Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Dresden: Häuser im Bestand

Ein alter Bestand, kaum neue Wohnungen

Zum Jahresende 2025 zählte die Kommunale Statistikstelle 313.244 Wohnungen in der Stadt. Fertiggestellt wurden 2025 nur 616 neue, 1.041 weniger als im Jahr davor und gerade 0,2 Prozent des Bestands. Für das erste Halbjahr 2026 weisen die vorläufigen Zahlen 49 neue Wohnungen aus. Leer standen zum Stichtag 2025 insgesamt 20.291 Wohnungen, ein Anteil von 6,5 Prozent.

Mehr als vier von zehn Wohnungen stammen aus der Zeit vor 1946, gut ein Viertel sogar von vor 1919. Die größte Gruppe, 40,2 Prozent aller Wohnungen, liegt in Häusern mit sieben bis zwölf Wohnungen. Eine Verwaltung in der Landeshauptstadt betreut also viele kleine Gemeinschaften in alten Häusern, und wenn sie wächst, übernimmt sie in aller Regel Häuser aus dem Bestand, mit gewachsener Technik und Konten, die jemand vor ihr angelegt hat. Welche Zugänge zu so einem Objekt gehören, listet unsere Branchenseite für Hausverwaltungen auf.

Erlaubnis beim Ordnungsamt, Prüfung bei der IHK Dresden

In Sachsen erteilen die Landratsämter und kreisfreien Städte die Erlaubnis nach § 34c GewO, es kommt auf den Hauptsitz des Gewerbes an. Hat die Verwaltung ihren Sitz in der Stadt, ist das Ordnungsamt zuständig, Abteilung Gewerbeangelegenheiten in der Augsburger Straße 3. Die Stadt erhebt dafür eine Rahmengebühr von 202 bis 785 Euro. Wohnimmobilienverwalter weisen zusätzlich eine Berufshaftpflichtversicherung nach.

Die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG nimmt die IHK Dresden am Langen Weg ab, ihre Prüfungsordnung hat die Vollversammlung im Mai 2022 beschlossen. Ablegen kann man die Prüfung vor jeder IHK, die sie anbietet. Für Maklerbüros gibt es eine eigene Seite für Immobilienmakler.

Weiterbildungsnachweise gehören ins Büro

Nach § 34c Abs. 2a GewO bilden sich Verwalter und ihre unmittelbar mitwirkenden Beschäftigten in drei Kalenderjahren 20 Stunden weiter. Die Nachweise müssen nach § 15b Abs. 2 MaBV Name, Datum, Umfang, Inhalt und Bezeichnung der Maßnahme sowie den Anbieter enthalten. Seit dem 24. Juli 2026 hebt die Firma sie drei Jahre lang auf, auf einem dauerhaften Datenträger oder digital, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Schulung. Die Seite der Stadt zur Erlaubnis nennt noch fünf Jahre und das Formular für die frühere Erklärung über die Weiterbildung, beides ist mit dem Bürokratierückbaugesetz entfallen. Das ist eine Zusammenfassung, keine Rechtsberatung.

Nach einem Online-Seminar liegt die Bescheinigung unter Umständen nur im Konto der Teilnehmerin beim Anbieter. Verlässt sie die Firma, fehlt der Nachweis. Laden Sie die Bescheinigungen deshalb gleich herunter und legen Sie sie in der Ablage der Verwaltung ab, nicht im Tresor. Das Anbieterkonto selbst kann im persönlichen Bereich der Mitarbeiterin liegen, wenn es auf sie läuft. Bucht die Firma über ein Firmenkonto, kommt dieser Zugang in die Sammlung des Büros.

Beispiel: fünf Gemeinschaften und eine Excel-Datei per E-Mail

Ein erfundener Fall: Eine Verwaltungs-GmbH mit Geschäftsführer, zwei Objektbetreuerinnen, einer Buchhalterin mit Prokura und einem angestellten Hausmeister betreut 31 Gemeinschaften, fast alle in Häusern mit acht bis zwölf Wohnungen. Zum Jahresbeginn bestellen fünf weitere Gemeinschaften die GmbH, ihr bisheriger Verwalter gibt sein Geschäft auf. Er übergibt Ordner und Beschluss-Sammlungen, die Zugänge schickt er als Excel-Datei per E-Mail. Was gegen solche Dateien spricht, steht im Ratgeber Passwörter in Excel oder im Browser.

Schwerer wiegt etwas anderes: Die Konten bei Messdienst und Versorgern liefen auf die E-Mail-Adresse des Vorgängers. Wird ein Passwort zurückgesetzt, geht die Mail an ihn. Unser Rat für solche Übernahmen: je Gemeinschaft eine eigene Funktionsadresse statt einer Adresse für alle. Die Objektbetreuerin legt deshalb fünf Adressen an, stellt jedes Konto auf die Adresse seiner Gemeinschaft um und ändert dabei das Passwort. Wie sich mehrere Personen ein solches Postfach teilen, erklärt der Ratgeber zum gemeinsamen Postfach. Endet später ein Auftrag, stellt die GmbH nur die Konten dieser einen Gemeinschaft auf den Nachfolger um, die anderen bleiben unberührt.

Im Tresor bekommt jede Gemeinschaft eine Sammlung, die die zuständige Objektbetreuerin sieht. Der Hausmeister hat ein eigenes Konto und sieht nur die Sammlung „Technik“ mit Schließanlage und Heizungsregelung der Häuser, die er betreut. Die Zugangsdaten zu den Hausgeldkonten liegen in keiner Sammlung, Zahlungen gibt die Prokuristin über ihren eigenen Bankzugang frei (Onlinebanking für Mitarbeiter).

Eigentümer der Organisation im Tresor ist der Geschäftsführer, und für den Ernstfall hat er der Prokuristin einen Notfallzugang eingeräumt. Übernimmt sie nach der Wartezeit sein Konto, hat sie seine Eigentümerrolle: Ihr stehen sämtliche Sammlungen der Organisation offen, und sie kann wie er die Konten anderer wiederherstellen. Weil sie die Gesellschaft ohnehin vertreten darf, passt das. Wartezeit und Bestätigung vereinbaren wir mit Ihnen beim Einrichten, mehr dazu im Ratgeber zum Notfallzugriff.

Server auf Ihren Namen, Betreuung aus der Ferne

Der Tresor läuft auf einem kleinen Server, den Ihre Verwaltung bei netcup selbst mietet. Wir richten ihn per Fernwartung ein und halten ihn aktuell, lesen können wir die Einträge nicht. Namen und E-Mail-Adressen Ihrer Nutzer sehen wir, dafür schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wer in Sachsen die Aufsicht über den Datenschutz führt, finden Sie auf der Seite für Sachsen. Über Ihren Bestand sprechen wir gern: Das kostenlose Erstgespräch (15 Minuten) führen wir am Telefon oder im Videogespräch.

Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Dresden