Passwort-Manager für Arztpraxen in Bonn: Lehrpraxis und PJ

KV-Kreisstelle und Kammer am Josephinum

Die Kreisstelle Stadt Bonn der Kassenärztlichen Vereinigung Nordrhein hat ihre Anschrift Am Josephinum 4. Im selben Haus arbeitet das Servicezentrum der Ärztekammer Nordrhein mit der Kreisstelle der Kammer, und dort sitzt auch das Ausbildungswesen für Medizinische Fachangestellte. Bei der Wahl der Kreisstellenvorstände 2024 waren in dieser Kreisstelle 5.573 Kammermitglieder wahlberechtigt, Ärztinnen und Ärzte aus Kliniken eingeschlossen.

Die Zugänge einer Praxis im Allgemeinen beschreibt die Seite Passwort-Manager für Arztpraxen. Hausarztpraxen, die als Lehrarztpraxis der Universität Medizinstudierende ausbilden, entscheiden zusätzlich, welche Zugänge die Studierenden für einige Wochen bekommen.

Lehrarztpraxen der Universität: zwei Wochen, 30 Tage oder 16 Wochen

Das Institut für Hausarztmedizin am Universitätsklinikum verteilt die Studierenden des sechsten klinischen Semesters auf seine Lehrarztpraxen. Dort machen sie zwei Wochen Blockpraktikum Allgemeinmedizin, jedes Jahr bis zu 250 Studierende. Die Zuteilung kommt kurz vor Semesterbeginn per E-Mail, und nicht jede Studentin landet in einer Praxis in der Stadt selbst.

Länger bleiben zwei andere Gruppen. Die Famulatur in einer hausärztlichen Praxis dauert 30 Tage. Das Tertial Allgemeinmedizin im Praktischen Jahr umfasst 16 Wochen und wird von einer Fachärztin oder einem Facharzt für Allgemeinmedizin mit Weiterbildungsermächtigung betreut.

Auch die Lehrärzte selbst haben einen Zugang beim Institut: Die Bekanntmachung der Universität zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis liegt dort in einem passwortgeschützten Bereich für Lehrarztpraxen. Dieses Kennwort gehört in eine Sammlung, die nur den Lehrärzten zugewiesen ist. Über das Praxennetzwerk Bonn-Siegen-Eifel baut das Institut außerdem ein Netz von Forschungspraxen in NRW mit auf. Bringt eine Studie eigene Zugänge mit, legt die Praxisleitung dafür eine weitere Sammlung an.

Studierende im Tresor: eigenes Konto im PJ, keine Signatur

Für zwei Wochen Blockpraktikum lohnt ein eigenes Konto im Tresor kaum: Die Einladung gilt fünf Tage, und vor der ersten Sammlung richtet die Studentin noch ihren zweiten Faktor ein. Unter der Anmeldung der Lehrärztin im Praxisverwaltungssystem arbeitet sie trotzdem nicht, denn an dieser Anmeldung hängt die Signatur. Laut KV Nordrhein braucht jede Person, die elektronisch signiert, einen eigenen Zugang in der Praxissoftware, dem ihr Heilberufsausweis zugeordnet ist, und die Weitergabe des Ausweises ist untersagt.

Im PJ lohnt sich das eigene Konto. Die Studentin bekommt für 16 Wochen Leserecht an einer Sammlung, etwa mit dem Laborportal für den Abruf von Befunden. Die Praxis kann diese Sammlung mit verborgenen Passwörtern freigeben, dann füllt die App das Passwort aus, ohne es anzuzeigen. Das ist nur eine Ausblendung: Die App der Studentin erhält das Passwort trotzdem, und mit etwas Aufwand findet sie es heraus.

Einen elektronischen Heilberufsausweis hat sie nicht. Vor der Ausgabe prüft die Kammer, ob jemand Mitglied und Ärztin ist, so beschreibt es die Bundesärztekammer. eAU, E-Rezept und eArztbrief signiert also die Lehrärztin mit ihrem eigenen Ausweis. Dessen PIN steht nirgends im Tresor der Praxis, auch nicht in ihrem persönlichen Bereich, denn wer Konten wiederherstellen darf, käme dort heran (mehr dazu unter Master-Passwort).

Beispiel: hausärztliche Gemeinschaftspraxis mit PJ-Tertial

Ein erfundener Fall: Zwei Fachärzte für Allgemeinmedizin führen eine Berufsausübungsgemeinschaft. Beide sind Lehrärzte der Universität, einer hat die Weiterbildungsermächtigung. Dazu kommen eine angestellte Ärztin in Teilzeit, eine Praxismanagerin und fünf MFA.

In jedem Semester sind zwei Blockpraktikanten da, im Frühjahr beginnt eine PJ-Studentin ihr Tertial. Bisher saßen Studierende am Rechner des Lehrarztes unter seiner Anmeldung, und das Passwort des Laborportals klebte am Monitor im Labor. Wie es ohne Zettel geht, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Beide Partner sind Eigentümer der Organisation und sehen damit alle Sammlungen. Sonst bekommt niemand die Rolle Eigentümer oder Administrator, die Praxismanagerin verwaltet als Managerin nur den Empfang. An den Scan des PIN/PUK-Briefs kommen deshalb nur die Partner. Der Praxisausweis (SMC-B) gehört, anders als der Heilberufsausweis, zur Betriebsstätte und nicht zu einer Person: Laut KV Nordrhein braucht jede Betriebsstätte ihre eigene Karte.

Für das Tertial legt der IT-Dienstleister der Studentin einen eigenen Benutzer im Praxisverwaltungssystem an, einer der Partner lädt sie in den Tresor ein, dort hat sie die Rolle Benutzer. Die Blockpraktikanten bekommen weder Konto noch Benutzer, am Rechner arbeitet der Lehrarzt selbst. Am letzten Tag des Tertials sperrt einer der Partner das Konto der Studentin und ändert das Passwort des Laborportals nach der Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter. Der IT-Dienstleister zahlt für sein Konto nichts extra, weil der Tresor keine Nutzergrenze hat.

Datenschutz, Auftragsverarbeitung und Erstgespräch

Auch wenn die Bundesbeauftragte für den Datenschutz ihren Sitz in der Stadt hat: Für Arztpraxen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig. Wie Sie ihr eine Datenpanne melden, steht auf der Seite Passwort-Manager in Nordrhein-Westfalen.

Die Einträge im Tresor sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, lesen können wir Ihre Passwörter nicht. Mit dem Angebot bekommen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht unterschreiben wir auf Wunsch. Wie Sie Lehre und Praxisbetrieb im Tresor trennen, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Anlaufstellen für Arztpraxen in Bonn