Passwort-Manager für Pflegedienste: jede Tour sieht nur ihre Codes

Zugänge eines ambulanten Pflegedienstes zwischen Büro und Tour

Ein Pflegedienst arbeitet an zwei Orten zugleich: im Büro der Pflegedienstleitung und unterwegs bei den Klientinnen und Klienten. Entsprechend verteilen sich die Zugänge:

• Pflegesoftware: Büroprogramm für Pflegeplanung, Dienstplan und Tourenplanung, dazu die mobile Erfassung auf den Diensthandys, jeweils mit eigener Kennung für jede Pflegekraft.
• Telematikinfrastruktur: das KIM-Postfach der Einrichtung, das Kundenkonto beim Anbieter von TI-Gateway oder Konnektor, die PIN der Institutionskarte, die PIN des Heilberufsausweises.
• Abrechnung: das Abrechnungsprogramm oder die Abrechnungsstelle, falls Sie eine beauftragen, und die Lohnabrechnung.
• Unterwegs: Entsperrcodes der Tour-Handys, die Codes von Schlüsselboxen bei Klienten, das Konto, über das die Handys ihre Apps bekommen.
• Büro: E-Mail, Telefonanlage mit Umleitung für die Rufbereitschaft, Website, Stellenportale für die Personalsuche.

Bis auf die Kennungen in der Pflegesoftware gehören diese Zugänge dem Dienst und keiner einzelnen Person. Wer sie braucht, wechselt mit jeder Schicht. In ambulanten Pflegediensten arbeiteten 2023 bundesweit 52,7 % der Beschäftigten in sozialversicherungspflichtiger Teilzeit und 15,8 % im Minijob, in Vollzeit 28,3 %. So steht es in einer Auswertung der Pflegestatistik durch das Institut Arbeit und Qualifikation der Universität Duisburg-Essen.

Telematikinfrastruktur in der Pflege: Pflicht seit Juli 2025

Nach § 341 Abs. 8 SGB V mussten ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen nach dem SGB XI bis zum 1. Juli 2025 alle Voraussetzungen für den Anschluss an die Telematikinfrastruktur und den Zugriff auf die elektronische Patientenakte erfüllen. Die gematik nennt für Tagespflegen dieselbe Frist. Sanktionen für eine verspätete Anbindung sind nach ihren Angaben derzeit nicht vorgesehen. Wer nicht angebunden ist, kann aber auch die TI-Pauschale nicht abrufen.

Die Karten dafür gibt das elektronische Gesundheitsberuferegister (eGBR) aus, eine gemeinsame Stelle der Länder bei der Bezirksregierung Münster. Den Heilberufsausweis bekommen dort Pflegefachpersonen, darunter Altenpflegerinnen und Gesundheits- und Krankenpfleger. Er ist an die Person gebunden und Voraussetzung für die Institutionskarte (SMC-B) der Einrichtung. Statt der Karte gibt es inzwischen auch die SM-B, deren Schlüssel zentral in einem Rechenzentrum liegen. Ein TI-Gateway verbindet den Dienst ohne eigenen Konnektor, dafür braucht es einen Vertrag mit einem Anbieter.

Für den Tresor heißt das: Die Zugangsdaten des KIM-Postfachs, das Kundenkonto beim TI-Anbieter und gegebenenfalls die PIN der SMC-B liegen in einer Sammlung für Leitung und Verwaltung. Die PIN des Heilberufsausweises bleibt bei der Pflegefachkraft, der er gehört. Nach den Antworten der gematik ist der Versand der Abrechnung für Pflegesachleistungen, Entlastungsleistungen und Verhinderungspflege ab dem 1. Oktober 2027 nur noch über KIM möglich. Ab dann kommt die Abrechnung nur noch raus, wenn jemand im Büro an dieses Postfach kommt.

Eigene Kennung auf dem Tour-Handy

Nach § 105 SGB XI zeichnet der Dienst jede Leistung nach Art, Menge und Preis auf, mit Tag und Uhrzeit. Seit dem 1. Januar 2023 gehört in die Abrechnungsunterlagen auch die Beschäftigtennummer der Person, die die Leistung erbracht hat. Mit einer Sammelkennung für die ganze Frühtour lässt sich diese Nummer schwer richtig zuordnen. Deshalb meldet sich jede Pflegekraft in der mobilen Pflegesoftware mit ihrer eigenen Kennung an, auch wenn Früh- und Spätdienst dasselbe Handy nutzen. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Mit dem Tresor ist es genauso. Teilen sich zwei Kolleginnen ein Diensthandy, meldet sich jede mit ihrem eigenen Konto in der App an und nach der Tour wieder ab. Was beide brauchen, etwa die Codes der Schlüsselboxen auf ihrer Tour, steht in einer gemeinsamen Sammlung.

Sammlungen für Touren, Leitung, TI und Abrechnung

Die meisten Beschäftigten eines Pflegedienstes brauchen sehr wenige Zugänge. Wenige Personen im Büro brauchen fast alle.

Das Onlinebanking steht in keiner Sammlung und auch nicht im persönlichen Bereich. Wer Zahlungen erledigt, bekommt bei der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht, wie im Ratgeber Onlinebanking für Mitarbeiter beschrieben.

Fragt das Konto für das Gerätemanagement der Handys oder ein Stellenportal beim Anmelden einen Code aus einer Authenticator-App ab, kann der Schlüssel dafür beim Eintrag liegen. Dann ruft jede berechtigte Person den Code selbst im Tresor ab, siehe Codes für das ganze Team. Codes per SMS kann der Tresor nicht empfangen, sie bleiben am Telefon mit dieser Nummer. Den Tresor selbst schützt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein. Wer bisher eine Liste mit Passwörtern im Büro führt, findet im Ratgeber Passwörter in Excel die Gründe für den Umstieg.

Beispiel: ambulanter Dienst mit Tagespflege

Ein erfundener Fall: Ein Pflegedienst mit 58 Beschäftigten betreibt fünf Touren und eine Tagespflege im selben Haus. Gut zwei Drittel arbeiten in Teilzeit oder auf Minijob-Basis, dazu kommen drei Auszubildende. Im Büro sitzen die Pflegedienstleitung, ihre Stellvertreterin und zwei Kräfte für Abrechnung und Personal.

Den Heilberufsausweis hatte nur die frühere Pflegedienstleitung, ebenso das Passwort für das KIM-Postfach. Als sie in Rente ging, fiel das erst auf, als eine Abrechnung über KIM hing. Einen neuen Ausweis musste ihre Nachfolgerin beim eGBR beantragen.

Heute sieht jede Pflegekraft die Sammlung ihrer Tour und keine andere. Die Kräfte der Tagespflege haben eine eigene Sammlung für Fahrdienst und Telefon. „TI und KIM“ öffnen die Leitung, die Stellvertretung und die Abrechnung. Auch die Stellvertreterin hat inzwischen einen eigenen Heilberufsausweis, damit beim nächsten Abschied noch jemand im Haus einen hat. Die Inhaberin ist Eigentümerin der Organisation im Tresor. Die Pflegedienstleitung legt Konten an und sperrt sie, dafür ist sie Administratorin und kommt damit über die Verwaltungsansicht auch an die Geschäftsführungs-Sammlung. Weitere Administratoren gibt es nicht. Fällt die Inhaberin aus, übernimmt die Pflegedienstleitung über den Notfallzugang ihr Konto. Wie dieser Zugang abläuft, legen wir bei der Einrichtung mit Ihnen fest.

Wenn Pflegekräfte gehen

Geht eine Aushilfe oder eine Pflegekraft, sperrt die Pflegedienstleitung das Konto im Tresor und die Kennung in der Pflegesoftware und lässt sich das Tour-Handy zurückgeben. Schlüsselbox-Codes, die die Person kannte, ändern Sie nach Absprache mit den Familien. Die übrigen Schritte stehen in der Checkliste beim Weggang eines Mitarbeiters.

Verlässt die Person mit dem Heilberufsausweis den Dienst, nimmt sie den Ausweis mit. Nach den Antworten der gematik muss dann eine andere Pflegefachperson einen eigenen beantragen, für die Pflege reicht ein Heilberufsausweis je Einrichtung. Die Gebühr beim eGBR beträgt 40 Euro, die Kosten der Herstellung kommen dazu.

Pflegedokumentation bleibt in der Pflegesoftware

Pflegeplanung, Medikationspläne, Wunddokumentation und Fotos legen Sie nicht im Tresor ab, auch nicht als Dateianhang. Dort stehen Zugangsdaten. Die Apps Ihres Teams verschlüsseln jeden Eintrag, bevor er auf den Server geht, und erst auf den Geräten Ihres Teams ist er wieder lesbar. Wir als Betreiber können die Einträge nicht öffnen. Wir sehen nur Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer und die technischen Protokolle des Servers, dafür gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zum Angebot.

Kosten bei vielen Teilzeitkräften

58 Konten kosten bei uns so viel wie fünf, weil es keinen Preis pro Nutzer gibt. Die Wartung kostet fest 16,99 € im Monat inkl. MwSt., Einrichtung inbegriffen, Mindestlaufzeit 12 Monate. Der Server läuft auf den Namen des Pflegedienstes bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wir bieten das nur Unternehmern an. Gesichert wird der Tresor mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne Paket gibt es keine Sicherung von uns, dann exportiert der Dienst selbst. Unterstützung im Alltag kostet 74,99 € je Stunde inkl. MwSt. und wird nach angefangenen Viertelstunden berechnet.

Wie Arztpraxen ihre Karten und Portale ordnen, steht auf der Seite Passwort-Manager für Arztpraxen, für Apotheken gibt es die Seite Passwort-Manager für Apotheken. Was Ihr Dienst braucht, klären wir am Telefon oder per Video im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

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