Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Leipzig: Zugänge je Wohnung

361.925 Wohnungen, die meisten in Mehrparteienhäusern

Ende 2024 gab es in der Stadt Leipzig laut Statistischem Landesamt 361.925 Wohnungen in 64.055 Wohngebäuden. In den 35.009 Ein- und Zweifamilienhäusern liegen höchstens 70.018 davon. Gut vier Fünftel der Wohnungen, mindestens 291.907, liegen also in den übrigen 29.046 Wohngebäuden mit drei und mehr Wohnungen oder in Gebäuden, die überwiegend anders genutzt werden.

Wie viele dieser Häuser eine Verwaltung betreut, weist die Statistik nicht aus. Für jedes, das eine Verwaltung übernimmt, kommen eigene Zugänge dazu: Versorger, Messdienst, Aufzugsnotruf, Heizungsregelung. Welche Zugänge in einer Verwaltung typischerweise zusammenkommen, steht auf der Branchenseite Passwort-Manager für Hausverwaltungen.

Mehr als die Hälfte der Wohnungskäufer wohnt anderswo

Der Gutachterausschuss der Stadt zählt im Grundstücksmarktbericht mit Stichtag 01.01.2026 für das Jahr 2025 insgesamt 5.163 Kaufverträge über Sondereigentum, bei einem Auswertestand vom 31.01.2026. Er wertet auch aus, wo die Käufer von Eigentumswohnungen wohnen. Beim Wiederverkauf sanierter Altbauwohnungen, mit 2.178 ausgewerteten Verträgen der größte Teilmarkt, kamen 47,1 Prozent der Käufer aus der Stadt selbst und 51,5 Prozent aus dem übrigen Deutschland. Im Erstverkauf sanierter Altbauwohnungen wohnten 96,9 Prozent der Käufer außerhalb.

Jedes Jahr wechseln also Tausende Wohnungen den Eigentümer, und ein großer Teil der neuen wohnt nicht in der Stadt. Wer neben der Gemeinschaft auch einzelne Wohnungen für deren Eigentümer vermietet, führt Zugänge, die zu genau einer Wohnung gehören. Konten des Eigentümers bei Ämtern und Banken, etwa sein Servicekonto oder sein Bankzugang, gehören nicht in den Tresor der Verwaltung. Wo das Amt oder die Bank es vorsieht, arbeitet sie dort mit einem eigenen Konto und einer Vollmacht des Eigentümers. Beim Verkauf gibt die Verwaltung die Zugänge der Wohnung dem Eigentümer zurück, der dafür selten ins Büro kommt. Eine E-Mail mit den Kennwörtern im Klartext bleibt dann in zwei Postfächern liegen.

Erlaubnis bei der Gewerbebehörde, Prüfung bei der IHK

Wer das gemeinschaftliche Eigentum von Wohnungseigentümern oder für Dritte Mietverhältnisse über Wohnräume verwaltet, braucht nach § 34c Abs. 1 GewO eine Erlaubnis. Die Mietverwaltung einzelner Wohnungen fällt also genauso darunter. Zuständig ist die Behörde am Sitz des Unternehmens, laut IHK zu Leipzig für Firmen in der Stadt die Gewerbebehörde der Stadt Leipzig. Den Antrag kann man auch online über Amt24 stellen. Die Verwaltung von Gewerbeimmobilien ist nach Darstellung der IHK nicht erlaubnispflichtig.

Beschäftigte brauchen keine eigene Erlaubnis. Wer unmittelbar an der Verwaltung mitwirkt, muss sich aber nach § 34c Abs. 2a GewO in drei Kalenderjahren 20 Stunden weiterbilden. Die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nimmt die IHK zu Leipzig ab: 90 Minuten schriftlich in elektronischer Form, dann mündlich mit bis zu fünf Prüflingen zugleich und mindestens 15 Minuten je Person. Für Maklerbüros gibt es die Seite Passwort-Manager für Immobilienmakler.

Beispiel: WEG-Verwaltung mit Mietverwaltung für auswärtige Eigentümer

Ein erfundener Fall: Eine Verwaltungs-GmbH mit einer Geschäftsführerin, zwei Objektbetreuern, einer Mietbuchhalterin und einer Auszubildenden betreut 19 Gemeinschaften in sanierten Altbauten. Für 85 Wohnungen daraus übernimmt sie im Auftrag der Eigentümer die Vermietung. Die Zugänge zu diesen Wohnungen, etwa das Kundenkonto beim Stromversorger für die Zeit eines Leerstands, standen bisher in einer Tabelle auf dem Gruppenlaufwerk. Eigentümer bekamen Kennwörter per E-Mail.

Die Geschäftsführerin sieht als Eigentümerin der Organisation zusätzlich alle Sammlungen. Verkauft ein Eigentümer aus Süddeutschland seine Wohnung, schickt ihm die Mietbuchhalterin die Zugänge dieser Wohnung als sicheren Link mit Ablaufdatum und einem einzigen Abruf. Er ändert die Kennwörter seiner Verträge danach selbst. Anschließend löscht sie den Eintrag. Für die Mietkonten gibt es keinen Eintrag im Tresor. Wer Zahlungen freigibt, hat bei der Bank einen eigenen Zugang (Onlinebanking für Mitarbeiter). Warum Kennwörter auch im eigenen Büro nicht per Mail oder Messenger wandern sollten, erklärt der Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Die Geschäftsführerin ist Eigentümerin der Organisation und räumt dem älteren Objektbetreuer einen Notfallzugang ein. Übernimmt er nach der vereinbarten Wartezeit ihr Konto, hat er ihre Eigentümerrolle und kommt an alle Sammlungen, auch an „Geschäftsführung“, die ihm sonst verschlossen ist. Deshalb liegen dort nur Zugänge, die er im Ernstfall nutzen darf. Den Ablauf legen wir bei der Einrichtung fest. Verlässt jemand das Büro, sperrt die Geschäftsführerin das Konto, und das Team ändert die Passwörter der betroffenen Sammlungen, wie es die Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter vorsieht.

Server auf den Namen der Verwaltung

Der Server läuft bei netcup und ist auf Ihre Verwaltung gemietet. Wir halten ihn von Dresden aus per Fernwartung aktuell, den Inhalt der Einträge können wir dabei nicht einsehen. Für die Namen und E-Mail-Adressen Ihres Teams, die wir sehen, gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Datenschutz-Aufsicht des Freistaats und die Anlaufstelle der Polizei für Firmen nennt die Seite Passwort-Manager in Sachsen. Ob der Tresor zu Ihrem Bestand passt, klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) per Telefon oder Video-Anruf.

Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Leipzig