Passwort-Manager für Hausverwaltungen in Bielefeld: Meldungen und Erlaubnis

Mietwohnungen: deutlich mehr in kommunaler Hand als im Land

Das Wohnungsmarktprofil 2025 der NRW.BANK zählt für Bielefeld 175.346 Wohnungen im Jahr 2024, zwei Drittel davon in Mehrfamilienhäusern. Landesweit liegt dieser Anteil bei 57,6 Prozent. Nach der Gebäude- und Wohnungszählung des Zensus vom 15. Mai 2022 gehörten 13,1 Prozent der Mietwohnungen in der Stadt der Kommune oder einem kommunalen Wohnungsunternehmen, im Land nur 5,7 Prozent. Genossenschaften kamen auf 9,5 Prozent.

Auf Privatpersonen entfielen 40,8 Prozent der Mietwohnungen, landesweit sind es 50,3 Prozent. Weitere 18,6 Prozent lagen in Häusern im Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft, also vermietete Eigentumswohnungen, genauso viel wie im Landesschnitt. Privatpersonen und Eigentümergemeinschaften zusammen kommen damit auf knapp 60 Prozent der Mietwohnungen, landesweit auf fast 69 Prozent.

Wohnungsaufsicht: Mängelmeldungen dürfen nicht liegen bleiben

Die Wohnungsaufsicht im Bauamt der Stadt wirkt bei vermieteten Wohnungen darauf hin, dass Mindestanforderungen erfüllt und Missstände beseitigt werden. Tätig wird sie laut Stadt erst, wenn Mieterinnen die Dringlichkeit und den Umfang der Mängel dokumentieren und sich vorher erfolglos an den Vermieter gewandt haben. Vor jedem Antrag auf Wohnungsüberprüfung steht also eine Meldung an den Vermieter oder seine Verwaltung, die nichts bewirkt hat.

Damit das nicht an Urlaub oder Krankheit scheitert, läuft die Adresse für Schadensmeldungen als gemeinsames Postfach der Verwaltung und nicht im persönlichen Postfach einer Sachbearbeiterin. Die Zugangsdaten liegen in einer Sammlung, die alle Verwalterinnen und die Auszubildende sehen, mehr dazu im Ratgeber Gemeinsames Postfach. Wer Urlaub hat, übergibt nach der Checkliste für die Urlaubsvertretung.

Erlaubnis am Ravensberger Park, Anmeldung über das Unternehmenskonto

Die Erlaubnis nach § 34c GewO erteilt das Ordnungsamt, Abteilung Gewerberechtliche Verfahren, am Ravensberger Park 5. Den Antrag stellen Sie online über das Wirtschafts-Service-Portal.NRW, persönlich mit Termin oder über einen Vertreter mit Vollmacht, laut Stadt mindestens vier Wochen vor Beginn der Tätigkeit. Für die Wohnimmobilienverwaltung nennt das Serviceportal der Stadt eine Grundgebühr von 500 Euro für natürliche und 650 Euro für juristische Personen, dazu kommt der Nachweis der Berufshaftpflicht.

Im Wirtschafts-Service-Portal.NRW meldet sich ein Unternehmen mit dem Unternehmenskonto auf Basis von ELSTER an, eine Privatperson mit der BundID. Für das Unternehmenskonto bekommt am besten jede berechtigte Person ein eigenes Zertifikat, wie der Ratgeber zum ELSTER-Organisationszertifikat erklärt. Die Kopien mit Passwort und Sicherheitsantwort legen Sie in eine Sammlung nur für die Geschäftsführung und ihre Vertretung. Die BundID der Geschäftsführerin hängt an ihrer Person und bleibt aus dem Tresor heraus.

Seit Juli 2026: Weiterbildung nur noch für die Verwaltung

Seit dem 24. Juli 2026 müssen sich Immobilienmakler nicht mehr gesetzlich weiterbilden, darauf weist die Stadt im Serviceportal hin. Für Wohnimmobilienverwalter gilt § 34c Abs. 2a GewO weiter: 20 Stunden in drei Kalenderjahren, auch für Beschäftigte, die unmittelbar an der Verwaltung mitwirken. Ein Büro, das vermittelt und verwaltet, führt die Nachweise deshalb nur noch für die Verwaltung.

Die Sachkundeprüfung zum zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG nimmt die IHK Ostwestfalen mehrmals im Jahr ab. Angemeldet wird nur online mit Bestätigung per Mail, und den schriftlichen Teil schreiben die Prüflinge 90 Minuten lang am Tablet. Die Vollprüfung kostet 290 Euro. Laut IHK ersetzt das Zertifikat die Weiterbildung nicht und ist keine Voraussetzung für die Erlaubnis.

Beispiel: ein Maklerbüro mit WEG-Verwaltung

Ein erfundener Fall: Zwei Gesellschafter führen eine GmbH, der eine vermittelt Eigentumswohnungen, die andere verwaltet 21 Gemeinschaften. Dazu kommen eine Immobilienkauffrau, eine Buchhalterin in Teilzeit und eine Auszubildende. Schadensmeldungen gingen bisher an die Adresse der Immobilienkauffrau. Als sie drei Wochen krank war, beantragte ein Mieter die Überprüfung seiner Wohnung, weil auf seine Meldung niemand geantwortet hatte.

Beide Gesellschafter sind Eigentümer der Organisation und sehen damit alle drei Sammlungen, nur sie laden ein, sperren Konten und setzen Master-Passwörter zurück. Die Immobilienkauffrau führt „WEG“ als Managerin mit Verwaltungsrecht, die übrigen haben die Rolle Benutzer. Bankzugänge der Gemeinschaften stehen in keiner Sammlung, jede Person mit Zahlungsfreigabe hat einen eigenen Zugang (Onlinebanking mit Mitarbeitern). Zieht sich der Makler eines Tages aus der Firma zurück, löscht die Verwalterin die Sammlung „Vermittlung“, und der Rest läuft weiter.

Verwalterwechsel, Meldewege und unser Angebot

Die Übergabe von Zugängen an eine nachfolgende Verwaltung beschreibt die Branchenseite Passwort-Manager für Hausverwaltungen. Wohin ein Büro in diesem Land eine Datenpanne oder einen Angriff meldet, steht auf der Landesseite Passwort-Manager in Nordrhein-Westfalen.

Ihr Büro bestellt einen kleinen Server bei netcup und zahlt ihn dort direkt. Darauf installieren wir den Tresor aus der Ferne und spielen Updates ein. Was Ihr Team speichert, verschlüsseln die Apps auf den eigenen Geräten, im Klartext bekommen wir davon nichts zu sehen. Mit dem Angebot erhalten Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ob die drei Sammlungen aus dem Beispiel auch bei Ihnen passen, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), telefonisch oder als Videotermin.

Anlaufstellen für Hausverwaltungen in Bielefeld