Passwort-Manager für Bauunternehmen: Zugänge für Büro, Polier und Kolonne

Zugänge zwischen Baubüro und Baustelle

Im Baubüro wird kalkuliert, abgerechnet und an Sozialkasse und Berufsgenossenschaft gemeldet, auf den Baustellen laufen Zeiterfassung, Tablets und Router. Die Zugänge dafür überschneiden sich kaum:

• Sozialkasse und Berufsgenossenschaft: der Arbeitgeber-Onlineservice der SOKA-BAU für die Monatsmeldungen, das Portal „meine BG BAU“ der Berufsgenossenschaft.
• Akquise: Bieterkonten auf den Vergabeplattformen von Bund, Ländern und Kommunen, Kundenportale von Generalunternehmern.
• Baustelle: Zeiterfassung der Kolonnen, Tablets mit Plänen und Bautagebuch, LTE-Router im Container, Baustellenkamera.
• Geräte und Material: Kundenkonten beim Baustoffhandel und bei Mietparks für Bagger, Rüttelplatten und Gerüste, Telematik-Portale der eigenen Maschinen.
• Büro: Kalkulations- und Baulohnprogramm, ELSTER, Domain und E-Mail.

Wie man Einträge im Team freigibt, statt sie per Messenger an den Polier zu schicken, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

SOKA-BAU: ein Master-Account, dazu Konten für das Büro

Für den Arbeitgeber-Onlineservice der SOKA-BAU kommen die ersten Zugangsdaten mit einem Sicherheitscode per Post. Nach dem ersten Login vergibt der Betrieb Benutzername und Passwort selbst. So steht es im Handbuch der SOKA-BAU zum Onlineservice.

Den Master-Account mit Admin-Rechten erhält laut Handbuch nur die Person, die für die Meldung verantwortlich ist. Sie legt weitere Zugänge für Kolleginnen und Kollegen an, mit den Rollen Sachbearbeiter mit Admin-Rechten, Sachbearbeiter oder Abonnent. Den Sicherheitscode für einen neuen Zugang zeigt der Onlineservice dabei nur ein einziges Mal an. Ein Lohnbüro, das die Meldungen übernimmt, bekommt über eine Vollmacht einen eigenen Zugang. Das Passwort muss laut Handbuch mindestens alle sechs Monate geändert werden, und wer es vergessen hat, beantwortet zum Zurücksetzen eine Sicherheitsfrage.

Ist die Inhaberin für die Meldung verantwortlich, gehört der Master-Account in die Sammlung der Geschäftsführung, zusammen mit der Antwort auf die Sicherheitsfrage. Die Lohnbuchhalterin bekommt ein eigenes Konto als Sachbearbeiterin und nicht das Passwort der Chefin. Weil das Passwort alle sechs Monate wechselt, trägt die Person, die es ändert, das neue gleich im Eintrag ein.

meine BG BAU: Aktivierungscodes und Bescheinigungen für Nachunternehmer

Bei jeder Anmeldung fragt das Portal der BG BAU einen sechsstelligen Code ab, per SMS-TAN, auch als Sprachanruf, oder aus einer Authenticator-App. Mitarbeitende und Dritte wie das Steuerbüro bekommen Zugänge über die Funktion „Zugänge“: Der Unternehmer trägt deren persönliche E-Mail-Adresse ein, legt Rechte und auf Wunsch eine zeitliche Grenze fest. Danach zeigt das Portal einen Aktivierungscode, den er der Person gesondert mitteilen muss. So beschreibt es die BG BAU in ihren Fragen und Antworten.

Für diesen Code passt ein sicherer Link aus dem Tresor. Sie legen fest, wie lange er abrufbar ist, und danach liegt der Code in keinem E-Mail-Postfach mehr herum.

Dasselbe Verfahren nutzen Sie, wenn ein Hauptunternehmer Ihre Unbedenklichkeitsbescheinigung abrufen will. Sie geben ihm das Recht „Unbedenklichkeitsbescheinigungen“ und schicken ihm den Aktivierungscode. Er sieht dann nur diese Bescheinigungen und keine weiteren Daten.

Zeiterfassung und Geräte der Kolonnen

Das Baugewerbe gehört zu den Wirtschaftszweigen in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes. Für Arbeitgeber in diesen Branchen schreibt § 17 MiLoG vor, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeit aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Dieser Hinweis ist keine Rechtsberatung.

Läuft die Aufzeichnung über eine App, braucht das Büro für diese zwei Jahre Zugriff auf die Daten, auch wenn ein Polier geht. Das Administratorkonto der Zeiterfassung gehört deshalb auf eine Adresse der Firma und in die Sammlung des Büros, nicht auf das Handy des Bauleiters. Die Poliere melden sich mit eigenen Konten an, damit erkennbar bleibt, wer welche Stunden eingetragen hat.

Die Tablets und Router auf der Baustelle wandern mit den Kolonnen von Baustelle zu Baustelle. Geben Sie jedem Gerät einen festen Namen, etwa „Tablet Kolonne 3“, und legen Sie Displaysperre, SIM-PIN und PUK, das Router-Passwort und das WLAN unter diesem Namen ab. Wer morgens ein Gerät aus dem Bauhof mitnimmt, findet die Daten dann im Tresor und nicht auf einem Aufkleber auf der Rückseite.

Wer auf der Baustelle ein Konto braucht

Nicht jeder auf der Baustelle braucht ein Konto im Tresor. Gewerbliche Mitarbeiter, die nur das Baustellen-WLAN nutzen, bekommen das Passwort vom Polier. Ein Konto erhalten Poliere, Bauleiter und das Büro. Der Bauleiter eines Nachunternehmers, der mehrere Wochen das Schloss am Bauzaun und die Baustellenkamera braucht, kann ein eigenes Konto mit nur dieser einen Sammlung bekommen. Weil der Preis nicht von der Zahl der Nutzer abhängt, kostet das nichts extra. Nach dem Auftrag sperrt der Verantwortliche in Ihrem Betrieb das Konto.

Sammlungen für Geschäftsführung, Büro, Bauleitung und Baustelle

Für das Geschäftskonto gibt es keinen Eintrag im Tresor. Wer Überweisungen erledigt, lässt sich von der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht einrichten, mehr dazu unter Onlinebanking für Mitarbeiter.

Die Einteilung passen wir bei der Einrichtung an Ihren Betrieb an. Wie Bieterkonten auf ein Funktionspostfach statt auf eine einzelne Person laufen, zeigt die Seite für Architekturbüros. Für Ausbaugewerke mit Werkstatt und Kundendienst gibt es die Seite für Handwerksbetriebe.

Beispiel: Tiefbauer mit vier Kolonnen und einem Polier, der geht

Ein erfundener Kanal- und Tiefbaubetrieb mit 23 Beschäftigten: Inhaber, Kalkulator, Lohnbuchhalterin, ein Bauleiter, vier Poliere und 15 gewerbliche Mitarbeiter. Im Sommer übernimmt ein Nachunternehmer die Kanalspülung und die Kamerabefahrung.

Die Zeiterfassung hatte einer der Poliere eingeführt, mit seiner eigenen E-Mail-Adresse als Administrator. Das Konto beim Mietpark für die Bagger lief ebenfalls auf ihn. Als er zu einem anderen Betrieb wechselte, kam das Büro zwei Wochen lang weder an die Stundenzettel der Kolonne noch an die Mietverträge.

Heute liegt der Administrator der Zeiterfassung auf zeiterfassung@ der Firma in der Sammlung „Büro und Lohn“. Den Mietpark-Zugang sehen Bauleiter und Poliere in „Bauleitung“. Jede Kolonne hat ihr Tablet mit eigenem Eintrag in „Baustelle“. Der Vorarbeiter des Nachunternehmers hat für die Sommermonate ein Konto, das nur eine kleine Sammlung mit dem Bauzaunschloss und der Kamera seiner Baustelle sieht. Im Herbst sperrt der Inhaber es wieder. Den Master-Account der SOKA-BAU sieht nur der Inhaber, die Lohnbuchhalterin arbeitet mit ihrem eigenen Zugang.

Wenn ein Polier oder Bauleiter den Betrieb verlässt

1. Tresor: Der Verantwortliche sperrt das Konto. Passwörter, die die Person kannte, ändern Sie trotzdem, angefangen bei Router und WLAN der Baustellen, auf denen sie zuletzt war. Der Tresor zeigt, welche Sammlungen sie sehen konnte.
2. Portale mit eigenen Konten: Ihren Zugang zur Zeiterfassung, bei SOKA-BAU und bei meine BG BAU deaktiviert die Person, die dort die Rechte verwaltet.
3. Geräte: Diensthandy und Tablet kommen zurück in den Bauhof und bekommen eine neue Displaysperre.

Die vollständige Reihenfolge steht in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt. Fällt der Inhaber selbst aus, hilft der Notfallzugang, den wir bei der Einrichtung festlegen, wenn er Eigentümer der Organisation im Tresor ist. Wie er funktioniert, steht im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Was der Tresor für ein Bauunternehmen kostet

Ob fünf oder fünfzig Personen ein Konto haben, der Preis bleibt gleich: 16,99 € im Monat inkl. MwSt. für die Wartung, bei 12 Monaten Mindestlaufzeit und mit Einrichtung. Den Server bucht Ihr Betrieb selbst bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wir arbeiten nur für Unternehmer.

Mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. sichern wir den Tresor täglich. Ohne das Paket sichern wir nicht, und Ihr Betrieb exportiert den Tresor selbst. Hilfe im Alltag ist nicht im Preis: 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., abgerechnet je angefangener Viertelstunde. Ob das zu Ihrem Betrieb passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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