Passwort-Manager für Optik und Akustik: Zugänge je Filiale und Gewerk

Werkstatt, Anpassraum und Kasse: die Zugänge eines Fachgeschäfts

Ein Augenoptiker oder Hörakustiker ist Handwerksbetrieb, Händler und Leistungserbringer der Krankenkassen zugleich. Zu jeder dieser Rollen gehören eigene Konten, und im Laden arbeiten mehrere Leute an denselben Rechnern.

• Bestellung beim Hersteller: Partnerportale der Glashersteller für Brillengläser, Kontaktlinsen- und Fassungslieferanten, bei Hörsystemen die Händlerportale der Hersteller für Bestellung, Reparatur und Garantie.
• Anpassung und Messung: die Anpass-Software der Hörsystemhersteller, häufig mit Herstellerkonto und Lizenz, Konten für die Fernanpassung über die Apps der Kunden, Software von Mess- und Zentriergeräten in der Augenoptik.
• Krankenkassen: das Konto beim Abrechnungszentrum, der Zugang für elektronische Kostenvoranschläge, die Branchensoftware mit Kundenkartei und Kassenabrechnung.
• Handwerkskammer: der Mitgliederbereich im Online-Portal Ihrer Kammer, über den künftig auch die Karten für die Telematikinfrastruktur beantragt werden.
• Laden: Kassensystem, Terminbuchung, Website, Bewertungsprofil, E-Mail, Kartenterminal.

Die Kundendaten selbst, also Refraktionswerte, Audiogramme und Verordnungen, gehören in die Branchensoftware und nicht in den Tresor. Im Tresor liegen die Zugangsdaten zu diesen Programmen.

Herstellerkonten auf die Adresse des Geschäfts

Ein typischer Fall: Ein Mitarbeiter legt das Herstellerkonto mit seiner eigenen E-Mail-Adresse an, weil er gerade die Schulung zur neuen Gerätegeneration besucht hat. Fünf Jahre später ist er weg, und die Anpass-Software verlangt beim Update eine Anmeldung, die niemand kennt. Läuft ein Bestellportal auf die private Adresse eines Gesellen, landen Lieferbestätigungen und Rechnungen bei ihm.

Melden Sie Bestell- und Händlerkonten deshalb auf eine Adresse des Geschäfts an, etwa bestellung@ oder werkstatt@, und legen Sie sie in der Sammlung des Bereichs ab, der bestellt. Konten, die ein Hersteller ausdrücklich je Person vergibt, zum Beispiel für Schulungen und Zertifikate einer Akustikerin, bleiben bei dieser Person. Ob ein Händlerkonto von mehreren genutzt werden darf, steht in den Nutzungsbedingungen des Herstellers.

Fragt ein Herstellerportal beim Anmelden einen Bestätigungscode aus einer App ab, kann der Schlüssel dafür beim Zugang im Tresor liegen. Dann holt jede berechtigte Person den Code selbst, ohne das Handy der Filialleitung. Was das für die Sicherheit bedeutet, steht im Ratgeber Codes für die Zwei-Faktor-Anmeldung teilen. Am Tresor selbst meldet sich jeder Mitarbeiter mit eigenem Master-Passwort und eigenem zweiten Faktor an. Das richten wir als Pflicht ein, Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Abrechnung mit den Krankenkassen: ein IK je Filiale

Hilfsmittel erhalten Versicherte nach § 126 SGB V nur auf Grundlage von Verträgen mit den Krankenkassen. Seine Eignung weist der Betrieb in der Regel mit dem Zertifikat einer Präqualifizierungsstelle nach, das auf höchstens fünf Jahre befristet ist. Abgerechnet wird nach § 302 SGB V elektronisch oder maschinell verwertbar, und dafür dürfen Sie ein Rechenzentrum beauftragen.

Bei Sehhilfen ist der Kreis der Versicherten eng. Nach § 33 Abs. 2 SGB V haben Versicherte bis zum 18. Lebensjahr Anspruch, Erwachsene nur bei einer schweren Sehbeeinträchtigung oder einem verordneten Ausgleich von mehr als 6 Dioptrien bei Kurz- oder Weitsichtigkeit oder mehr als 4 Dioptrien bei Hornhautverkrümmung. Wann bei Hörsystemen ein Kostenvoranschlag nötig ist, steht in den Hinweisen der jeweiligen Kasse. Bei der Techniker Krankenkasse etwa gilt seit dem 01.08.2026 für Hörhilfen Erwachsener: Kostenvoranschläge nur noch in bestimmten Fällen wie vorzeitiger Neuversorgung oder Verlust, Reparaturen über 250 Euro als elektronischer Kostenvoranschlag.

Für Filialbetriebe wichtig: Nach den Hinweisen der Barmer für Hilfsmittelanbieter ist für jede Filiale oder Zweigstelle ein eigenes Institutionskennzeichen zu führen. Das IK vergibt die Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen in Sankt Augustin. Rechnet jede Filiale selbst ab, liegen die Zugänge zum Abrechnungszentrum und zum Kostenvoranschlag im Tresor nach Filiale getrennt. Rechnen Sie zentral ab, gibt es eine Sammlung für die Abrechnung, die nur die zuständigen Personen öffnen.

Telematikinfrastruktur: eine SMC-B für jede Betriebsstätte

Heil- und Hilfsmittelerbringer müssen sich nach § 360 Abs. 8 SGB V bis zum 1. Oktober 2027 an die Telematikinfrastruktur anschließen. Ab dem 1. Juli 2027 erbringen Hilfsmittelerbringer ihre Leistungen nach Absatz 7 auf Grundlage elektronischer Verordnungen. Nach Angaben des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) geben die Handwerkskammern die Karten für die Gesundheitshandwerke aus, beantragt wird im Online-Portal im Mitgliederbereich der Kammer. PIN und Karte kommen getrennt per Post.

Zwei Karten sind zu unterscheiden. Die SMC-B ist die Karte des Betriebs, und der ZDH schreibt: Pro Betriebsstätte oder Nebenbetriebsstätte wird jeweils eine SMC-B gebraucht, einen Reserveausweis gibt es für sie nicht. Ein Geschäft mit drei Filialen hat also drei Karten und drei PINs. Der elektronische Berufsausweis (eBA) ist dagegen persönlich. Ihn beantragt nur, wer als qualifizierter Inhaber oder Betriebsleiter eines dieser Handwerke in der Handwerksrolle steht, und zwar nur für sich selbst. Als Voraussetzung für die SMC-B fällt er laut ZDH weg, ausgegeben wird er bei Bedarf weiterhin.

Sammlungen für Filialen, Werkstatt und Abrechnung

Zugangsdaten, PIN und TAN-Verfahren fürs Onlinebanking legen Sie nicht im Tresor ab. Jede Person, die Zahlungen freigibt, hat einen eigenen Bankzugang mit Vollmacht (siehe Onlinebanking für Mitarbeiter).

Diese Aufteilung ist ein Vorschlag, den wir bei der Einrichtung auf Ihr Geschäft zuschneiden. Wie Sie Zugänge danach weitergeben, ohne sie auf Zettel an den Monitor zu kleben, zeigt der Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Beispiel: Optik und Akustik unter einem Dach, drei Standorte

Ein erfundener Familienbetrieb: Hauptgeschäft in der Kreisstadt, zwei kleine Filialen in Nachbarorten. Elf Personen, darunter der Inhaber als Augenoptikermeister, eine Hörakustikmeisterin und ein Hörakustiker, der an zwei Tagen in der Woche in einer Filiale anpasst. Die Abrechnung macht die Büroleiterin zentral für alle drei Standorte.

Vorher lief das Herstellerkonto für die Anpass-Software auf einen Gesellen, der vor zwei Jahren gegangen war. Das Passwort für die Glasbestellung klebte am Monitor in der Werkstatt, und die PIN-Briefe für die künftigen SMC-B wollte der Inhaber in seinem Schreibtisch sammeln.

Heute läuft das Herstellerkonto auf akustik@ und liegt in „Hörakustik“, die außer dem Inhaber nur die beiden Akustiker öffnen. Der Hörakustiker hat zusätzlich die Sammlung der Filiale, in der er anpasst. Die PIN jeder SMC-B liegt in der Kartensammlung ihres Standorts, die nur der Inhaber und die jeweilige Filialleitung sehen. Die Büroleiterin öffnet „Abrechnung“, aber keine Filialsammlung. Der IT-Dienstleister, der die TI-Technik aufbaut, hat ein eigenes Konto und sieht nur „TI und Technik“.

Die Sammlung „Inhaber“ öffnet nur der Inhaber selbst, er ist Eigentümer der Organisation im Tresor. Für den Fall, dass er ausfällt, hat er der Hörakustikmeisterin einen Notfallzugang eingeräumt, den Ablauf haben wir bei der Einrichtung mit ihm festgelegt. Mehr dazu im Ratgeber zum Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Wenn eine Akustikerin oder ein Filialleiter geht

1. Tresor: Der Verantwortliche im Betrieb sperrt das Konto und ändert danach die Passwörter der Sammlungen, die die Person sehen konnte. Welche das sind, zeigt der Tresor.
2. Hersteller: Persönliche Zugänge zu Anpass-Software und Schulungsportalen lassen Sie beim Hersteller deaktivieren. Konten, die noch auf ihre Adresse laufen, stellen Sie vorher auf eine Adresse des Geschäfts um.
3. Karten: Ihren eBA nimmt die Person mit, er ist auf sie ausgestellt. Die SMC-B bleibt in der Filiale. Kannte sie deren PIN, besprechen Sie mit Ihrem TI-Dienstleister, ob die PIN geändert werden kann.
4. Branchensoftware und Kasse: Den Benutzer deaktivieren, damit sich niemand mehr unter ihrem Namen anmeldet.

Die übrigen Schritte finden Sie in der Checkliste, wenn jemand den Betrieb verlässt.

Preis für Ihr Fachgeschäft

Für die Wartung zahlen Sie 16,99 € im Monat inkl. MwSt., für ein Geschäft genauso wie für drei Filialen und beliebig viele Personen. Die Mindestlaufzeit ist 12 Monate, die Einrichtung ist im Preis enthalten. Ihren Server buchen Sie selbst bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wir arbeiten nur für Unternehmer. Eine Sicherung des Tresors gibt es mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne dieses Paket sichern wir nichts, Ihr Betrieb exportiert den Tresor dann selbst. Hilfe im Alltag ist nicht im Preis und kostet 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., abgerechnet je angefangener Viertelstunde.

Wie andere Gewerke ihre Zugänge ordnen, steht auf der Seite für Handwerksbetriebe. Die Praxen, die Hörsysteme und Sehhilfen verordnen, finden ihre Seite unter Arztpraxen. Ob der Tresor zu Ihrem Geschäft passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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