Passwort-Manager für Arztpraxen in Nürnberg: Technik und Notfallkarte

Bezirksstelle am Vogelsgarten, Kreisverband in der Fürther Straße

Für Mittelfranken unterhält die Kassenärztliche Vereinigung Bayerns ihre Bezirksstelle am Vogelsgarten 6. Mitglied wird eine Ärztin über den Ärztlichen Kreisverband, Geschäftsstelle Fürther Straße 115. Unter derselben Anschrift sitzt der Ärztliche Bezirksverband Mittelfranken, der laut eigener Seite die Mitgliederdaten verwaltet. Wer sich beim Kreisverband anmeldet, ist damit auch Mitglied der Bayerischen Landesärztekammer.

Im hausärztlichen Planungsbereich Nürnberg zählt der Versorgungsatlas der KVB 423 Hausärztinnen und Hausärzte (Personen, Arztregister vom 07.08.2026) bei 531.159 Einwohnern zum 31.12.2025. Der Atlas zählt Personen, und jede davon hat eigene Zugänge bei KVB und Kammer, auch wenn mehrere in einer Praxis arbeiten.

Meldewesen und Arztausweis bleiben Sache der einzelnen Ärztin

Neue Mitglieder melden sich über die bundesweite Online-Meldebogenplattform an, die Angaben leitet die Landesärztekammer an die zuständige Meldestelle weiter. Wechselt eine angestellte Ärztin innerhalb Mittelfrankens den Arbeitgeber, genügt laut Kreisverband eine E-Mail an das Meldewesen des Bezirksverbands mit der neuen Dienstadresse und dem Anfangsdatum. Den Arztausweis im Scheckkartenformat beantragt sie seit Januar 2020 nur noch im Portal „Meine BLÄK“, dort auch den kostenpflichtigen elektronischen Arztausweis.

Alle diese Wege laufen über die Person. Ihren Zugang zu „Meine BLÄK“, die LANR und die PIN des elektronischen Arztausweises legt die Ärztin deshalb nicht im Praxistresor ab, auch nicht in ihrem persönlichen Bereich. Wer in der Praxis Konten wiederherstellen darf, käme sonst an genau diesen Bereich heran.

Die Praxis kümmert sich um die andere Seite eines Wechsels: Am letzten Arbeitstag sperrt die Praxisleitung das Tresorkonto der Ärztin und ändert die Passwörter der Sammlungen, die sie sehen konnte. Was sonst noch dazugehört, steht in der Checkliste für den Weggang eines Mitarbeiters.

Seit der ePA-Modellregion 2025: Konnektor, Kartenterminal, Praxisausweis

Franken war eine der ersten Regionen mit der „ePA für alle“: Nach dem Rundschreiben der KVB vom 22.10.2024 startete sie am 15. Januar 2025 zunächst vorrangig in den TI-Modellregionen Franken und Hamburg. Die Praxen brauchten einen aktuellen Konnektor und das ePA-Modul im Praxisverwaltungssystem, als Ansprechpartner nannte die KVB den IT-Servicepartner oder TI-Anbieter der Praxis.

Zugriff auf die Akte erhält die Praxis über ihren Praxisausweis (SMC-B) zusammen mit der Gesundheitskarte des Patienten, so beschreibt es die KVB im Rundschreiben vom 27.02.2025. Wird ein Kartenterminal ausgemustert, muss der Ausweis heraus, ein Konnektor, der dauerhaft außer Betrieb geht, wird abgemeldet und auf Werkseinstellungen zurückgesetzt. Anders als der Arztausweis gehört der Praxisausweis zur Betriebsstätte. PIN und PUK dürfen laut KVB niemals leichtfertig an Dritte gehen. Den PIN/PUK-Brief kann die Praxisleitung als Scan in einer eigenen Sammlung ablegen. Außer ihr kommt daran nur, wer Eigentümer oder Administrator der Organisation ist, und diese Rollen bekommt deshalb nur die Leitung.

Den Zugang zur Verwaltungsoberfläche des Konnektors, das Kundenportal des PVS-Herstellers und die Fernwartung legen Sie in eine Sammlung „Technik“. Ihr IT-Servicepartner bekommt dafür ohne Aufpreis ein eigenes Konto mit der Rolle Benutzer und sieht nur diese Sammlung. Endet der Auftrag, sperren Sie sein Konto und ändern die Passwörter darin.

Die Notfallkarte der KVB für Verschlüsselungstrojaner

Für den Verdacht auf einen Verschlüsselungstrojaner hat die KVB eine Notfallkarte herausgegeben (Stand Mai 2026). Ganz oben steht: an verdächtigen Geräten nicht als Administrator anmelden und den IT-Dienstleister prüfen lassen. Bestätigt er den Befall, folgen Ausschalten oder Trennen vom Netz, eine Information an alle Mitarbeitenden und die Festlegung, wer sich um was kümmert. Vor der Wiederinbetriebnahme verlangt die Karte, alle Logindaten zu ändern, von Router, Switches und VPN über Computer und Praxisverwaltungssoftware bis zu E-Mail und Webseiten.

Der Tresor liegt auf dem gemieteten Server bei netcup, nicht im Praxisnetz. Solange dieser Server erreichbar ist, kann die Praxisleitung ihn auf einem Gerät öffnen, das der IT-Dienstleister für unbedenklich hält, etwa in der App auf dem Diensthandy. Dann arbeitet sie die Einträge Sammlung für Sammlung ab, und weil jede Sammlung feste Verantwortliche hat, ist schon geklärt, wer welches Passwort ändert. Das Onlinebanking nennt die Karte ebenfalls, im Tresor steht es nicht: Jede Person mit Zahlungsrecht ändert ihren eigenen Bankzugang (siehe Onlinebanking mit Mitarbeitern). Den Weg zur Datenschutzaufsicht und zur Polizei im Freistaat beschreibt die Seite Passwort-Manager für Firmen in Bayern.

Beispiel: eine internistische Praxis mit zwei angestellten Ärztinnen

Ein erfundener Fall: ein hausärztlich tätiger Internist als Inhaber, zwei angestellte Ärztinnen in Teilzeit, eine Praxismanagerin und sechs MFA, dazu ein externer IT-Servicepartner. Als ein Rechner am Empfang auffällig wurde, wollte der Inhaber nach der Notfallkarte alle Logindaten ändern. Das Passwort für Router und Fernwartung stand aber nur in einer Textdatei auf genau diesem Rechner.

Heute liegen Router, Konnektor und Fernwartung in „Technik“, die der Inhaber und der IT-Servicepartner mit eigenem Konto sehen. Telefonanlage und Online-Terminbuchung stehen in „Empfang“ für alle MFA. Der Sammlung „Praxisleitung“ mit dem Scan des PIN/PUK-Briefs ist nur der Inhaber zugewiesen. Er ist als Einziger Eigentümer der Organisation. Ärztinnen, Praxismanagerin, MFA und IT-Servicepartner haben die Rolle Benutzer.

Den Notfallzugang hat der Inhaber einer der beiden Ärztinnen eingeräumt, die ihn im Ernstfall vertritt. Übernimmt sie sein Konto, kommt sie mit seiner Eigentümerrolle an alle Sammlungen, also auch an den Scan zum Praxisausweis, und kann danach selbst Konten der Mitarbeiter wiederherstellen. Für diese Rolle kam für ihn deshalb nur eine Ärztin der Praxis in Frage. Den Ablauf legen wir bei der Einrichtung fest, Hintergründe stehen im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht unterschreiben wir auf Wunsch. Welche Zugänge eine Praxis allgemein hat, zeigt die Seite Passwort-Manager für Arztpraxen. Für ein kostenloses Erstgespräch (15 Minuten) rufen wir Sie an oder treffen uns per Video.

Anlaufstellen für Arztpraxen in Nürnberg