adresse der Firma und steht in der Sammlung „Vermietung“. Fällt eine Verwalterin aus, weist die Geschäftsführerin, die jeder Sammlung mit Verwaltungsrecht zugewiesen ist, den Bestand für die Vertretung der Kollegin zu und nimmt die Freigabe danach zurück (Urlaubsvertretung).

Neu dazu kommt eine Gemeinschaft mit acht Wohnungen, die bisher ein Eigentümer selbst verwaltet hat. Drei der acht Eigentümer haben einen zertifizierten Verwalter verlangt, damit greift die Ausnahme für kleine Gemeinschaften nicht mehr, und die Gemeinschaft bestellt die GmbH. Der bisherige Verwalter übergibt eine Liste mit den Zugängen zu Heizung, Messdienst und Gebäudeversicherung. Die Geschäftsführerin legt dafür eine neue Sammlung an und weist sie einer WEG-Verwalterin mit Bearbeitungsrecht zu. Diese ändert jedes Passwort, das er kannte, so wie es die Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter auch für eigene Leute vorsieht.

Server auf den Namen der Verwaltung, Erstgespräch per Telefon

Ihre Verwaltung mietet den Server selbst bei netcup, wir richten den Tresor darauf per Fernwartung ein und halten ihn aktuell. Die Einträge Ihres Teams sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist Teil des Angebots. Wie sich Ihr Bestand auf Sammlungen verteilen lässt, besprechen wir telefonisch oder als Videotermin im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

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