Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Chemnitz: leere Wohnungen

Jede neunte Wohnung leer, die Hälfte davon seit mindestens einem Jahr

Beim Zensus am 15. Mai 2022 zählte das Statistische Landesamt in der Stadt 151.859 Wohnungen. 16.753 davon standen leer, eine Leerstandsquote von 11,0 Prozent. Bei 8.707 leeren Wohnungen dauerte der Leerstand schon zwölf Monate oder länger, 2.646 standen wegen Baumaßnahmen leer. Die durchschnittliche Nettokaltmiete lag bei 5,40 Euro je Quadratmeter.

Auch die Eigentümer sind breit gestreut. 42.934 Wohnungen gehörten Privatpersonen, 29.769 Gemeinschaften von Wohnungseigentümern. Den Rest teilen sich vor allem Genossenschaften, kommunale und private Wohnungsunternehmen. Wer hier für private Eigentümer vermietet, muss damit rechnen, dass Wohnungen lange auf neue Mieter warten. Welche Zugänge zu einem Objekt allgemein gehören, beschreibt die Seite Passwort-Manager für Hausverwaltungen.

Was eine leere Wohnung an Zugängen mitbringt

Solange niemand einzieht, führt die Verwaltung für den Eigentümer Konten, die es bei einer vermieteten Wohnung nicht gibt: das Inserat auf einem Immobilienportal, den Stromvertrag für die Zeit des Leerstands, den Code des Schlüsselkastens für Besichtigungen. Steht eine Sanierung an, brauchen Handwerker über Wochen Zutritt. Versorger- und Inseratskonten, die Sie im Auftrag führen, legen Sie in eine Sammlung je Eigentümer. Zugewiesen ist sie nur, wer seine Wohnungen betreut, daneben sehen sie Eigentümer und Administratoren der Organisation.

Den Schlüsselcode bekommt ein Handwerker am besten über einen sicheren Link mit Ablaufdatum und einem einzigen Abruf statt per SMS. Ist die Arbeit fertig, stellt die Objektbetreuerin einen neuen Code ein und trägt ihn in der Sammlung nach. Wie solche Links funktionieren, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Anders bei Konten des Eigentümers selbst bei Ämtern und Banken, etwa seinem Servicekonto: Solche Zugangsdaten nehmen Sie nicht in den Tresor der Verwaltung, auch wenn ein Eigentümer sie Ihnen schickt. Sieht das Amt es vor, arbeitet die Verwaltung dort mit eigenem Konto und Vollmacht. Auch Hausgeld- und Mietkonten stehen in keiner Sammlung, Zahlungen laufen über eigene Bankzugänge (Onlinebanking für Mitarbeiter).

Erlaubnis bei der Stadt, Weiterbildung nur noch für Verwalter

In Sachsen erteilen die Landkreise und kreisfreien Städte die Erlaubnis nach § 34c GewO. Für eine Verwaltung mit Sitz in der Stadt ist das die Stadt Chemnitz, Anträge nimmt dort die Stelle Gewerbe am Düsseldorfer Platz 1 an. Dieselbe Behörde kontrolliert laut der IHK Chemnitz auch die Weiterbildung. Seit dem 24. Juli 2026 gilt die Weiterbildungspflicht nur noch für Wohnimmobilienverwalter, für Makler ist sie mit dem Gesetz in BGBl. 2026 I Nr. 215 entfallen.

Wohnimmobilienverwalter und ihre unmittelbar mitwirkenden Beschäftigten bilden sich in drei Kalenderjahren 20 Stunden weiter, so steht es in § 34c Abs. 2a GewO. Für den Gewerbetreibenden selbst genügt es nach Satz 3 dieses Absatzes, wenn eine angemessene Zahl von Beschäftigten die Weiterbildung nachweist, die die Aufsicht über die mitwirkenden Personen haben und ihn vertreten dürfen. Nach § 15b MaBV beginnt die Pflicht für Immobilienkaufleute und Geprüfte Immobilienfachwirte drei Jahre nach dem Abschluss, und die Nachweise hebt die Verwaltung drei Jahre auf.

Fragt ein Auftraggeber nach, teilt ihm die Verwaltung nach § 11 MaBV in Textform ihre berufsspezifischen Qualifikationen und die Weiterbildungen der letzten drei Kalenderjahre mit, auch die ihrer mitwirkenden Beschäftigten. Dafür darf sie auf ihre Website verweisen. Wer diese Liste pflegt, braucht den Zugang zum Redaktionssystem, und der gehört in eine Sammlung der Verwaltung statt auf den Rechner einer einzelnen Person. Hintergründe dazu im Ratgeber Domain und Website. Diese Zusammenfassung ist keine Rechtsberatung.

Beispiel: Mietverwaltung mit 31 leeren Wohnungen

Ein erfundener Fall: Eine Verwaltungs-GmbH vermietet 260 Wohnungen für 42 private Eigentümer, die meisten in Gründerzeithäusern. Zum Team gehören die Geschäftsführerin, eine Teamleiterin Vermietung, zwei Objektbetreuer und eine Buchhalterin, dazu ein externer Hausmeisterdienst. 31 Wohnungen stehen leer. Bisher lagen die Codes der Schlüsselkästen in einer Datei auf dem Gruppenlaufwerk, die Logins der Inserate in einer zweiten.

Die Geschäftsführerin ist Eigentümerin der Organisation, die Teamleiterin Administratorin. Beide sehen alle Sammlungen, auch ohne Zuweisung, und können Konten anlegen und sperren. Die Objektbetreuer und die Buchhalterin haben die Rolle Benutzer, der Hausmeisterdienst ebenso, mit eigenem Konto ohne Aufpreis. Für die Sanierung einer Wohnung schickt ein Objektbetreuer dem Maler den Code als sicheren Link, gültig für zwei Tage.

Kündigt ein Eigentümer den Vertrag, schickt die Teamleiterin ihm die Zugänge seiner Wohnungen als sicheren Link und löscht danach seine Sammlung. Verlässt ein Objektbetreuer die GmbH, sperrt die Teamleiterin sein Konto, und das Team ändert die Codes und Passwörter in den Sammlungen seiner Eigentümer. Die übrigen Schritte nennt die Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter.

Tresor auf dem Server der Verwaltung

Ihre Verwaltung mietet einen kleinen Server bei netcup auf den eigenen Namen, wir richten den Tresor darauf per Fernwartung ein und halten ihn aktuell. Lesen können wir den Inhalt der Einträge nicht, er ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Namen und E-Mail-Adressen Ihres Teams und die technischen Protokolle liegen auf dem Server, dafür schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wie viele Sammlungen Ihr Bestand braucht, gehen wir in einem kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) mit Ihnen durch, per Telefon oder Video.

Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Chemnitz