Passwort-Manager für Ingenieurbüros: Büro-Konten und persönliche Zugänge

Zugänge in einem Ingenieurbüro

Zu Statiksoftware, Tachymeter und Thermografiekamera gehört jeweils ein Konto beim Hersteller, dazu kommen die Portale der Auftraggeber und der Förderstellen. In Büros für Tragwerksplanung, Vermessung, Gebäudetechnik oder Energieberatung sieht die Liste etwa so aus:

• Software: Programme für Statik, FEM-Berechnung, CAD und Ausschreibung, teils mit Lizenzserver im Büro und einem Kundenkonto beim Hersteller für Wartungsvertrag, Updates und Lizenzdateien.
• Mess- und Prüftechnik: Kundenkonten bei Herstellern von Tachymetern, GNSS-Empfängern, Thermografiekameras oder Blower-Door-Geräten für Firmware, Kalibrierzertifikate und Auswerteprogramme, dazu Zugänge für Korrekturdaten.
• Projektplattformen der Auftraggeber: Datenräume von Kommunen, Landesbetrieben und Bauherren, in denen Pläne, Gutachten und Protokolle liegen.
• Behörden und Förderstellen: Bieterkonten auf Vergabeplattformen, das Benutzerkonto in der Energieeffizienz-Expertenliste, die Betreiberregistrierung für Drohnen beim Luftfahrt-Bundesamt.
• Büro: Normen-Abonnement, Lohnabrechnung, Domain und E-Mail.

Ein Teil davon gehört dem Büro, ein anderer Teil ist an eine einzelne Ingenieurin gebunden. Diese Grenze ziehen Sie am besten, bevor Sie den ersten Eintrag anlegen.

Energieeffizienz-Expertenliste: das Konto gehört der Person

Begleitet Ihr Büro Förderanträge für Gebäude, meldet sich die Energieberaterin für Anträge und Bestätigungen bei KfW und BAFA mit den Login-Daten ihres Kontos in der Energieeffizienz-Expertenliste an. Eingetragen ist sie mit Vor- und Nachnamen, das Büro erscheint nur als Firmenangabe. Das Regelheft der Expertenliste (Stand 16.06.2026) ist dabei deutlich:

• Login-Daten und Telefonkennwort darf die Expertin nur im Umfang einer Kontovollmacht weitergeben. Die Vollmacht erteilt sie mit einem Formular der dena, an höchstens zwei Personen.
• Bevollmächtigte dürfen bei KfW und BAFA keine Anträge oder Bestätigungen im Auftrag der Expertin abgeben. Verantwortlich für alles, was über das Konto läuft, bleibt die Expertin.
• Das Kennwort muss mindestens einmal in zwölf Monaten erneuert werden. Telefonische Auskünfte gibt die dena nur, wenn das hinterlegte Telefonkennwort genannt wird.

Für den Tresor folgt daraus: Login und Telefonkennwort der Expertin gehören nicht in eine Sammlung, die das ganze Büro sieht. Ohne Vollmacht gehören sie gar nicht in den Tresor, auch nicht in ihren persönlichen Bereich, denn wer die Kontowiederherstellung bedienen darf, kommt auch dort heran. Hat sie einer Mitarbeiterin eine Kontovollmacht erteilt, legen Sie für den Eintrag eine eigene Sammlung an, die genau die Expertin und die bevollmächtigten Personen sehen. Eigentümer und Administratoren der Organisation sehen allerdings jede Sammlung. Das passt nur, wenn diese Rollen ausschließlich die Expertin oder ihre höchstens zwei Bevollmächtigten haben. Hat sonst jemand im Büro eine dieser Rollen, bleibt der Zugang außerhalb des Tresors. Einen Notfallzugang räumen Eigentümer dann nur einer Person ein, die den Zugang auch nutzen darf. Erneuert die Expertin das Kennwort nach zwölf Monaten, ändert sie es im Eintrag, und die Bevollmächtigte arbeitet mit dem neuen weiter. Die Bestätigung beim Förderantrag gibt die Expertin trotzdem selbst ab.

Drohnen: Betreiberkonto des Büros, Kompetenznachweis der Piloten

Setzt Ihr Büro Drohnen ein, etwa für Dachinspektionen oder Vermessung, trennt das Luftfahrt-Bundesamt sauber zwischen Firma und Person. Registriert sich das Büro als Betreiber, gilt die e-ID für alle Drohnen dieses Betreibers und muss an jeder Drohne angebracht sein. Die Registrierung einer Organisation dürfen nur Angehörige vornehmen, die dazu ermächtigt sind, und die Leitung sollte davon wissen. Benutzername beim Login ist die E-Mail-Adresse der Registrierung, so steht es in den Fragen und Antworten des LBA zur Betreiberregistrierung.

Wer für das registrierte Büro fliegt, muss sich nicht zusätzlich als Betreiber registrieren und handelt als Fernpilot. Seine Remote-Pilot-ID ist persönlich, den Kompetenznachweis führt er beim Flug mit.

Registrieren Sie das Büro deshalb mit einer Adresse wie drohne@ihr-buero.de und legen Sie den Zugang in die Sammlung der Büroleitung. Seine Remote-Pilot-ID legt der Pilot, wenn überhaupt, in seinen persönlichen Tresor, nicht in eine Sammlung des Büros.

Lizenzen, Messgeräte und Korrekturdaten

Bei Software für Statik und Berechnung hängt viel an einem Kundenkonto: Lizenzdateien, Wartungsvertrag, Download der nächsten Version. Läuft das Konto auf den Namen des Inhabers und nur er kennt das Passwort, wartet das ganze Büro auf ihn, wenn der Lizenzserver nach einem Rechnertausch eine neue Lizenzdatei braucht. Das Kundenkonto gehört deshalb in die Sammlung „Software und Lizenzen“, die Lizenzdatei und den Wartungsvertrag hängen Sie als Datei an den Eintrag. Bei Lizenzen für benannte Nutzer prüfen Sie vorher die Bedingungen des Herstellers.

Für Messgeräte gilt dasselbe Muster. Ein Eintrag je Gerät, mit Seriennummer im Namen, dem Herstellerkonto und dem letzten Kalibrierzertifikat als Anhang. Für Echtzeit-Korrekturdaten aus dem SAPOS-Dienst HEPS vergibt zum Beispiel das Kundenportal für Niedersachsen und Bremen Zugangsdaten je Gerät, bis zu zehn je Kunde, und jeder Zugang lässt sich nur einmal gleichzeitig nutzen. Zwei Messtrupps im Feld brauchen also zwei Einträge, beschriftet nach dem Empfänger.

Fragt ein Herstellerportal einen Bestätigungscode ab, kann der Schlüssel dafür beim Eintrag liegen. Dann bekommt jede berechtigte Person den Code aus dem Tresor. Was das für die Sicherheit heißt, steht im Ratgeber 2FA-Codes im Team teilen. Für die Anmeldung am Tresor selbst richten wir allen Mitarbeitern einen zweiten Faktor als Pflicht ein. Eigentümer und Administratoren richten ihn selbst ein.

Datenräume der Auftraggeber über das Projektende hinaus

Für die Planung eines Bauwerks verjähren Mängelansprüche nach § 634a BGB in fünf Jahren, gerechnet ab der Abnahme. Wer in dieser Zeit eine Frage zu einer alten Berechnung beantworten muss, braucht die Unterlagen. Liegen sie nur im Projektraum des Auftraggebers, hängt der Zugriff davon ab, ob der Raum noch offen ist und das Passwort noch jemand kennt. Dieser Hinweis ist keine Rechtsberatung.

Legen Sie jeden Projektraum als Eintrag in der Sammlung des Projekts an. In die Notiz schreiben Sie die Projektnummer, das Datum der Abnahme und wer im Büro zuständig ist. Vor dem Ende eines Projekts lädt die Projektleitung die eigenen Unterlagen herunter und vermerkt das im Eintrag. Danach verschiebt die Büroleitung den Eintrag in die Sammlung „Abgeschlossene Projekte“, die außer ihr nur Eigentümer und Administratoren der Organisation sehen.

Bieterkonten auf Vergabeplattformen gehören ebenfalls dem Büro und sollten auf ein Funktionspostfach laufen. Ausführlicher erklärt das die Seite für Architekturbüros, die vor denselben Plattformen stehen.

Sammlungen für Software, Messtechnik, Projekte und Förderung

Die PIN der eigenen Signaturkarte gehört nicht in den Tresor, auch nicht in den persönlichen Bereich. Wer die Kontowiederherstellung bedienen darf, kommt auch an den persönlichen Tresor eines Mitarbeiters.

Arbeitet ein freier Prüfingenieur oder ein Vermesser aus einem Partnerbüro regelmäßig mit, kann er ein eigenes Konto im Tresor bekommen. Der Verantwortliche in Ihrem Büro lädt ihn ein und gibt ihm nur die Sammlung des gemeinsamen Projekts frei. Für ein einzelnes Kennwort, etwa zu einer verschlüsselten Planlieferung, reicht ein sicherer Link aus dem Tresor.

Beispiel: Vermessung, Drohne und Energieberatung unter einem Dach

Ein erfundenes Büro mit neun Personen: zwei Vermessungsingenieure, ein Tragwerksplaner, eine Energieberaterin, die in der Expertenliste eingetragen ist, zwei Messgehilfen, eine Bauzeichnerin, eine Assistentin und ein Werkstudent.

Zwei Dinge liefen schief, bevor das Büro aufgeräumt hat. Die Drohne war mit der privaten E-Mail-Adresse eines früheren Mitarbeiters beim Luftfahrt-Bundesamt registriert, und niemand kam mehr an das Konto. Und die Assistentin kannte das Passwort der Energieberaterin für die Expertenliste, weil sie dort Unterlagen pflegte, ohne dass es eine Vollmacht gab.

Heute läuft die Betreiberregistrierung auf drohne@ des Büros, der Eintrag liegt in „Messtechnik“. Die Energieberaterin hat der Assistentin und dem Inhaber, einem der Vermessungsingenieure, mit dem Formular der dena je eine Kontovollmacht erteilt. Der Inhaber ist der einzige Eigentümer im Tresor, Administratoren gibt es keine. Login und Telefonkennwort liegen deshalb in der Sammlung „Expertenliste“, die nur diese drei sehen, und Bestätigungen gibt die Beraterin weiter selbst ab. Seinen Notfallzugang hat der Inhaber der Energieberaterin eingeräumt. Die beiden Messtrupps haben je einen HEPS-Zugang, und der Werkstudent sieht nur sein Projekt und die Programme, die er braucht.

Wenn eine Projektleiterin oder ein Messgehilfe geht

Der Verantwortliche im Büro sperrt das Konto im Tresor. Danach ändern Sie die Passwörter der Sammlungen, die die Person sehen konnte, und lassen sich die Projekträume übergeben, in denen sie als Benutzerin eingetragen war. War sie in der Expertenliste eingetragen, läuft diese Eintragung auf ihren Namen und nicht auf das Büro. Laufende Förderfälle sprechen Sie deshalb rechtzeitig ab. War die Person für eine Expertin bevollmächtigt, zieht eine von beiden die Kontovollmacht zurück, und die Expertin ändert ihr Kennwort. Die vollständige Reihenfolge steht in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt, und für den Ausfall der Büroleitung der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Kosten für das Ingenieurbüro

Für die Wartung zahlt Ihr Büro 16,99 € im Monat inkl. MwSt., gleich wie viele Ingenieure, Messgehilfen und freie Mitarbeiter ein Konto haben. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, die Einrichtung ist inbegriffen. Den Server mietet das Büro selbst bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wir bieten den Tresor nur Unternehmern an.

Für Sicherungen gibt es das Backup-Paket zu 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne dieses Paket sichern wir nicht, Ihr Büro exportiert dann selbst. Hilfe im Alltag kostet 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., abgerechnet je angefangener Viertelstunde. Ob der Tresor zu Ihrem Büro passt, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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