Was kostet ein Passwort-Manager für Unternehmen?

Zwei Preismodelle: pro Nutzer oder Festpreis

Wer nach den Kosten eines Passwort-Managers für die Firma sucht, findet fast immer eine Zahl „pro Nutzer und Monat“. Das ist das übliche Modell. Daneben gibt es Festpreise, bei denen die Zahl der Nutzer keine Rolle spielt. Welches Modell für Sie günstiger ist, hängt vor allem von der Größe Ihres Teams ab.

Preis pro Nutzer

Sie zahlen für jedes Konto einen festen Betrag im Monat. Der Anbieter betreibt die Technik in seinem Rechenzentrum, Sie brauchen keinen eigenen Server. Für zwei oder drei Personen ist das meist die günstigste Lösung.

Die Rechnung wächst mit jedem Konto. Auch die Aushilfe, der Auszubildende und die externe Buchhalterin zählen als Nutzer, selbst wenn sie den Tresor nur einmal im Monat öffnen. Das verleitet dazu, dass sich mehrere Personen ein Konto teilen, um Lizenzen zu sparen. Damit geht verloren, wofür ein Passwort-Manager da ist: Jeder hat einen eigenen Zugang, und Sie legen fest, wer was sehen darf. Wie das sauber geht, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Festpreis

Beim Festpreis zahlen Sie einen Betrag im Monat, egal ob fünf oder fünfundzwanzig Personen den Tresor nutzen. Zwei Formen kommen vor:

• Pauschalpaket eines gehosteten Dienstes: ein fester Preis für ein Team bis zu einer bestimmten Größe. Darüber gilt wieder ein Preis pro Nutzer.
• Eigener Server mit Wartung zum Festpreis: Der Tresor läuft auf einem Server, den Sie selbst mieten. Ein Dienstleister richtet ihn ein und hält ihn aktuell. So arbeitet Passwortheld.

Eine dritte Möglichkeit ist, eine Open-Source-Software komplett selbst zu betreiben. Dann fällt keine Lizenz an, dafür liegen Einrichtung, Updates und Sicherung bei Ihnen. Was das an Zeit kostet und wo die Risiken liegen, beschreibt der Ratgeber Passwort-Manager selbst hosten.

So rechnen Sie ein Angebot durch

Preise für Unternehmen stehen häufig ohne Mehrwertsteuer auf der Preisseite und gelten oft nur bei jährlicher Zahlung im Voraus. Bevor Sie zwei Angebote nebeneinanderlegen, bringen Sie beide auf dieselbe Basis: brutto, pro Monat, für Ihre tatsächliche Zahl an Konten.

1. Konten zählen. Zählen Sie alle, die einen Zugang brauchen, auch Aushilfen, Auszubildende und externe Helfer.
2. Preis pro Nutzer hochrechnen. Preis je Nutzer mal Zahl der Konten. Steht der Preis netto da, rechnen Sie mal 1,19 für den Bruttobetrag.
3. Feste Posten dazurechnen. Einrichtung, Sicherung und Hilfe im Alltag, soweit sie nicht enthalten sind. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
4. Auf ein Jahr rechnen. Monatsbetrag mal zwölf. So sehen Sie auch, was eine Mindestlaufzeit bedeutet.

Rechenbeispiele für 5, 10 und 25 Mitarbeiter

So sieht die Rechnung bei Passwortheld aus. Alle Beträge sind inkl. MwSt. Die Wartung kostet 16,99 € im Monat bei 12 Monaten Mindestlaufzeit, dazu kommt die Servermiete bei netcup, im Beispiel 3,69 € im Monat. Das Angebot richtet sich nur an Unternehmer.

Der Betrag bleibt gleich, die Kosten pro Person sinken mit jedem Konto. Hilfe im Alltag ist darin nicht enthalten, sie wird nach Aufwand berechnet.

Ab welcher Teamgröße sich ein Festpreis rechnet

Das können Sie für jedes Angebot selbst ausrechnen. Teilen Sie den Festpreis durch den Bruttopreis je Nutzer aus dem anderen Angebot. Die nächste ganze Zahl darüber ist die Zahl der Konten, ab der der Festpreis günstiger ist.

Das heißt auch: Bei sehr kleinen Teams ist ein Tarif pro Nutzer oft günstiger als ein Festpreis. Für zwei oder drei Personen lohnt sich ein eigener Server mit Wartung selten allein wegen des Preises.

Was im Preis oft fehlt oder extra kostet

Der Preis auf der Preisseite ist der Preis für die Lizenz oder die Wartung. Im Betrieb kommen weitere Posten dazu, entweder als Rechnung oder als Arbeitszeit im eigenen Haus. Sechs davon sollten Sie bei jedem Angebot abfragen. Zu jedem Punkt steht hier auch, wie es bei Passwortheld ist.

Einrichtung

Konten anlegen, Sammlungen für Abteilungen aufbauen, Rechte vergeben, Zwei-Faktor-Pflicht einschalten: Fragen Sie, wer das erledigt. Übernehmen Sie es selbst oder beauftragen Sie Ihren IT-Dienstleister, rechnen Sie dafür Zeit ein.

Bei Passwortheld ist die Einrichtung im Preis enthalten: eigene Adresse mit SSL-Zertifikat, Sammlungen pro Abteilung, Zwei-Faktor-Pflicht für alle Nutzer und der Notfallzugang für die Geschäftsführung. Die Mitarbeiter lädt danach ein Verantwortlicher aus Ihrer Firma per E-Mail ein.

Sicherung

Fragen Sie, wer den Tresor sichert, wie oft, wohin und wer im Ernstfall wiederherstellt. Fragen Sie auch, ob die Wiederherstellung extra kostet.

Bei Passwortheld ist die Sicherung nicht im Grundpreis. Das Backup-Paket kostet 7,99 € im Monat inkl. MwSt.: tägliche verschlüsselte Sicherung an einen zweiten Ort bei einem anderen Anbieter in Deutschland, 30 Tage Aufbewahrung, Test der Rücksicherung einmal im Quartal, Wiederherstellung nach einem Ausfall enthalten. Ohne Backup-Paket sichern wir den Tresor nicht, auch nicht vor Updates. Sie sichern dann selbst. Wie Sie den Tresor verschlüsselt exportieren, zeigen wir bei der Einrichtung.

Hilfe im Alltag

Ein Mitarbeiter hat sein Master-Passwort vergessen, die Browser-Erweiterung füllt nicht aus, eine neue Abteilung braucht eine eigene Sammlung. Klären Sie, wen Sie dann anrufen können, zu welchen Zeiten und was das kostet.

Bei Passwortheld ist Support nicht im Preis enthalten. Hilfe im Alltag rechnen wir nach Aufwand ab: 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde. Eine Viertelstunde kostet damit rechnerisch rund 18,75 €. Störungen, die durch unsere Updates entstehen, beheben wir ohne Berechnung. Servicezeiten sind Montag bis Freitag, 8 bis 18 Uhr.

Übernahme der alten Passwörter

Die Zugänge stehen heute in einer Tabelle, im Browser oder auf Zetteln. Jemand muss sie sichten, aufräumen und in den Tresor bringen. Das ist bei jedem Passwort-Manager Arbeit, unabhängig vom Preismodell. Warum sich der Umzug trotzdem lohnt, steht im Ratgeber Passwörter in Excel.

Bei Passwortheld ist die Übernahme vorhandener Passwörter aus Excel oder anderen Programmen nicht enthalten. Sprechen Sie uns im Erstgespräch darauf an.

Schulung

Ein Tresor nützt nur, wenn alle ihn verwenden. Planen Sie eine kurze Einweisung für das Team ein, intern oder durch einen Dienstleister. Bei Passwortheld sind Schulungen für das Team nicht im Preis enthalten.

Wechsel im Team

Geht ein Mitarbeiter, muss sein Konto gesperrt werden, und Passwörter, die er kannte, sollten geändert werden. Bei Passwortheld sperrt der Verantwortliche in Ihrer Firma das Konto selbst im Tresor. Übernehmen wir das, rechnen wir es nach Aufwand ab. Die Schritte dazu finden Sie in der Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter.

Was Passwortheld kostet, vollständig

Passwortheld ist ein gewarteter Passwort-Tresor für kleine Firmen, ein Dienst von Schönfelder EDV. Sie mieten einen kleinen Server bei netcup auf den Namen Ihrer Firma. Wir richten darauf den Tresor ein und halten ihn aktuell. Das Angebot richtet sich nur an Unternehmer, nicht an Verbraucher.

Wartung und Server kosten zusammen 20,68 € im Monat inkl. MwSt., im Jahr 248,16 €. Mit Backup-Paket sind es 28,67 € im Monat, im Jahr 344,04 €. Es gibt keine Kosten pro Nutzer.

Im Preis von 16,99 € enthalten

• Einrichtung mit eigener Adresse (zum Beispiel tresor.ihre-firma.de) und SSL-Zertifikat
• Organisation mit Sammlungen pro Abteilung
• Zwei-Faktor-Pflicht für alle Nutzer des Tresors
• Updates für Betriebssystem und Tresor-Software
• Laufende Prüfung von Erreichbarkeit und Zertifikat
• Behebung von Störungen, die durch unsere Updates entstehen

Nicht enthalten

• Servermiete bei netcup
• Sicherung ohne Backup-Paket
• Support und Hilfe im Alltag
• Übernahme vorhandener Passwörter aus Excel oder anderen Programmen
• Schulungen für das Team
• Einsätze außerhalb der Servicezeiten

Wir geben keine Garantie für Verfügbarkeit und bieten keinen Notdienst rund um die Uhr. Die Adresse für den Tresor legen Sie bei Ihrem Domain-Anbieter an.

Ein Beispiel für das erste Jahr

Ein Betrieb mit zehn Mitarbeitern bucht das Backup-Paket und braucht im ersten Jahr zwei Stunden Hilfe, etwa für Fragen nach der Einführung. Das sind 12 mal 28,67 €, also 344,04 €, plus 2 mal 74,99 €, also 149,98 €. Zusammen 494,02 € im Jahr inkl. MwSt. Auf den Monat gerechnet sind das rund 41,17 €, pro Person rund 4,12 €.

Was nach einer Kündigung bleibt

Der Server gehört Ihnen und bleibt nach einer Kündigung mit allen Daten bei Ihnen. Sie können den Tresor selbst weiterbetreiben oder von jemand anderem betreuen lassen. Der Tresor basiert auf der Open-Source-Software Vaultwarden. Die Apps für Windows, macOS, Linux, iPhone und Android sowie die Erweiterungen für die gängigen Browser sind kostenlos. Welche das sind, steht in den häufigen Fragen auf der Startseite.

Die Einzelheiten stehen auf der Startseite im Abschnitt Preis und beim Backup-Paket. Es gelten die AGB.

Worauf Sie bei Angeboten achten sollten

Mit dieser Liste lassen sich zwei Angebote nebeneinanderlegen. Sie gilt für Tarife pro Nutzer genauso wie für Festpreise, auch für unseren.

• Netto oder brutto: Steht der Preis mit oder ohne Mehrwertsteuer da? Rechnen Sie beide Angebote auf dieselbe Basis um.
• Zahlungsweise: Gilt der Preis nur bei jährlicher Zahlung im Voraus? Was kostet monatliche Zahlung?
• Aktionspreis: Ist der genannte Preis ein Rabatt für das erste Jahr oder für eine lange Laufzeit? Was kostet die Verlängerung?
• Mindestmenge und Obergrenze: Gibt es eine Mindestzahl an Nutzern? Endet ein Paket bei einer bestimmten Teamgröße, und was kostet der nächste Nutzer?
• Wer zählt als Nutzer: Auch Aushilfen, Auszubildende, externe Dienstleister? Können Sie Lizenzen im laufenden Jahr wieder abgeben?
• Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist: Wie lange sind Sie gebunden, und wie verlängert sich der Vertrag?
• Funktionen der Tarifstufe: Sind gemeinsame Sammlungen mit Rechten pro Abteilung schon im günstigsten Tarif enthalten? Lässt sich ein zweiter Faktor für alle vorschreiben?
• Bestätigungscodes: Lassen sich Codes für das ganze Team beim Zugang hinterlegen? Dann hängt der Schutz am Tresor selbst, deshalb gehört die Zwei-Faktor-Pflicht am Tresor dazu. Mehr dazu unter 2FA im Team teilen.
• Sicherung und Wiederherstellung: Wer sichert, wie oft, wohin, und was kostet die Wiederherstellung?
• Hilfe: Wen erreichen Sie zu welchen Zeiten, und ist das im Preis oder wird es berechnet?
• Standort der Daten: In welchem Land steht der Server, und wer hat darauf Zugriff?
• Ende des Vertrags: Wie bekommen Sie Ihre Daten heraus, in welchem Format, und was passiert danach mit dem Tresor?
• Notfall: Wie kommt die Firma an die Zugänge, wenn die Geschäftsführung ausfällt? Dazu gibt es den Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Für wen sich welches Modell rechnet

Ein bis vier Personen

Hier ist ein Tarif pro Nutzer meist günstiger als ein Festpreis. Passwortheld kostet mit Servermiete 20,68 € im Monat inkl. MwSt., unabhängig von der Zahl der Konten. Der Festpreis kann trotzdem passen, wenn das Team absehbar wächst oder wenn der Tresor auf einem eigenen Server liegen soll.

Fünf bis zwanzig Personen

In diesem Bereich lohnt die Rechnung aus dem Abschnitt oben. Bei zehn Mitarbeitern kostet Passwortheld rund 2,07 € pro Person und Monat, mit Backup-Paket rund 2,87 €. Daneben zählen andere Punkte: ob die Einrichtung enthalten ist, wo die Daten liegen und was nach einer Kündigung passiert.

Mehr als zwanzig Personen oder wechselnde Besetzung

Je mehr Konten, desto stärker wirkt ein Festpreis. Bei 25 Mitarbeitern kostet Passwortheld weiterhin 20,68 € im Monat oder mit Backup-Paket 28,67 €, das sind rund 0,83 € oder 1,15 € pro Person. Das gilt besonders für Betriebe mit vielen Teilzeitkräften, Aushilfen oder externen Helfern, die nur selten einen Zugang brauchen. Bei einem Festpreis muss niemand überlegen, ob ein weiteres Konto die Rechnung erhöht.

Wann ein gehosteter Tarif die bessere Wahl ist

Wenn Sie keinen eigenen Server mieten möchten, ist ein gehosteter Dienst der einfachere Weg. Das gilt auch, wenn Sie Funktionen wie eine zentrale Anmeldung über ein Benutzerverzeichnis brauchen oder einen Notdienst rund um die Uhr erwarten. Beides bietet Passwortheld nicht.

Wann komplett selbst betreiben passt

Wenn jemand im Haus Server pflegen kann und das dauerhaft übernimmt, sparen Sie die Wartungskosten. Dann bleibt die Servermiete. Updates, Sicherung und Störungen liegen in diesem Fall bei Ihnen.

Wenn Sie wissen möchten, was Passwortheld für Ihre Firma kosten würde, klären wir das am Telefon: Kostenloses Erstgespräch (15 Minuten).