Passwort-Manager für Tierarztpraxen: die HI-Tier-PIN und der Rest

Zugänge einer Tierarztpraxis vom Empfangstresen bis zur Fahrpraxis

In einer Kleintierpraxis sitzen die Zugänge am Empfang und im Labor. In einer Gemischt- oder Pferdepraxis kommen der Laptop im Auto und das Handy im Stall dazu. Gebraucht werden in beiden etwa diese Zugänge:

• Praxissoftware: eigene Kennungen für jede Tiermedizinische Fachangestellte (TFA) und jede Tierärztin, dazu das Administratorkonto für Benutzer, Updates und Schnittstellen.
• HI-Tier: Betriebsnummer und PIN der Praxis für die Tierarzneimittel-Datenbank und, wenn die Praxis EU-Heimtierausweise ausstellt, für das Heimtiermodul.
• Labor und Diagnostik: Portale externer Labore für Einsendungen und Befundabruf, das Kundenkonto beim Hersteller des Röntgen- oder Ultraschallgeräts.
• Hausapotheke und Einkauf: Bestellportale bei Großhändlern und Herstellern von Tierarzneimitteln, Portale für Futter und Praxisbedarf.
• Praxisbetrieb: Online-Terminbuchung, Telefonanlage mit Rufumleitung für den Notdienst, Praxis-E-Mail, Website, Lohnabrechnung.

Die Kennung in der Praxissoftware bleibt persönlich, damit jede Behandlung einer Person zugeordnet bleibt. Fast alles andere nutzen mehrere Leute, im Schichtbetrieb auch dann, wenn die Kollegin nicht da ist, die das Passwort einmal angelegt hat.

HI-Tier: ein Zugang für die ganze Praxis

Seit 2023 meldet die behandelnde Tierärztin den Antibiotikaeinsatz bei Rind, Schwein, Huhn und Pute selbst, früher war das Sache der Tierhalter. Die Meldung geht elektronisch in die Tierarzneimittel-Datenbank, die an HI-Tier angegliedert ist. Seit dem 1. Januar 2026 gilt nach § 61a TAMG eine zweite Stufe: Pferde, Schafe, Ziegen, Enten, Gänse, Kaninchen zur Lebensmittelgewinnung und einige Fischarten, unabhängig von der Bestandsgröße. Die Daten beider Halbjahre 2026 sind laut HI-Tier bis zum 14. Januar 2027 zu melden. Hunde und Katzen nennt der Paragraph ebenfalls, für sie gibt HI-Tier als erste Meldefrist den 14. Januar 2030 an. Ab 2027 melden Praxen nach der neuen Fassung einmal je Kalenderjahr, jeweils bis zum 14. Januar des Folgejahres.

Damit brauchen auch reine Pferdepraxen und Kleintierpraxen, die ab und zu Ziegen oder Schafe behandeln, einen Zugang, den sie bisher nie hatten. Angemeldet wird mit der Betriebsnummer und der zugehörigen PIN. Die PIN vergibt die zuständige Regionalstelle oder Adressdatenstelle des Landes, HI-Tier selbst vergibt keine. Wer sie verliert, beantragt dort eine neue. In Nordrhein schickt die Adressdatenstelle Registriernummer und PIN nach Angaben der Tierärztekammer per Post.

Die PIN gehört zur Betriebsnummer der Praxis. Legen Sie sie in eine eigene Sammlung, die die Inhaberin und die TFA sehen, die die Meldungen eingibt oder aus der Praxissoftware anstößt. Wer die Daten nur halbjährlich und ab 2027 einmal im Jahr braucht, findet den PIN-Brief selten auf Anhieb wieder.

Übernimmt ein Dienstleister die Meldungen, braucht er die PIN der Praxis nicht. Die Praxis trägt in HI-Tier eine Tierarzt-Erklärung ein, danach meldet der Dritte unter seiner eigenen Betriebsnummer. Für Vollständigkeit und Richtigkeit bleibt die Tierärztin verantwortlich. Die Einzelheiten stehen auf der Informationsseite von HI-Tier zur Tierarzneimittel-Datenbank.

Sammlungen für Empfang, Labor, Meldungen und Hausapotheke

Wer welche Sammlung sieht, ergibt sich in einer Tierarztpraxis aus dem Arbeitsplatz. Eine Auszubildende am Empfang braucht die Terminbuchung, aber keinen Zugang zur Bestellung von Antibiotika.

Für das Praxiskonto gibt es keinen Eintrag im Tresor. Wer Überweisungen erledigt, lässt sich von der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht einrichten, mehr dazu unter Onlinebanking für Mitarbeiter.

Für die EU-Heimtierausweise braucht nach Angaben des LGL Bayern jeder Standort und jede eigenständige Niederlassung eine eigene Betriebsnummer. Hat Ihre Praxis mehrere Betriebsnummern, legen Sie je Nummer einen eigenen Eintrag an. Fragt ein Laborportal oder ein Herstellerkonto einen Bestätigungscode ab, kann der Schlüssel dafür beim Eintrag liegen, dann ruft jede berechtigte Person den Code selbst ab. Was das für die Sicherheit heißt, erklärt der Ratgeber Codes für das ganze Team. Am Tresor selbst gilt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Notdienst ohne Anruf bei der Kollegin

Der tierärztliche Notdienst ist von Kammerbezirk zu Kammerbezirk anders geregelt. In Nordrhein gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Notfalldienstordnung: Alle Tierärztinnen und Tierärzte in Praxen mit Hausapotheke sind zur Teilnahme verpflichtet, soweit sie nicht befreit sind. Die Ordnung setzt vorrangig auf Absprachen in der eigenen Praxis, mit Nachbarpraxen oder in Notfalldienstringen.

Für die Zugänge heißt das: Nachts um drei steht vielleicht eine angestellte Tierärztin allein in der Praxis, die tagsüber nie Befunde im Laborportal abruft und die Rufumleitung der Telefonanlage nicht selbst eingerichtet hat. Liegen beide Zugänge in Sammlungen, die sie sehen darf, ruft sie niemanden an. Fällt die Inhaberin selbst länger aus, hilft der Notfallzugang, den wir bei der Einrichtung mit Ihnen festlegen. Wie er abläuft, beschreibt der Ratgeber zum Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Beispiel: Gemischtpraxis mit Pferdeabteilung und Außenstelle

Ein erfundener Fall: Zwei Tierärzte führen eine Gemischtpraxis mit Kleintiersprechstunde und Pferdeabteilung, dazu eine Außenstelle mit eigener Betriebsnummer. Eine angestellte Tierärztin fährt die Pferdebetriebe an, fünf TFA und eine Auszubildende teilen sich Empfang, Labor und Bestellung.

Für die Rinder einiger Kunden meldet die Praxis seit 2023. Den PIN-Brief für HI-Tier verwahrte eine TFA, die im Frühjahr gegangen ist. Als Anfang 2026 die Pferde dazukamen, suchte die Praxis zuerst den Brief und beantragte dann eine neue PIN.

Heute liegen beide Betriebsnummern mit ihren PINs in der Sammlung „Meldungen“, die einer der Inhaber und die TFA für die Meldungen öffnen. Die Tierärztin in der Fahrpraxis sieht „Labor und Diagnostik“ auf ihrem Handy. Für die Nächte im Notdienst gibt ihr die Praxis zusätzlich „Empfang und Termine“ frei. Jede der neun Personen hat ein eigenes Konto mit eigenem Master-Passwort. Die Auszubildende sieht nur den Empfang.

Personalwechsel bei TFA und angestellten Tierärzten

Kündigt eine TFA, sperrt die Inhaberin ihr Konto im Tresor und deaktiviert ihre Kennung in der Praxissoftware. Danach ändert sie die Passwörter der Sammlungen, die die TFA sehen konnte. Eine neue PIN für HI-Tier vergibt nur die zuständige Stelle des Landes. Deshalb lohnt sich vorher die Frage, wer sie überhaupt kennen muss. Die Reihenfolge der übrigen Schritte steht in der Checkliste für den Abschied eines Mitarbeiters.

Geht eine angestellte Tierärztin, nimmt sie eigene Konten mit, die auf ihren Namen laufen, etwa bei Fortbildungsanbietern. Konten der Praxis, die sie für Labor oder Hersteller angelegt hat, laufen weiter, und die Inhaberin gibt ihnen ein neues Passwort. Das klappt nur, wenn jedes Praxiskonto von Anfang an im Tresor liegt und nicht im Browser ihres Diensthandys.

Schweigepflicht und was im Tresor nichts verloren hat

§ 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB nennt Tierärzte ausdrücklich unter den Berufen, die fremde Geheimnisse nicht offenbaren dürfen. Wir empfehlen, im Tresor nur Zugangsdaten abzulegen. Befunde, Halterlisten oder Kopien von Heimtierausweisen bleiben in der Praxissoftware und kommen auch nicht als Dateianhang in den Tresor.

Die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt und lassen sich nur auf den Geräten Ihres Teams lesen. Wir als Betreiber können keinen Eintrag öffnen, uns sind nur Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer und technische Protokolle bekannt. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Angebot. Eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht unterschreiben wir auf Wunsch. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Kosten für eine Tierarztpraxis

Neun Konten kosten so viel wie zwei: Die Wartung liegt fest bei 16,99 € im Monat inkl. MwSt., die Einrichtung ist enthalten, die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate. Den Server mietet die Praxis auf ihren Namen bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wir arbeiten nur für Unternehmer, eine Tierarztpraxis gehört dazu. Mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. sichern wir den Tresor täglich. Ohne das Paket sichern wir nicht, dann exportiert die Praxis selbst. Hilfe im Praxisalltag kostet 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., wir rechnen je angefangener Viertelstunde ab.

Wie Praxen in der Humanmedizin ihre Zugänge ordnen, zeigt die Seite Passwort-Manager für Arztpraxen. Betriebe, die selbst Tiere halten und HI-Tier für ihre Meldungen nutzen, finden ihre Seite unter Landwirtschaftsbetriebe. Was Ihre Praxis braucht, klären wir am Telefon oder per Video in einem kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

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