Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Bochum: Mietverwaltung und Leerstand

Drei Viertel der Wohnungen gehören Privatleuten

Der Wohnungsmarktbericht 2024 der Stadt Bochum nennt nach Daten von IT.NRW zum 31.12.2023 genau 201.939 Wohnungen, Wohnheime eingeschlossen. Etwa drei Viertel liegen in Mehrfamilienhäusern, 2023 waren das 24.385 Gebäude mit rund 149.330 Wohnungen. Nach der Schätzung im Bericht vermieten Privatpersonen etwa die Hälfte aller Wohnungen, Wohnungsgesellschaften und Genossenschaften ein Viertel, das letzte Viertel nutzen die Eigentümer selbst. Zusammen gehören damit etwa drei Viertel aller Wohnungen Privatpersonen.

Neue Eigentümergemeinschaften entstehen dagegen kaum. Abgeschlossenheitserklärungen, die vor einer Umwandlung nötig sind, beantragen Eigentümer laut Bericht weniger als 35 Mal im Jahr, etwa 60 Prozent davon für Neubauten. Wer in der Stadt Mietwohnungen verwaltet, arbeitet deshalb oft für private Vermieter, und jeder von ihnen hat eigene Konten bei Versorgern und Portalen.

Wohnraumschutzsatzung: Leerstand über sechs Monate muss angezeigt werden

Seit dem 15. Juli 2025 gilt in Bochum die Wohnraumschutzsatzung. Steht Wohnraum, den der Eigentümer nicht selbst nutzt, absehbar länger als sechs Monate leer, muss er das der Stadt anzeigen, spätestens nach Ablauf der sechs Monate. Das gilt laut den Antworten der Stadt (Stand 04.08.2025) auch während einer Sanierung und wenn sich kein Mieter findet. In der Anzeige stehen die Gründe, und wer keine Mieter findet, muss angemessene Bemühungen um eine Neuvermietung nachweisen.

Eigentümer und Verfügungsberechtigte schicken dafür die „Erweiterte Leerstands-/Abrissanzeige“ an das Amt für Stadtplanung und Wohnen, gern per E-Mail. Das Formular im Serviceportal der Stadt ist für anonyme Hinweise Dritter gedacht. Der Zensus 2022 zählte laut Wohnungsmarktbericht 7.150 leer stehende Wohnungen in der Stadt, 3,6 Prozent, bei etwa der Hälfte war eine laufende oder geplante Baumaßnahme der Grund. Ob der Eigentümer die Anzeige selbst abgibt oder die Verwaltung in seinem Auftrag, legen beide am besten schriftlich fest.

Wegen dieses Nachweises sollten die Konten bei Inseratsportalen auf eine Adresse der Verwaltung laufen und in einer Sammlung liegen, die mehr als eine Person sieht. Dann bleiben Anfragen und Inserate auch dann abrufbar, wenn die zuständige Kollegin krank ist und die Stadt nach den Vermietungsbemühungen fragt.

Erlaubnis beim Ordnungs- und Veterinäramt, Weiterbildung für jede Person einzeln

Die Erlaubnis nach § 34c GewO erteilt in Bochum das Ordnungs- und Veterinäramt im Husemann Karree, Viktoriastraße 14c, zweites Obergeschoss, Vorsprache nur mit Termin. Den Antrag stellen Sie im Serviceportal der Stadt oder im Wirtschafts-Service-Portal.NRW, die Stadt empfiehlt vorher ein Beratungsgespräch. Wohnimmobilienverwalter legen zusätzlich den Nachweis ihrer Berufshaftpflichtversicherung bei. Auskunft zur Erlaubnis gibt außerdem die IHK Mittleres Ruhrgebiet am Ostring.

Nach § 34c Abs. 2a GewO bilden sich Wohnimmobilienverwalter und ihre unmittelbar mitwirkenden Beschäftigten in drei Kalenderjahren 20 Stunden weiter. Seit dem 24. Juli 2026 gilt diese Pflicht nur noch für Verwalter, nicht mehr für Makler. Die Nachweise sammelt der Betrieb nach § 15b MaBV für jede Person mit Namen, Datum und Anbieter und bewahrt sie drei Jahre auf. Bucht eine Verwaltung E-Learning, sollte deshalb jede Person ein eigenes Konto haben, damit die Bescheinigung auf ihren Namen läuft. Das Kennwort dafür gehört in ihren persönlichen Bereich im Tresor, nicht in eine gemeinsame Sammlung.

Beispiel: eine Mietverwaltung für 70 private Vermieter

Ein erfundener Fall: ein Immobilienkaufmann als Inhaber, seine Tochter, ebenfalls Immobilienkauffrau, eine Mitarbeiterin in der Mietbuchhaltung in Teilzeit und ein externer Hausmeisterdienst. Die Firma verwaltet für 70 private Vermieter zusammen 210 Wohnungen, meist in Häusern aus den 1950er- und 1960er-Jahren. Zwei Wohnungen stehen seit dem Frühjahr wegen einer Badsanierung leer, an die Anzeige nach der Satzung hatte zunächst niemand gedacht.

Der Inhaber ist Eigentümer der Organisation, eine zweite Person mit Eigentümer- oder Administratorrolle gibt es nicht. Die Tochter führt als Managerin mit Verwaltungsrecht die Sammlungen „Vermietung“ mit den Inseratsportalen und „Technik“. Die beiden Anzeigen hat sie mit den Eigentümern abgestimmt und per E-Mail an die Stadt geschickt, mit Art und voraussichtlicher Dauer der Sanierung, wie die Stadt es bei Baumaßnahmen verlangt. „Mietbuchhaltung“ sehen nur die Buchhalterin und der Inhaber. Der Hausmeisterdienst hat ein eigenes Konto als Benutzer, ohne Aufpreis, und sieht nur „Technik“ mit den Codes der Schlüsseltresore an den leeren Wohnungen. Die Zugänge zu den Mietkonten stehen nirgends im Tresor, dazu mehr unter Onlinebanking mit Mitarbeitern.

Seinen Notfallzugang hat der Inhaber der Tochter eingeräumt. Übernimmt sie nach der vereinbarten Wartezeit sein Konto, ist sie Eigentümerin der Organisation. Sie kommt dann an alle Sammlungen, auch an „Mietbuchhaltung“, und kann Master-Passwörter anderer Nutzer zurücksetzen. Weil sie den Betrieb in diesem Fall weiterführen würde, passt das (Notfallzugriff auf Firmenpasswörter). Kündigt der Hausmeisterdienst, sperrt der Inhaber dessen Konto, und die Tochter ändert alle Codes in „Technik“.

Vertrag und Erstgespräch

Die Branchenseite Passwort-Manager für Hausverwaltungen erklärt, wie WEG- und Mietverwaltungen ihre Zugänge allgemein ordnen, auch beim Verwalterwechsel. Wohin Sie eine Datenpanne oder einen Angriff melden, steht auf der Landesseite Passwort-Manager in Nordrhein-Westfalen.

Den Server mietet Ihre Verwaltung auf ihren eigenen Namen bei netcup, wir richten den Tresor darauf per Fernwartung ein und halten ihn aktuell. Gespeicherte Einträge verschlüsseln die Apps Ende-zu-Ende auf den Geräten Ihres Teams, im Klartext sehen wir Ihre Passwörter nicht. Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wie sich Ihr Bestand auf Sammlungen verteilen lässt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Bochum