Passwort-Manager für Psychotherapie: Zugänge für Praxis und Jobsharing

Die Zugänge einer psychotherapeutischen Praxis

Eine psychotherapeutische Praxis hat wenig Technik. Wer sich aber an der Praxissoftware anmeldet, liest Sitzungsnotizen, Diagnosen und Berichte an Gutachter. Arbeitet eine Praxisangestellte für Telefonzeiten und Abrechnung mit, oder teilen sich zwei Therapeutinnen einen Sitz, stellt sich bei jedem Zugang die Frage, wer ihn wirklich braucht.

• Praxissoftware: Terminplanung, Dokumentation und Abrechnung, mit eigenem Benutzer für jede Therapeutin und, falls vorhanden, einem eingeschränkten Benutzer für die Praxisangestellte.
• Videodienst: das Konto der Therapeutin beim zertifizierten Anbieter, dazu ein Zweitzugang für die Organisation.
• Kassenärztliche Vereinigung: das Mitgliederportal für Abrechnung, Honorarbescheide und Mitteilungen.
• Telematikinfrastruktur: Praxisausweis (SMC-B) über die KV, Konnektor oder TI-Gateway, KIM-Postfach, dazu der elektronische Heilberufsausweis jeder Therapeutin.
• Praxisbetrieb: E-Mail-Postfach der Praxis, Anrufbeantworter mit Fernabfrage, Website, Verrechnungsstelle für Privatpatienten, falls genutzt.

Schweigepflicht nach Strafrecht und Berufsordnung

§ 203 StGB nennt in Abs. 1 Nr. 1 die Angehörigen der Heilberufe mit staatlich geregelter Ausbildung und in Nr. 2 die Berufspsychologen mit staatlich anerkannter wissenschaftlicher Abschlussprüfung. Konkreter für den Praxisalltag ist die Muster-Berufsordnung der Bundespsychotherapeutenkammer, zuletzt geändert am 15.11.2025:

• § 8 Abs. 5: Gehilfen, Personen in Ausbildung und alle sonstigen mitwirkenden Personen sind zur Verschwiegenheit zu verpflichten, und das ist schriftlich festzuhalten.
• § 10: Erhobene Daten und persönliche Aufzeichnungen sind sicher zu verwahren und vor Zugriffen unbefugter Dritter zu schützen. Das gilt ausdrücklich auch für elektronisch gespeicherte Daten, nach den jeweils aktuellen Sicherheitsstandards.
• § 24: Die Praxisinhaberin sorgt rechtzeitig dafür, dass die Regeln aus § 10 auch beim Ende ihrer Tätigkeit eingehalten werden, ausdrücklich auch für den Todesfall.

Verbindlich ist die Berufsordnung Ihrer Landespsychotherapeutenkammer, die Muster-Berufsordnung ist die Vorlage dafür. Den Text finden Sie bei der Bundespsychotherapeutenkammer (PDF). Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Wir empfehlen, im Tresor nur Zugangsdaten abzulegen, keine Sitzungsnotizen und keine Patientennamen, auch nicht im Notizfeld eines Eintrags. Die Inhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Wir als Betreiber haben keinen Schlüssel und können nichts lesen. Uns bekannt sind Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer sowie technische Protokolle. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Angebot. Welche weiteren Vereinbarungen Ihre Berufsordnung verlangt, klären wir im Erstgespräch.

Videosprechstunde: persönliches Konto und Zweitzugang

Für die Videosprechstunde dürfen Praxen nur Videodienste nutzen, die nach Anlage 31b zum Bundesmantelvertrag zertifiziert sind. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung führt dazu eine Liste. Die Anlage, aktuell in der Fassung vom 5. August 2026, regelt auch die Konten: Die Therapeutin muss sich für den Videodienst registrieren. Der Dienst darf einen Zweitzugang für das Praxispersonal anbieten, aber nur für organisatorische Zwecke rund um die Videosprechstunde. Eine Sitzung darf mit diesem Zugang nicht stattfinden.

Im Tresor liegt der Zweitzugang in der Sammlung, die die Praxisangestellte öffnet, damit sie Termine anlegen und Einladungen verschicken kann. Das Konto, mit dem die Therapeutin die Sitzung führt, liegt in ihrer eigenen Sammlung. Außer ihr kommt nur heran, wer im Tresor Eigentümerin oder Administratorin ist. Nutzt der Videodienst Bestätigungscodes aus einer Authenticator-App, kann der Schlüssel beim Eintrag liegen. Was dabei zu bedenken ist, erklärt der Ratgeber Bestätigungscodes im Team.

Videositzungen finden nicht immer in der Praxis statt. Die Muster-Berufsordnung erlaubt Psychotherapie über Kommunikationsmedien auch außerhalb der Praxisräume, solange dieser Anteil die Arbeit in der Praxis zeitlich nicht überwiegt. Wer abends vom Arbeitszimmer zu Hause aus arbeitet, hat auf dem Laptop dieselben Zugänge in der App oder in der Browser-Erweiterung, geschützt durch Master-Passwort und zweiten Faktor. Die Zwei-Faktor-Pflicht am Tresor gilt für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

KV, Praxisausweis und IT-Sicherheitsrichtlinie

Die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV nach § 390 SGB V gilt ausdrücklich auch für die vertragspsychotherapeutische Praxis. Mit bis zu fünf Personen, die ständig mit der Datenverarbeitung betraut sind, setzt eine Praxis die Anlagen 1 und 5 um. Wie die Anforderungen zu Personalwechsel, Dokumentation der Berechtigungen und Administrationsdaten der TI im Einzelnen lauten, steht auf unserer Seite zum Passwort-Manager für Arztpraxen.

Den elektronischen Heilberufsausweis gibt bei Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten die Landespsychotherapeutenkammer aus. Die KV Baden-Württemberg beschreibt ihn als personenbezogene Signatur- und Identifikationskarte, deren Teilen nicht vorgesehen ist. Seine PIN steht deshalb in keiner Sammlung.

Den Praxisausweis (SMC-B) bestellt die Praxis bei einem Kartenanbieter, die KV bestätigt dem Anbieter die Berechtigung. So beschreibt es die KV Baden-Württemberg, die auch rät, den PIN-Brief sicher aufzubewahren, weil die PIN am Installationstag gebraucht wird. PIN, PUK und einen Scan des PIN-Briefs legen Sie in eine Sammlung „TI“, die nur die Inhaberin und eine benannte Vertretung sehen. Dort stehen auch die Verwaltungszugänge von Konnektor oder TI-Gateway.

Jobsharing und Praxisangestellte

Zwei Psychotherapeutinnen können sich einen Sitz im Jobsharing teilen, als Anstellung oder in einer Berufsausübungsgemeinschaft. Im gesperrten Planungsbereich ist die Anstellung nach Angaben der KV Baden-Württemberg (Stand 23.02.2026) nur mit Leistungsbeschränkung möglich und verlangt Fachgruppenidentität. Die Obergrenze der abrechenbaren Leistungen legt der Zulassungsausschuss je Quartal fest.

Für die Zugänge heißt das: Beide Therapeutinnen arbeiten in derselben Praxis, aber jede mit eigenem Benutzer in der Praxissoftware, eigenem Konto beim Videodienst und eigenem Heilberufsausweis. Gemeinsam nutzen sie nur, was es einmal für die Praxis gibt: Praxisausweis, E-Mail-Postfach der Praxis, Anrufbeantworter, Website.

Beispiel: Kinder- und Jugendlichenpsychotherapie im Jobsharing

Eine erfundene Praxis für Kinder- und Jugendlichenpsychotherapie: Die Inhaberin hat ihre Kollegin im Jobsharing angestellt, beide sind Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeutinnen. Eine Praxisangestellte arbeitet zehn Stunden in der Woche, übernimmt die Telefonzeiten und bereitet die Abrechnung vor. Mit zwei Jugendlichen, die unter der Woche in einem Internat wohnen, finden manche Sitzungen per Video statt.

Vor der Umstellung meldete sich die Praxisangestellte mit dem Videokonto der Inhaberin an, um Termine einzustellen. Die Kollegin im Jobsharing hatte kein eigenes Konto und führte ihre Videositzungen über dasselbe. Anlage 31b sieht dagegen vor, dass sich die Therapeutin registriert und das Personal einen Zweitzugang nutzt.

Heute hat jede Therapeutin ihr eigenes Videokonto in ihrer eigenen Sammlung, die Praxisangestellte arbeitet mit dem Zweitzugang aus „Praxisorganisation“. Die Kollegin ist als Vertretung für die Sammlung „TI“ eingetragen. Die Inhaberin ist Eigentümerin der Organisation im Tresor und kommt damit auch an die Sammlung der Kollegin. Fällt sie unerwartet aus, kommt die Kollegin über den Notfallzugang auch an „Abrechnung“. Das Onlinebanking liegt nicht im Tresor, für das Praxiskonto bräuchte sie eine eigene Vollmacht der Bank (siehe Onlinebanking für Mitarbeiter). Wie der Notfallzugang abläuft, legen wir bei der Einrichtung fest, der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter zeigt die Grundlagen.

Wenn das Jobsharing endet oder die Angestellte geht

Endet ein Jobsharing, sperrt die Inhaberin das Konto der Kollegin im Tresor und deaktiviert ihren Benutzer in der Praxissoftware. Die Kollegin nimmt ihren Heilberufsausweis mit. Danach ändert die Inhaberin die Kennwörter der gemeinsamen Sammlungen, also Praxisorganisation und gegebenenfalls Abrechnung. War die Kollegin als Vertretung für „TI“ eingetragen, ändert die Inhaberin auch die PIN des Praxisausweises. Geht die Praxisangestellte, gilt dasselbe für den Zweitzugang des Videodienstes. Die vollständige Reihenfolge steht in der Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter.

Kosten für die Praxis

Eine Einzelpraxis zahlt dasselbe wie eine Praxis mit Jobsharing und Angestellter: 16,99 € im Monat inkl. MwSt. für die Wartung, mit 12 Monaten Mindestlaufzeit, Einrichtung inklusive. Den Server mietet die Praxis bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wir arbeiten nur für Unternehmer. Wir sichern den Tresor nur mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt., ohne Paket exportiert die Praxis ihn selbst. Unterstützung im Alltag kostet 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., wir rechnen je angefangener Viertelstunde ab.

Für Praxen der Physiotherapie gibt es die Seite Passwort-Manager für Physiotherapie. Ihre eigene Praxis besprechen wir am Telefon oder per Video im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

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