Passwort-Manager für Arztpraxen: geteilte Zugänge, persönliche Karten

Zugänge zwischen Empfang, Labor und Sprechzimmer

In einer Arztpraxis melden sich am Empfang, im Labor, im Sprechzimmer und im Büro der Praxismanagerin viele Personen an vielen Systemen an, oft im Minutentakt. Zusammen kommen meist diese Zugänge:

• Praxisverwaltungssystem: ein Benutzer für jede MFA, jede Ärztin und jeden Arzt, dazu ein Administratorkonto für Rechte, Updates und Schnittstellen.
• Telematikinfrastruktur: die Verwaltungsoberfläche von Konnektor oder TI-Gateway und die Kartenterminals.
• Kassenärztliche Vereinigung: das Mitgliederportal für Abrechnung, Dokumente und Meldungen.
• Labor und Hersteller: Portale für Befundabruf und Auftragserfassung, Kundenkonten bei Herstellern von Medizingeräten und Software, Zugänge für deren Fernwartung.
• Praxisalltag: Online-Terminbuchung, Bestellportale für Praxisbedarf, Telefonanlage, Website, E-Mail, Lohnabrechnung.

Das Laborportal teilen sich oft drei MFA. Der Heilberufsausweis einer Ärztin dagegen gehört nur ihr, und die Praxis braucht für beide Fälle eine eigene Regel.

eHBA und SMC-B: persönliche Karte und Praxisausweis

Der elektronische Heilberufsausweis ist eine personenbezogene Signatur- und Identifikationskarte. Jede Ärztin, die signiert, braucht deshalb einen eigenen eHBA, so beschreibt es etwa die Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg. Die PIN des eHBA kennt nur die Inhaberin, sie gehört in keine Sammlung des Teams, auch nicht „nur für den Notfall“.

Der Praxisausweis, die SMC-B, gehört dagegen der Praxis. Er steckt meist dauerhaft im Kartenterminal und verbindet die Praxis über den Konnektor mit der Telematikinfrastruktur. Die gematik rät in ihrer Checkliste für Arztpraxen (Stand 2022), dass die Praxis und ihre Mitarbeiter die Passwörter und PINs für Kartenterminal, SMC-B und Konnektor kennen oder sicher verwahren. Die KBV empfiehlt, die PIN der SMC-B an einem sicheren Ort aufzubewahren, ebenso Ersatzkarten.

Wir empfehlen dafür eine Sammlung, die nur die Praxisleitung öffnet. Dort liegen PIN und PUK, wenn Sie möchten auch ein Scan des PIN-Briefs. Das Original und die Ersatzkarte bleiben verschlossen in der Praxis.

Was die IT-Sicherheitsrichtlinie zu Zugängen sagt

Grundlage ist § 390 SGB V. Danach legt die Kassenärztliche Bundesvereinigung in einer Richtlinie die Anforderungen an die IT-Sicherheit fest. Sie ist für alle verbindlich, die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen, und wird regelmäßig an den Stand der Technik angepasst.

Welche Teile gelten, hängt davon ab, wie viele Personen ständig mit der Datenverarbeitung betraut sind. Bis fünf Personen setzt eine Praxis die Anlagen 1 und 5 um, von 6 bis 20 Personen zusätzlich Anlage 2. Großpraxen mit über 20 Personen oder Datenverarbeitung in erheblichem Umfang kommen auch zu Anlage 3. Jeweils gilt das nur, soweit die betroffenen Geräte und Dienste in der Praxis genutzt werden.

Seit dem 01.10.2025 gelten in Anlage 1 neue Anforderungen zum Personal und zu Endgeräten. Vier davon betreffen den Umgang mit Zugängen:

• Nr. 2, Weggang von Mitarbeitenden: Zugangsdaten, die die ausscheidende Person kannte oder genutzt hat, müssen geändert oder vernichtet werden.
• Nr. 3 und 4, Fremdpersonal: Zugangsberechtigungen für externes Personal sind so restriktiv wie möglich zu halten. Bevor Externe Zugang zu vertraulichen Informationen bekommen, schließt die Praxis mit ihnen eine schriftliche Vertraulichkeitsvereinbarung.
• Nr. 5, Aufgaben und Zuständigkeiten: Die Praxis sollte dokumentieren, welche Berechtigungen und Zugänge sie den Mitarbeitenden bereitstellt.
• Nr. 26, Zugriff auf Geräte und Software: In der Praxissoftware sollten Benutzer und Rollen eingerichtet sein, auch für die Nutzung von Sicherheitskarten wie dem eHBA durch den Inhaber der Karte.

Diese Pflichten bleiben bei der Praxis. Im Tresor liegt aber jeder Zugang in einer Sammlung mit festgelegten Nutzern. Sie sehen also jederzeit, wer welche Zugangsdaten abrufen kann, und wissen bei einem Weggang, welche Passwörter Sie ändern müssen. Den vollständigen Text veröffentlicht die KBV zur Richtlinie IT-Sicherheit. Ob Ihre Praxis alle Anforderungen erfüllt, beurteilt dieser Text nicht. Er ist keine Rechtsberatung.

Schweigepflicht und der Betreiber des Tresors

Ärztinnen und Ärzte gehören zu den Berufsgruppen, die § 203 Abs. 1 StGB beim Offenbaren fremder Geheimnisse unter Strafe stellt. Nach Abs. 3 dürfen sie Geheimnisse Personen zugänglich machen, die an ihrer beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit deren Tätigkeit das erfordert. Offenbart eine solche Person ein Geheimnis unbefugt, ist nach Abs. 4 auch strafbar, wer nicht dafür gesorgt hat, dass sie zur Geheimhaltung verpflichtet wurde.

Als Betreiber Ihres Tresors können wir keinen Eintrag lesen. Die Inhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, den Schlüssel haben nur die Geräte Ihres Teams. Für uns sichtbar sind Name und E-Mail-Adresse jedes Nutzers und technische Protokolle des Servers. Den Server mietet Ihre Praxis selbst, er steht in einem Rechenzentrum von netcup in Deutschland.

Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ob die Schweigepflicht Ihrer Praxis weitere Vereinbarungen erfordert, klären wir im Erstgespräch.

Patientendaten legen Sie nicht im Tresor ab. Er ist für Zugangsdaten gedacht. Befunde, Arztbriefe oder Fotos von Versichertenkarten gehören auch nicht als Dateianhang hinein.

Sammlungen nach Arbeitsplätzen: Empfang, Labor, Abrechnung, Technik

In einer Praxis folgen die Sammlungen den Arbeitsplätzen. Wie Sie Zugänge darüber statt per Zettel weitergeben, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Für das Praxiskonto gibt es keinen Eintrag im Tresor. Wer Überweisungen erledigt, lässt sich von der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht einrichten, mehr dazu unter Onlinebanking für Mitarbeiter.

Ihr IT-Dienstleister bekommt ein eigenes Konto im Tresor. Der Verantwortliche in Ihrer Praxis lädt ihn per E-Mail ein wie eine Mitarbeiterin und gibt ihm nur die Sammlung „TI und Technik“ frei. Endet der Auftrag, sperren Sie das Konto.

Beim Mitgliederportal der KV lohnt ein Blick in die Rechte, die Ihre KV anbietet. Bei der KV Baden-Württemberg etwa bekommt das Mitglied eine persönliche Benutzerkennung und kann für das Team eine Praxiskennung mit der Berechtigung „Praxispersonal“ anlegen. Wo es solche Kennungen gibt, gehört die persönliche nicht in eine Sammlung des Teams. Jede KV regelt ihre Zugänge selbst.

Fragt ein Laborportal oder ein Herstellerkonto einen Bestätigungscode ab, kann der Schlüssel dafür beim Zugang im Tresor liegen, und jede berechtigte MFA ruft den Code selbst ab. Dann liegen Passwort und Code im selben Tresor. Deshalb gilt am Tresor selbst die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein. Mehr dazu im Ratgeber Bestätigungscodes für mehrere Mitarbeiter.

Beispiel: die Hautarztpraxis wird zur mittleren Praxis

Eine erfundene Einzelpraxis: eine Hautärztin und vier MFA, also fünf Personen am Praxisverwaltungssystem und nach der Richtlinie eine Praxis mit den Anlagen 1 und 5. Das Passwort für das Laborportal der Dermatohistologie stand auf einem Zettel am Labor-PC. Das Administrator-Passwort des Konnektors kannte nur der IT-Dienstleister. Als ein Kartenterminal getauscht werden musste, wartete die Praxis zwei Tage auf seinen Rückruf.

Mit einem Arzt in Weiterbildung arbeiten jetzt sechs Personen ständig mit der Datenverarbeitung. Damit ist sie eine mittlere Praxis, und Anlage 2 kommt hinzu.

Heute sehen alle MFA „Empfang und Termine“, die beiden Kolleginnen im Labor zusätzlich „Labor und Befunde“. „Abrechnung und KV“ und „Praxisleitung“ öffnen die Inhaberin und ihre erste MFA. In „TI und Technik“ stehen die Administratordaten des Konnektors, die der IT-Dienstleister übergeben hat, und er selbst sieht nur diese Sammlung. Die beiden eHBA bleiben bei Ärztin und Weiterbildungsassistent, jede Karte mit eigener PIN. Für den Fall, dass die Inhaberin länger ausfällt, gehört ein Notfallzugang zur Einrichtung. Sie kann ihn auch ihrer Praxisvertretung einräumen, den Ablauf legen wir bei der Einrichtung fest. Wie er abläuft, steht im Ratgeber zum Zugriff auf Firmenpasswörter im Notfall.

Wenn eine MFA oder eine Ärztin geht

Verlässt eine MFA die Praxis, sperrt der Verantwortliche ihr Konto im Tresor und deaktiviert ihren Benutzer im Praxisverwaltungssystem. Danach ändern Sie die Passwörter der Sammlungen, die sie sehen konnte, so wie es Nr. 2 der Anlage 1 verlangt. Die übrigen Schritte stehen in der Checkliste für den Abschied eines Mitarbeiters.

Eine Ärztin nimmt ihren eHBA mit, er ist auf sie ausgestellt. In der Praxissoftware entfernen Sie ihren Benutzer und die Einrichtung ihrer Karte. Wechselt der Inhaber der Praxis, darf die bisherige SMC-B nach Angaben der KBV nicht weiter genutzt werden: Der neue Inhaber beantragt eine eigene Karte, der bisherige lässt die alte sperren und vernichtet sie.

Kosten für die Praxis

Auch mit Vertretungsärzten und IT-Dienstleister bleibt der Preis gleich: Die Wartung kostet fest 16,99 € im Monat inkl. MwSt., Mindestlaufzeit 12 Monate, Einrichtung inklusive. Den Server mietet die Praxis selbst bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer.

Eine Sicherung gibt es nur mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne das Paket sichern wir den Tresor nicht, die Praxis exportiert ihn dann selbst. Hilfe im Praxisalltag rechnen wir nach Aufwand ab: 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde.

Die Zugänge einer Zahnarztpraxis behandelt die Seite Passwort-Manager für Zahnarztpraxen, für psychotherapeutische Praxen gibt es die Seite zur Psychotherapie. Was Ihre Praxis braucht, besprechen wir per Video oder am Telefon im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

Anlaufstellen