Passwort-Manager für Logopädie: Videodienst, Übungs-Apps und Rezeption getrennt

Zugänge einer logopädischen Praxis

Ein großer Teil der Arbeit einer logopädischen Praxis gilt Kindern. Im Heilmittelbericht 2025 des Wissenschaftlichen Instituts der AOK entfielen 59 % der Verordnungen der Stimm-, Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie auf die Diagnose F80, umschriebene Entwicklungsstörungen des Sprechens und der Sprache. 60,5 % der Patientinnen und Patienten kamen über Kinder- und Jugendmediziner (AOK-Versicherte, 2024).

Daneben stehen in derselben Tabelle Dysphagie, Folgen eines Schlaganfalls, Stimmstörungen und Parkinson. Eine Praxis, die Kinder in der Praxis, Erwachsene per Video und Heimbewohner beim Hausbesuch behandelt, braucht dafür diese Zugänge:

• Praxissoftware: Termine, Verordnungen, Befunde, Verlaufsdokumentation und Abrechnung.
• Videodienst: das Konto der Praxis beim zertifizierten Anbieter, gegebenenfalls Konten je Therapeutin, dazu ein Zweitzugang für die Organisation.
• Übungsplattformen und Apps: Praxislizenzen für Material, das die Therapeutin in der Stunde am Tablet zeigt oder für das Üben zu Hause freischaltet.
• Auswertungen: Konten für die Online-Auswertung von Sprachtests und für Material-Downloads.
• Verwaltung: Abrechnungszentrum oder eigene Abrechnung, Telefonanlage, Website, E-Mail.

Teletherapie per Video: was der Vertrag mit den Kassen verlangt

Nach § 16b der Heilmittel-Richtlinie dürfen Heilmittel als Behandlung per Video in Echtzeit erbracht werden, die erste Behandlung eines Verordnungsfalls aber immer in Präsenz. Die Einzelheiten für die Logopädie stehen in § 7a des Vertrags nach § 125 Abs. 1 SGB V über die Stimm-, Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie (Fassung mit Änderungen bis 02.03.2026):

• Die Therapeutin behandelt per Video aus den zugelassenen Praxisräumen. Um ein betriebsbedingtes Beschäftigungsverbot nach § 13 Abs. 1 Mutterschutzgesetz zu vermeiden, darf eine Schwangere bereits laufende Therapien von zu Hause fortführen (§ 7a Abs. 6).
• In der Gesamtbetrachtung sollen nicht mehr als 30 % der Leistungen einer Praxis im Kalenderjahr telemedizinisch erbracht werden (Abs. 10).
• Bei Kindern unter sieben Jahren muss vor Therapiebeginn eine Bezugs- oder Betreuungsperson benannt und grundsätzlich zur Unterstützung anwesend sein (Abs. 3). Kinder unter 14, die nach § 11 Abs. 2 der Richtlinie in Kita oder Schule behandelt werden, bekommen keine Videotherapie (Abs. 4).
• Die Praxis muss einen Videodienst nutzen, der Anlage 7 zum Vertrag erfüllt (Abs. 11). Der GKV-Spitzenverband führt dazu eine Liste der Videodienstanbieter (Stand 04.09.2026).

Anlage 7 regelt auch die Konten. Der Leistungserbringer muss sich beim Videodienst registrieren, Patienten dürfen ohne Registrierung teilnehmen. Der Dienst darf einen Zweitzugang für das Praxispersonal anbieten. Mit ihm darf das Personal nur Organisatorisches rund um die Videotherapie erledigen und keine Behandlung durchführen. Aufzeichnungen zur Dokumentation der Behandlung sind während der Sitzung nur mit Einwilligung gestattet.

Das Behandlungskonto legen Sie im Tresor in eine Sammlung, die nur die Logopädinnen öffnen. Bietet Ihr Dienst eigene Konten je Therapeutin an, hat jede ihren eigenen Eintrag. Der Zweitzugang steht in der Sammlung der Rezeption, die damit Termine organisiert und Einladungen verschickt. Behandelt eine schwangere Kollegin von zu Hause, öffnet sie das Behandlungskonto über die App auf ihrem Laptop, ohne dass ihr jemand ein Kennwort per Messenger schickt.

Übungskonten für Familien

Gibt eine Therapeutin für das Üben zwischen den Terminen Material über eine Plattform oder App frei, entstehen zwei Arten von Zugangsdaten. Die Praxislizenz gehört der Praxis und kommt in die Sammlung „Übungsmaterial“. Legt die Therapeutin für ein Kind ein eigenes Übungskonto an, schickt sie die Zugangsdaten einmal über einen sicheren Link an die Eltern, mit Ablaufdatum und auf wenige Abrufe begrenzt. Einen Eintrag im Tresor der Praxis braucht dieses Konto danach nicht, und auf dem Hausaufgabenblatt steht kein Kennwort. Was sichere Links können, steht unter Funktionen.

Abrechnung, TI und Schweigepflicht in der Logopädie

Die logopädische Praxis rechnet direkt mit den Krankenkassen ab. Ärzte, Zahnärzte und Psychotherapeuten in der Versorgung der Krankenkassen verordnen Heilmittel nach § 360 Abs. 7 SGB V ab dem 1. Januar 2027 elektronisch, und ab demselben Tag muss die Praxis Leistungen auch auf dieser Grundlage erbringen. An die Telematikinfrastruktur anschließen muss sie sich nach Abs. 8 bis zum 1. Oktober 2027 (Stand 14.10.2026). Wohin PIN-Brief der Institutionskarte, KIM-Postfach und Konnektor-Zugänge im Tresor gehören, beschreibt die Seite Passwort-Manager für Physiotherapie.

Den Heilberufsausweis für Logopädinnen und die Institutionskarte für logopädische Praxen gibt das elektronische Gesundheitsberuferegister bei der Bezirksregierung Münster aus. Die PIN des Ausweises legt die Logopädin nicht im Tresor der Praxis ab, auch nicht in ihrem persönlichen Bereich. Den kann die Praxisleitung über die Kontowiederherstellung erreichen, die PIN darf aber nur die Inhaberin des Ausweises kennen.

Unter der Berufsbezeichnung „Logopädin“ oder „Logopäde“ darf nach § 1 des Gesetzes über den Beruf des Logopäden nur arbeiten, wer eine Erlaubnis hat. § 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB stellt unter Strafe, wenn Angehörige eines Heilberufs, der für die Berufsausübung oder die Führung der Berufsbezeichnung eine staatlich geregelte Ausbildung erfordert, unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbaren. Befunde über ein stotterndes Grundschulkind oder die Schluckdiagnostik einer Heimbewohnerin gehören in die Praxissoftware, nicht als Anhang in den Tresor.

Die Inhalte des Tresors werden auf dem Gerät verschlüsselt, bevor sie zum Server gehen, und erst auf dem Gerät einer berechtigten Person wieder entschlüsselt. Ihre Passwörter können wir als Betreiber nicht lesen. Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer und technische Protokolle liegen auf dem Server, deshalb gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zum Angebot.

Eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht unterschreiben wir auf Wunsch. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Sammlungen für Video, Rezeption und Übungsmaterial

Eigentümer und Administratoren der Organisation sehen zusätzlich alle Sammlungen. Das Onlinebanking steht in keiner Sammlung und auch nicht im persönlichen Bereich. Wer Zahlungen erledigt, bekommt bei der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht, wie im Ratgeber Onlinebanking für Mitarbeiter beschrieben.

Fragt der Videodienst beim Anmelden einen Code aus einer Authenticator-App ab, kann der Schlüssel dafür beim Eintrag liegen. Dann ruft jede Berechtigte den Code im Tresor ab, siehe Codes für das ganze Team. Für den Tresor selbst gilt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein. Codes per SMS kann kein Tresor empfangen, sie bleiben an der Rufnummer.

Beispiel: Videotherapie von zu Hause in der Schwangerschaft

Ein erfundener Fall: eine Praxisinhaberin, sechs angestellte Logopädinnen, eine Rezeptionskraft an fünf Vormittagen. Etwa jede zehnte Stunde läuft per Video, vor allem mit Jugendlichen mit Stimmstörungen und mit Erwachsenen, deren Aphasie nach einem Schlaganfall nicht mehr stark schwankt. Eine Logopädin ist schwanger und kann in der Praxis nicht weiterarbeiten. Damit es nicht zum Beschäftigungsverbot kommt, führt sie ihre drei laufenden Videotherapien von zu Hause weiter, wie § 7a Abs. 6 des Vertrags es erlaubt.

Die Zugangsdaten zum Videodienst bekam sie per Messenger von der Rezeption, zusammen mit dem Kennwort der Übungsplattform. Dasselbe Kennwort stand auf den Hausaufgabenblättern von vier Familien, denn die Praxis hatte ihre Lizenz einfach weitergegeben.

Heute liegt das Behandlungskonto in „Videotherapie“, die Kollegin öffnet es mit ihrem eigenen Konto und zweitem Faktor. Die Rezeption arbeitet mit dem Zweitzugang. Die Praxislizenz der Übungsplattform hat ein neues Kennwort und steht nur in „Übungsmaterial“. Die vier Familien haben eigene Übungskonten bekommen, die Zugangsdaten gingen über sichere Links.

Wenn eine Logopädin geht

Die Praxisinhaberin sperrt das Konto im Tresor und den Benutzer in der Praxissoftware. Hatte die Logopädin ein eigenes Konto beim Videodienst, lässt die Praxis es beim Anbieter schließen.

Die Kennwörter der Sammlungen, die sie sehen konnte, ändert die Inhaberin. Übungskonten der Familien bleiben, wie sie sind, sie gehören den Familien. Ihren Heilberufsausweis nimmt die Logopädin mit.

Die ganze Reihenfolge steht in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht. Wie Sie bisher verstreute Kennwörter aus einer Liste in den Tresor bringen, erklärt der Ratgeber Passwörter in Excel.

Preis für logopädische Praxen

Wir verlangen 16,99 € im Monat inkl. MwSt. für die Wartung, egal wie viele Logopädinnen, Rezeptionskräfte und Praktikantinnen den Tresor nutzen. Die Einrichtung ist dabei, die Mindestlaufzeit liegt bei 12 Monaten. Auf den Namen der Praxis kommt ein Server bei netcup dazu, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wir arbeiten nur mit Unternehmern.

Das Backup-Paket kostet 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Wer es nicht bucht, bekommt von uns keine Sicherung und exportiert den Tresor selbst. Für Hilfe im Alltag rechnen wir 74,99 € je Stunde inkl. MwSt. ab, in angefangenen Viertelstunden.

Für Ergotherapiepraxen mit Kinderteam gibt es die Seite Passwort-Manager für Ergotherapie. Wie Ihre Praxis Videodienst, Übungskonten und Verwaltung trennt, besprechen wir am Telefon oder per Video im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

Anlaufstellen