Gut ein Viertel der Mietwohnungen steht in Eigentümergemeinschaften
Für 2024 zählt das Wohnungsmarktprofil 2025 der NRW.BANK in der Stadt 170.809 Wohnungen, 66,9 Prozent davon in Mehrfamilienhäusern. Nach der Gebäude- und Wohnungszählung vom 15. Mai 2022 verteilen sich die Mietwohnungen so auf die Eigentümer der Häuser:
| Eigentümer des Gebäudes | Anteil der Mietwohnungen | NRW |
|---|---|---|
| Privatpersonen | 38,9 % | 50,3 % |
| Wohnungseigentümergemeinschaft | 26,7 % | 18,6 % |
| Wohnungsunternehmen | 14,7 % | 15,0 % |
| Organisationen ohne Erwerbszweck | 6,2 % | 1,4 % |
Mehr als jede vierte Mietwohnung liegt also in einem Haus einer Eigentümergemeinschaft, im Land knapp jede fünfte. Eine WEG-Verwaltung hat es deshalb in vielen Häusern mit Eigentümern zu tun, die selbst vermieten und Unterlagen, Ablesewerte oder einen Handwerkertermin von ihr brauchen. Diese Eigentümer und die Verwaltungsbeiräte bekommen kein Konto im Tresor Ihrer Verwaltung. Was sie brauchen, schicken Sie ihnen als sicheren Link mit Ablaufdatum.
Den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung soll der Verwaltungsbeirat nach § 29 Abs. 2 WEG vor der Beschlussfassung prüfen. Liegen die Belege als verschlüsselte PDF-Mappe bereit, geht das Kennwort getrennt davon per sicherem Link an den Beiratsvorsitz, wie es der Ratgeber Kennwort einer verschlüsselten PDF übermitteln beschreibt.
Kurzzeitvermietung: Wohnraum-ID und Belegungskalender im Bauportal
Seit dem 9. September 2022 gilt die Wohnraumschutzsatzung der Stadt. Wer Wohnraum kurzzeitig vermietet, muss das laut Merkblatt des Amts für Wohnungswesen und Quartiersentwicklung vom ersten Tag an anzeigen, und zwar mit einer Wohnraum-ID aus dem Bauportal des Landes. Bis 90 Tage im Kalenderjahr braucht es keine Genehmigung, bei Wohnraum, den Studierende gemietet haben, bis 180 Tage. Jede Belegung gehört spätestens am zehnten Tag nach der Anreise in den Belegungskalender, sonst kann die Stadt die ID löschen lassen.
Für den Onlinedienst braucht man ein Servicekonto als Privatperson oder Unternehmen. Gehört die Wohnung einer Firma, ist im Unternehmenskonto in der Regel Administrator, wer es angelegt hat, und er gibt einzelnen Mitarbeitern den Dienst frei. Die Wohnraum-ID erlischt, sobald die anzeigende Person nicht mehr persönlich nutzungsberechtigt ist. Sie hängt also am Eigentümer oder Mieter und nicht an Ihrem Büro.
Die Zugangsdaten zum Servicekonto eines Eigentümers gehören nicht in den Tresor Ihrer Verwaltung, auch nicht in eine Sammlung nur für die Leitung. Soll Ihr Büro den Belegungskalender führen, dann mit einem eigenen Konto der Verwaltung und einer Vollmacht des Eigentümers, wo das Amt das vorsieht. Ob und wie das hier geht, regeln weder das Merkblatt der Stadt noch die Anleitung des Landes. Klären Sie das mit dem Amt für Wohnungswesen, bevor Sie die Pflege übernehmen.
Erlaubnis im Stadthaus 1, Prüfung bei der IHK Nord Westfalen
Die Erlaubnis nach § 34c GewO erteilt das Ordnungsamt im Stadthaus 1 an der Klemensstraße 10, Vorsprache nur mit Termin. Dem Antrag liegen Auskünfte aus dem Bundeszentralregister und dem Gewerbezentralregister bei, beide beim Meldeamt zu beantragen, dazu eine Bescheinigung in Steuersachen vom Finanzamt und der Nachweis der Berufshaftpflicht.
Seit dem 24. Juli 2026 gilt die Weiterbildungspflicht von 20 Stunden in drei Kalenderjahren nur noch für Wohnimmobilienverwalter und ihre mitwirkenden Beschäftigten. Nach § 15b Abs. 2 MaBV hält der Betrieb die Nachweise drei Jahre vor, auf einem dauerhaften Datenträger oder digital. Die Akademie der IHK Nord Westfalen bietet in Münster unter anderem eine Prüfungsvorbereitung zum WEG-Verwalter an, 40 Unterrichtsstunden für 690 Euro, nächster Durchgang vom 8. bis 12. März 2027. Nach Angabe der IHK zählt sie für die Weiterbildungspflicht.
Die Sachkundeprüfung zum zertifizierten Verwalter legen Prüflinge in Münster als PC-Prüfung ab, die Gesamtprüfung kostet 293 Euro. Anmelden kann sich jede Person laut IHK nur selbst über das Online-Portal, ein Arbeitgeber oder Bildungsträger kann das nicht übernehmen. Das Portalkonto gehört deshalb der Mitarbeiterin und nicht in eine gemeinsame Sammlung.
Beispiel: eine Einzelunternehmerin mit 19 Gemeinschaften und vielen Kapitalanlegern
Ein erfundener Fall: Eine Immobilienfachwirtin verwaltet als Einzelunternehmerin 19 Gemeinschaften, in denen gut die Hälfte der Wohnungen vermietet ist. Für elf Kapitalanleger übernimmt sie zusätzlich die Mietverwaltung. Einer davon vermietet zwei Apartments kurzzeitig an Gastdozenten und führt den Belegungskalender selbst, das Büro erinnert ihn an die Frist. Angestellt sind ein Kaufmann in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft und eine frühere Bankkauffrau, die im März 2027 den Vorbereitungslehrgang besucht und danach die Prüfung ablegen will.
| Sammlung | Zugänge | Wer Zugriff hat |
|---|---|---|
| Gemeinschaften | Heizungssteuerungen, Portale der Messdienste, Notrufportal der Aufzüge | Inhaberin, beide Angestellten |
| je Kapitalanleger eine | Versorgerkonten, Inseratsportal | Inhaberin, Kaufmann als Manager |
| Büro | Verwaltungssoftware, Telefonanlage, Domain und Website | alle drei |
Die Inhaberin ist Eigentümerin der Organisation und als Einzige berechtigt, Konten anzulegen, zu sperren und Master-Passwörter zurückzusetzen. Der Kaufmann pflegt die Sammlungen der Kapitalanleger als Manager mit Verwaltungsrecht, die Bankkauffrau hat die Rolle Benutzer. Bankzugänge der Gemeinschaften und Hausgeldkonten stehen in keiner Sammlung, jede Person mit Zahlungsfreigabe hat ihren eigenen Zugang (Onlinebanking mit Mitarbeitern). Auch die Konten der Kapitalanleger selbst bei Ämtern und Banken stehen in keiner Sammlung. Wo das Amt oder die Bank es vorsieht, hat die Verwaltung dort ein eigenes Konto mit Vollmacht des Eigentümers.
Kündigt ein Kapitalanleger die Mietverwaltung, löscht die Inhaberin dessen Sammlung, nachdem der Eigentümer seine Zugangsdaten zurückbekommen und geändert hat. Verlässt eine angestellte Person das Büro, sperrt die Inhaberin ihr Konto und arbeitet die Checkliste für den Weggang ab.
Weitere Seiten und unser Angebot
Wie Verwaltungen ihre Zugänge nach Objekten ordnen und beim Verwalterwechsel übergeben, erklärt die Branchenseite Passwort-Manager für Hausverwaltungen. Meldewege bei einer Datenpanne nennt die Seite Nordrhein-Westfalen.
Ihre Verwaltung mietet den Server auf eigenen Namen bei netcup und bezahlt ihn dort. Wir richten den Tresor per Fernwartung ein und halten ihn aktuell. Ihre Einträge verschlüsseln die Apps schon auf dem Gerät, als Betreiber können wir sie nicht lesen. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung liegt dem Angebot bei. Ihre Sammlungen gehen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) durch, telefonisch oder als Videotermin.
Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Münster
| Datenschutz-Aufsicht für Firmen | Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen |
|---|---|
| Polizei bei Cyberangriffen auf Firmen | Zentrale Ansprechstelle Cybercrime im Cybercrime-Kompetenzzentrum des LKA NRW |
| Erlaubnis nach § 34c GewO | Stadt Münster, Ordnungsamt, Stadthaus 1, Klemensstraße 10 |
| Wohnraum-ID und Wohnraumschutz | Stadt Münster, Amt für Wohnungswesen und Quartiersentwicklung |
| Prüfung zertifizierter Verwalter | IHK Nord Westfalen, Sentmaringer Weg 61 |
| Wohnungen (2024) | 170.809, davon 66,9 % in Mehrfamilienhäusern |
Wir betreuen Firmen in Münster per Fernwartung aus Dresden. Einrichtung, Updates und Abstimmung laufen über das Internet, das kostenlose Erstgespräch am Telefon oder per Video.
Quellen: NRW.BANK: Wohnungsmarktprofil Münster 2025 (PDF); Stadt Münster: Merkblatt Kurzzeitvermietung (PDF); Stadt Münster, Ordnungsamt: Erlaubnisse nach § 34c Gewerbeordnung; IHK Nord Westfalen: Sachkundeprüfung zertifizierter Verwalter; § 15b MaBV: Weiterbildung. Stand: 15.10.2026.