Passwort-Manager für Arztpraxen in Berlin: BSNR, LANR und Chef-PIN

Mehr als ein Drittel der Arztstellen in Praxen ist angestellt

Im Bedarfsplan der Kassenärztlichen Vereinigung Berlin zum 01.01.2026 stehen 2.689 Personen mit hausärztlichem, 4.922 mit fachärztlichem und 3.331 mit psychotherapeutischem Versorgungsauftrag. Die KV weist auch aus, wie viele Vollzeitstellen auf Anstellungen entfallen:

Bei den Haus- und Fachärzten entfällt also mehr als ein Drittel der Vollzeitstellen auf Angestellte. Endet eine Anstellung, muss die Praxis wissen, welche Zugänge die Kollegin kannte.

Zur Ärztekammer Berlin in der Friedrichstraße 16 gehörten laut Ärztestatistik der Bundesärztekammer am 31.12.2025 genau 36.849 Ärztinnen und Ärzte. 10.230 von ihnen arbeiteten ambulant, 5.517 in eigener Niederlassung.

BSNR, LANR und Chef-PIN im Online-Portal der KV

Ins Online-Portal der KV meldet sich eine Praxis mit der Betriebsstättennummer (BSNR) und deren Passwort an. Diese Kennung nutzt laut KV oft auch das Praxispersonal, etwa um die Abrechnungsdatei zu übertragen. Mit der Chef-PIN wechselt man danach in den Chef-Modus, etwa um Wunschabschläge auf das Honorar zu melden oder, bei anstellenden Ärzten, die Fortbildungsfristen aller Angestellten einzusehen. Die Chef-PIN bekommt jede Praxis zu Beginn ihrer Tätigkeit, auf demselben Schreiben wie das erste BSNR-Passwort.

Anders die Anmeldung mit der Arztnummer (LANR) und einem eigenen Passwort. Die KV nennt sie persönliche Zugangsdaten. Mit dem LANR-Passwort „unterschreibt“ die Ärztin die elektronische Sammelerklärung zur Quartalsabrechnung. So stellt die KV nach eigener Aussage sicher, dass die persönliche Leistungserbringung ausschließlich durch die Berechtigte erfolgt.

Im Tresor heißt das: Das BSNR-Passwort liegt in der Sammlung der Abrechnung, die nur die Personen öffnen, die die Praxisleitung dafür bestimmt. Die Chef-PIN kommt in eine Sammlung nur für Inhaberin oder ärztliche Leitung. Das LANR-Passwort behält jede Ärztin für sich, auch nicht im persönlichen Bereich ihres Kontos: Wer in der Praxis Konten wiederherstellen darf, käme darüber an diesen Bereich.

Praxisausweis und elektronischer Arztausweis

Ein Praxisausweis (SMC-B) gilt nach Angaben der KV fünf Jahre, für ein mobiles Kartenterminal braucht die Praxis einen zweiten. Die KV nennt ihn den Schlüssel zur TI, der ebenso sorgsam zu handhaben ist wie der Heilberufsausweis, und schreibt, dass die PIN niemals leichtfertig an Dritte gehen darf.

Legen Sie im Tresor für jede Karte einen eigenen Eintrag an, mit PIN, Kartenhersteller und Ablaufdatum in der Notiz. Dann sieht die Praxisleitung rechtzeitig, wann ein Folgeantrag fällig ist. Die Sammlung dafür öffnet nur die Praxisleitung.

Den elektronischen Arztausweis beantragen Ärztinnen im Kammerportal, die Identität prüft PostIdent. Die Kammer rät, mindestens acht Wochen einzuplanen, der PIN-Brief kommt mit getrennter Post. Diese PIN gehört wie das LANR-Passwort nur der Ärztin und liegt nicht im Tresor der Praxis.

Prüfpunkte der IT-Sicherheitsrichtlinie mit Nachweis

Zur IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV empfiehlt die KV, die Anlagen mit ihren Prüfpunkten als Checkliste zu verwenden. Je Punkt soll die Praxis festhalten, wie sie ihn umsetzt und welches Dokument dazugehört. Als Beispiele nennt die KV eine Passwortrichtlinie und ein Benutzerkonzept.

Welche Anforderungen die Richtlinie an Zugänge stellt, steht auf der Seite Passwort-Manager für Arztpraxen. Wie eine schriftliche Regel für das Team aussehen kann, zeigt der Ratgeber zur Passwortrichtlinie im Unternehmen. Ob Ihre Praxis die Richtlinie erfüllt, beurteilt dieser Text nicht.

In der DEMO E-Health Showpraxis der KV kann ein Praxisteam Werkzeuge wie Self-Check-in oder digitale Anamnese ausprobieren. Führt die Praxis eines davon ein, tragen Sie den Verwaltungszugang am ersten Tag in die passende Sammlung ein, sonst bleibt er im Browser der MFA, die es eingerichtet hat.

Datenschutz-Aufsicht und Online-Terminbuchung

Zuständig für Praxen in der Hauptstadt ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Im Jahresbericht 2025 schreibt sie, dass sie immer wieder Beschwerden über Plattformen zur Online-Buchung von Arztterminen erhält, teils direkt gegen Praxen. Die Praxis bleibt nach ihrer Darstellung für die Daten verantwortlich, auch wenn ein Dienstleister die Termine verwaltet. Den Verwaltungszugang zum Praxiskalender eines solchen Dienstes legen Sie deshalb in eine Sammlung mit wenigen Berechtigten. Das ist eine Zusammenfassung, keine Rechtsberatung.

Beispiel: eine Frauenarztpraxis mit drei angestellten Fachärztinnen

Ein erfundener Fall: eine Frauenärztin als Inhaberin, drei angestellte Fachärztinnen in Teilzeit, eine Praxismanagerin und sechs MFA. Die Praxismanagerin führte eine Excel-Liste mit dem BSNR-Passwort und den LANR-Passwörtern aller vier Ärztinnen, weil sie für die Chefin die Fortbildungsfristen nachhielt.

Für die Fristen braucht niemand fremde LANR-Passwörter, die Inhaberin sieht sie mit der Chef-PIN selbst. Jede Ärztin hat ihr LANR-Passwort neu vergeben und behält es für sich, die Liste ist gelöscht und das BSNR-Passwort geändert. Die Sammlung „Abrechnung“ mit dem BSNR-Zugang öffnen die Praxismanagerin und zwei MFA. „Empfang“ mit Praxiskalender, Telefonanlage und Faxdienst sehen alle MFA. Chef-PIN und die PIN beider Praxisausweise stehen in „Praxisleitung“, die nur die Inhaberin öffnet. Das Onlinebanking liegt in keiner Sammlung, wer Zahlungen freigibt, hat einen eigenen Bankzugang (Onlinebanking für Mitarbeiter).

Die Inhaberin ist Eigentümerin der Organisation im Tresor und räumt der dienstältesten Fachärztin einen Notfallzugang ein. Nach der Übernahme des Kontos sieht diese alle Sammlungen der Inhaberin, auch Chef-PIN und die PIN der Praxisausweise. Deshalb kommt dafür nur jemand in Frage, der diese Zugänge auch nutzen darf. Den Ablauf legen wir bei der Einrichtung fest, Hintergründe im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Endet eine Anstellung, sperrt die Inhaberin das Konto im Tresor. Ihre LANR nimmt die Ärztin mit, die Praxis ändert die Passwörter der Sammlungen, die sie sehen konnte. Die übrigen Schritte stehen in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht.

Den Zuschnitt für Ihre Praxis besprechen wir am Telefon oder per Video im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

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