Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Frankfurt am Main

Gut 92 Prozent der Wohnungen liegen in Häusern mit mehreren Parteien

Zum 31.12.2024 weist das Hessische Statistische Landesamt für die Stadt 411.592 Wohnungen aus. 406.193 davon liegen in 79.745 Wohngebäuden, und nur 32.205 dieser Gebäude haben eine einzige Wohnung. Gut 92 Prozent der Wohnungen in Wohngebäuden befinden sich also in Häusern mit mindestens zwei Wohnungen, im Schnitt kommen rund fünf auf ein Gebäude. Wie viele davon eine Hausverwaltung betreut, weist die Statistik nicht aus.

Jedes verwaltete Haus bringt eigene Kundenkonten mit, bei Versorgern, beim Messdienst und für die Haustechnik. Bei einer Mietverwaltung für Wohnungen kommen die Konten des einzelnen Eigentümers dazu, denn auch sie fällt unter die Erlaubnispflicht für Wohnimmobilienverwalter. Zugangsdaten zu Konten des Eigentümers bei Ämtern und Banken, etwa sein Servicekonto oder sein Bankzugang, gehören nicht in den Tresor der Verwaltung, auch nicht in eine Sammlung nur für die Geschäftsführung. Wo das Amt oder die Bank es vorsieht, arbeitet die Verwaltung mit einem eigenen Konto und einer Vollmacht des Eigentümers. Eine Liste der typischen Zugänge steht auf der Seite Passwort-Manager für Hausverwaltungen.

Die Erlaubnis nach § 34c GewO gibt das Ordnungsamt

Im Bezirk der IHK Frankfurt am Main beantragen Verwaltungen die Erlaubnis bei der Kreisverwaltungsbehörde, in der Stadt also beim Ordnungsamt, Gaststätten- und Gewerbeordnung, Kleyerstraße 86. Es zählt der Betriebssitz. Steht der noch nicht fest, geht der Antrag laut IHK auch an die Behörde am Wohnsitz.

Einen Nachweis fachlicher Qualifikation verlangt das Amt laut IHK nicht. Wohnimmobilienverwalter brauchen aber eine Berufshaftpflichtversicherung, und Führungszeugnis, Auszug aus dem Gewerbezentralregister und Auskunft aus dem Schuldnerverzeichnis dürfen höchstens drei Monate alt sein. Eine GmbH braucht die Erlaubnis selbst. Angestellte, die nicht selbständig tätig sind, brauchen keine eigene. Die IHK beschreibt die Erlaubnis als persönlich und nicht übertragbar.

Weiterbildung bleibt Pflicht, die Nachweise gehören griffbereit

Seit dem 24. Juli 2026 gilt das Gesetz zum Bürokratierückbau in der Gewerbeordnung. Es hat die Weiterbildungspflicht für Makler gestrichen, für Verwalter bleibt sie. In § 34c Abs. 2a GewO stehen nur noch die Wohnimmobilienverwalter: 20 Stunden in drei Kalenderjahren, auch für Beschäftigte, die unmittelbar bei der Verwaltung mitwirken. Die Nachweise hält die Verwaltung nach § 15b MaBV drei Jahre vor, gerechnet ab dem Ende des Jahres der Schulung, auch die ihrer Mitarbeiterinnen.

Fragt ein Eigentümer nach, muss die Verwaltung nach § 11 MaBV unverzüglich Qualifikationen und Weiterbildungen der letzten drei Kalenderjahre nennen, und sie darf dafür auf ihre Website verweisen. Wer diese Angaben dort pflegt, braucht den Zugang zum Redaktionssystem. Legen Sie ihn in die Sammlung des Büros, dann kann auch eine Kollegin die Liste ergänzen, wenn die Geschäftsführerin im Urlaub ist. Mehr dazu im Ratgeber Zugangsdaten für Domain und Website.

Prüfung zum zertifizierten Verwalter bei der IHK

Die IHK Frankfurt am Main prüft schriftlich 90 Minuten am PC oder Tablet in ihrem Haus. Wer alle Themenbereiche besteht, geht in die mündliche Prüfung vor drei Prüfern, die 15 Minuten dauert. Die Gebühr beträgt 305 Euro. Der erste schriftliche Termin auf der Liste der IHK (Stand 15.10.2026) ist der 10.02.2027 mit Anmeldeschluss 10.01.2027, fünf weitere folgen bis November 2027.

Eine Gesellschaft darf sich laut IHK nur dann zertifiziert nennen, wenn ihre tatsächlich verwaltenden Mitarbeiterinnen die Prüfung bestanden haben oder gleichgestellt sind. Dazu zählt die IHK auch, wer Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vorbereitet und dabei im Kontakt mit Eigentümern oder Beirat entscheidet. Befreit sind etwa Immobilienkaufleute und Immobilienfachwirte. Ob jemand zertifiziert ist, sagt die IHK aus Datenschutzgründen nicht, Eigentümer fragen bei der Verwaltung selbst.

Beispiel: eine Objektbetreuerin gründet ihre eigene Verwaltung

Ein erfundener Fall: Eine Verwaltungs-GmbH mit zwei Geschäftsführern und fünf Objektbetreuerinnen betreut 46 Gemeinschaften, fast alle in Mehrfamilienhäusern mit sechs bis zwanzig Einheiten. Eine zertifizierte Objektbetreuerin kündigt, weil sie sich mit eigener Erlaubnis selbständig macht. Zwei ihrer elf Gemeinschaften wollen auf der nächsten Versammlung über einen Wechsel zu ihr abstimmen.

Im Tresor hat jede Gemeinschaft eine eigene Sammlung. Ein Geschäftsführer, im Tresor Eigentümer der Organisation, sperrt an ihrem letzten Tag ihr Konto und weist die elf Sammlungen einer Kollegin zu. Zusammen ändern sie die Passwörter für Versorger, Messdienst und Heizungsregelung, die die Ausscheidende kannte. Ihre Bankzugänge für die Gemeinschaften lässt die GmbH bei jeder Bank einzeln beenden, in einer Sammlung lagen sie nie (Onlinebanking für Mitarbeiter).

Beschließen die zwei Gemeinschaften den Wechsel, bekommt die neue Verwalterin die Zugänge zum Stichtag über sichere Links aus dem Tresor und ändert sie danach selbst. Die GmbH löscht anschließend die beiden Sammlungen. Die Weiterbildungsnachweise der früheren Mitarbeiterin behält sie, weil die Frist aus § 15b MaBV weiterläuft. Weitere Schritte stehen in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht.

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Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Frankfurt am Main