Passwort-Manager für Arztpraxen in Dresden: Zugänge im Praxisteam

Ärzte in Niederlassung: 1.393 im Jahr 2025

Die Kommunale Statistikstelle der Landeshauptstadt weist für 2025 insgesamt 4.203 Ärztinnen und Ärzte aus, auf Grundlage von Daten des Statistischen Landesamts. 1.393 von ihnen arbeiteten in Niederlassung, angestellte und in Teilzeit beschäftigte Ärzte sowie Praxisassistenten eingeschlossen. 2018 waren es 1.181.

In sieben Jahren kamen 212 Ärzte in den Praxen dazu. Jede neue Kollegin braucht Zugänge zu Praxissoftware und Portalen, und bei jedem Abschied muss die Praxis sie wieder schließen.

KV Sachsen und Landesärztekammer an der Schützenhöhe

Die Kassenärztliche Vereinigung Sachsen hat ihren Sitz an der Schützenhöhe 12. Früher betreuten getrennte Geschäftsstellen in Chemnitz, Leipzig und Dresden die Praxen. Seit der Strukturreform KVS NEO arbeitet die KV mit vier Ressorts über alle drei Standorte hinweg, für die Beratung gibt es weiter Ansprechpartner je Region.

Unter Hausnummer 16 sitzt die Sächsische Landesärztekammer, die Berufsvertretung aller Ärztinnen und Ärzte im Freistaat. Über ihr Mitgliederportal beantragen Ärzte den elektronischen Heilberufsausweis, die Identität prüft anschließend PostIdent.

Die Datenschutz-Aufsicht über Praxen führt die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte, zuständig für den privaten Bereich. Unter ihren Beispielen für eine Datenpanne nennt sie eine ärztliche Abrechnung, die wegen einer Namensverwechslung an den falschen Empfänger ging.

Was die KV Sachsen zur IT-Sicherheit anbietet

Was die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV zu Zugängen verlangt, erklärt die Seite Passwort-Manager für Arztpraxen. Die KV Sachsen stellt auf ihrer Seite IT-Sicherheit in der Praxis eigenes Material dazu bereit: einen Muster-Netzwerkplan und Muster-Richtlinien für Wechseldatenträger und mobile Geräte. Dort steht auch, dass sie die Kosten der Umsetzung nicht gegenfinanziert, anders als bei der Telematikinfrastruktur.

Im Fachbereich Digitalisierung berät ein dreiköpfiges Team zur IT-Sicherheitsrichtlinie und zur TI und hilft beim Anlegen von Mitarbeiterzugängen für das Mitgliederportal. Auf die Rechner der Praxis schaltet es sich nicht auf, das ist laut KV datenschutzrechtlich und technisch nicht möglich. Den Anbieter des Praxisverwaltungssystems und den eigenen IT-Dienstleister ersetzt die Beratung ausdrücklich nicht.

Diesen Dienstleister laden Sie in den Tresor ein wie eine Mitarbeiterin, mit eigenem Konto und nur für die Sammlung Technik, ohne Aufpreis. In ihren Hinweisen zum Datenschutz zählt die KV die Zuordnung von Benutzerrechten und die Passwortvergabe zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen. Im Tresor legen Sie beides fest: wer welche Sammlung sieht und wo welches Passwort liegt. Ob das die Anforderungen Ihrer Praxis erfüllt, beurteilt dieser Text nicht, er ist keine Rechtsberatung.

Was die KV zu Heilberufsausweis und Praxisausweis schreibt

Der elektronische Heilberufsausweis ist nach Darstellung der KV Sachsen ein personenbezogenes Dokument, das auch der Identifikation dient. Assistenten dürfen den Ausweis der weiterbildenden oder anderer Vertragsärzte deshalb nicht nutzen. Genehmigte Assistenten können bei ihrer Kammer einen eigenen Ausweis beantragen, die Kosten tragen sie selbst.

Den PIN/PUK-Brief des Praxisausweises (SMC-B) soll die Praxis laut KV an einem sicheren Ort aufbewahren, weil sie ihn für die Installation und den laufenden Betrieb der TI braucht. Wir empfehlen dafür eine Sammlung, die nur die Praxisleitung öffnet, mit dem eingescannten Brief als Dateianhang.

Beispiel: eine Kinder- und Jugendarztpraxis mit Weiterbildungsassistentin

Ein erfundener Fall: ein Kinder- und Jugendarzt, eine angestellte Fachärztin, eine Weiterbildungsassistentin und vier Medizinische Fachangestellte. Bisher stand das Passwort für die Online-Terminbuchung auf einem Zettel am Empfang, und der Praxisinhaber hatte der Assistentin anfangs seine Karte für die eAU überlassen wollen.

Nach dem Hinweis der KV beantragt die Assistentin über das Mitgliederportal der Landesärztekammer einen eigenen Ausweis. Im Tresor gibt es vier Sammlungen: „Empfang“ mit Terminbuchung, Faxdienst und Praxis-Postfach für alle MFA, „Labor“ für zwei MFA und die drei Ärztinnen und Ärzte, „Praxisleitung“ mit dem PIN/PUK-Brief nur für den Inhaber, „Technik“ für Inhaber und IT-Dienstleister. Der Inhaber ist Eigentümer der Organisation im Tresor. Fällt er länger aus, übernimmt seine Fachärztin über den Notfallzugang sein Konto und sieht damit alle seine Sammlungen, auch „Praxisleitung“. Für das Praxiskonto braucht sie eine eigene Vollmacht der Bank, das Onlinebanking liegt nicht im Tresor (siehe Onlinebanking für Mitarbeiter). Den Ablauf dafür legen wir bei der Einrichtung fest, Hintergründe stehen im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Nach zwölf Monaten wechselt die Assistentin in die nächste Weiterbildungsstation. Der Inhaber sperrt ihr Konto im Tresor, die Praxis ändert die Passwörter der Sammlung Labor, und ihren eigenen Ausweis nimmt sie mit. Die übrigen Schritte stehen in der Checkliste Mitarbeiter verlässt die Firma. Wie mehrere MFA einen Bestätigungscode des Laborportals abrufen, zeigt der Ratgeber zu geteilten Bestätigungscodes.

Wie Sie die Sammlungen in Ihrer Praxis schneiden, besprechen wir am Telefon oder per Video im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

Anlaufstellen für Arztpraxen in Dresden