Passwort-Manager für Sanitätshäuser: Kassenportale bis Außendienst

Laden, Werkstatt, Innendienst und Außendienst

Ein Sanitätshaus versorgt Versicherte mit Hilfsmitteln vom Kompressionsstrumpf bis zum Elektrorollstuhl. Ein Teil des Teams berät im Laden, ein Teil fertigt in der Werkstatt, der Innendienst holt Genehmigungen bei den Kassen ein, und der Außendienst misst und liefert in Wohnungen, Pflegeheimen und Kliniken. Jede dieser Gruppen braucht andere Konten:

• Kassen: Portale für den elektronischen Kostenvoranschlag, Vertragsportale für Beitritte zu Versorgungsverträgen, das Abrechnungszentrum, das Konto bei Ihrer Präqualifizierungsstelle.
• Hersteller: Bestell- und Konfigurationsportale für Rollstühle, Reha- und Pflegetechnik, Maßbestellung für Kompression und Bandagen, Lizenzen für Scan- und Fertigungssoftware in der Werkstatt.
• Außendienst: Tablets und Diensthandys, die Branchensoftware unterwegs, Tankkarten, Zugänge zur Routenplanung.
• Laden und Verwaltung: Kassensystem, Großhandel für Sanitätsbedarf, Onlineshop, E-Mail, Lohnabrechnung.

Augenoptiker und Hörakustiker haben ähnliche Kassenthemen mit Präqualifizierung, Institutionskennzeichen je Filiale und Abrechnung über ein Rechenzentrum. Das steht auf der Seite für Optiker und Hörakustiker und wird hier nicht wiederholt.

Kostenvoranschlag und Genehmigung: der Innendienst braucht die Kassenportale

Wie das bei einer Kasse aussieht, zeigt die landwirtschaftliche Krankenkasse SVLFG in ihren Antworten für Hilfsmittelanbieter (Stand Juli 2026): Bei ihr sind alle Hilfsmittelversorgungen genehmigungspflichtig, außer der Vertrag erlaubt die Abgabe ohne Genehmigung. Den elektronischen Kostenvoranschlag erfassen Sie je Produktgruppe als eigenen Vorgang. Nach dem Stand fragen Sie nur über das Nachrichtenmodul im eingereichten Vorgang, nicht per Fax oder Telefon. Den gemeinsamen Verträgen von SVLFG und Knappschaft treten Sie online über ein Vertragsportal bei. Andere Kassen regeln Genehmigung und Portale in ihren eigenen Verträgen.

An solche Portale müssen alle im Innendienst, die Kostenvoranschläge schreiben und Rückfragen beantworten. Hat nur eine Kollegin den Zugang und ist sie krank, bleiben Genehmigungen und Nachrichten der Kasse liegen, bis sie zurück ist. Legen Sie die Portale deshalb in eine Sammlung „Kassen“, die der Innendienst und die Geschäftsführung öffnen. Vergibt ein Portal eigene Benutzer je Person, nutzen Sie das. Dann speichert jede Person ihren Zugang in ihrem persönlichen Tresor, den nur sie sieht.

Für die Präqualifizierung regelt § 126 Abs. 2 SGB V einen Sonderfall: Erlischt die Akkreditierung Ihrer Präqualifizierungsstelle, muss sie Sie informieren. Sie vereinbaren dann umgehend mit einer anderen Stelle, dass diese das Verfahren fortführt, und die bisherige Stelle übergibt ihr die Antragsunterlagen elektronisch. Legen Sie die Zertifikate deshalb als Datei an den Eintrag der Präqualifizierungsstelle, dann muss in diesem Fall niemand Ordner durchsuchen.

Außendienst in Heimen und Wohnungen

Vor der Versorgung beraten Sie Versicherte nach § 127 Abs. 5 SGB V, welche Hilfsmittel und Zusatzleistungen geeignet und notwendig sind. Die Beratung dokumentieren Sie schriftlich oder elektronisch und lassen sie vom Versicherten unterschreiben. Entstehen Mehrkosten, informieren Sie auch darüber. Im Außendienst passiert das am Bett im Pflegeheim oder am Küchentisch, auf einem Tablet mit der Branchensoftware.

Damit die Unterschrift zur richtigen Beratung passt, sollte sich jede Außendienstkraft mit eigenem Benutzer in der Software anmelden, auch wenn sich zwei ein Tablet teilen. Im Tresor bekommt der Außendienst eine eigene Sammlung mit Entsperrcodes der Geräte, Tankkarten und den Konfigurationsportalen der Hersteller. Die Apps gibt es für iPhone, iPad und Android, und jede Person meldet sich mit ihrem eigenen Konto an und nach der Tour wieder ab. Wie Pflegeheime ihre Zugänge ordnen, steht auf der Seite für Pflegeheime.

Verlangt ein Herstellerportal zusätzlich einen zeitbasierten Einmalcode, erzeugt der Tresor ihn, sobald der geheime Schlüssel beim Eintrag gespeichert ist. Die Außendienstkraft muss dafür nicht im Innendienst anrufen (2FA im Team teilen). Kommt der Code per SMS, bleibt er an die Rufnummer gebunden. Den Zugang zum Tresor schützt jede Person mit ihrem Master-Passwort, dazu gilt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Telematikinfrastruktur: wer die Karte ausgibt

Hilfsmittelerbringer schließen sich nach § 360 Abs. 8 SGB V bis zum 1. Oktober 2027 an die Telematikinfrastruktur an. Welche Stelle die Institutionskarte (SMC-B) ausgibt, hängt davon ab, ob Ihr Betrieb handwerklich geführt wird. Für Orthopädietechnik und Orthopädieschuhtechnik nennt der Zentralverband des Deutschen Handwerks die Handwerkskammern, dort gibt es eine SMC-B je Betriebsstätte oder Nebenbetriebsstätte. Für Betriebsstätten von Hilfsmittelerbringern, die nicht handwerkergeführt sind, gibt laut eigener Seite das elektronische Gesundheitsberuferegister (eGBR) bei der Bezirksregierung Münster die Karte aus.

Hat Ihr Haus eine Werkstatt mit Meister und daneben Filialen ohne Handwerk, klären Sie für jede Betriebsstätte, woher die Karte kommt. Im Tresor liegt die PIN jeder SMC-B in einer eigenen Kartensammlung je Standort, die nur Geschäftsführung und Filialleitung öffnen. Gibt die ausgebende Stelle Regeln zur Aufbewahrung der PIN vor, gelten diese. Die PIN eines persönlichen elektronischen Berufsausweises gehört nur seinem Inhaber und steht in keiner Sammlung.

Sammlungen für ein Sanitätshaus mit Filialen

Zugangsdaten, PIN und TAN-Verfahren fürs Onlinebanking legen Sie nicht im Tresor ab. Jede Person, die Zahlungen freigibt, hat einen eigenen Bankzugang mit Vollmacht (siehe Onlinebanking für Mitarbeiter).

Die Tabelle ist ein Vorschlag, den wir bei der Einrichtung an Ihren Betrieb anpassen.

Beispiel: Orthopädietechnik, zwei Filialen, Reha-Außendienst

Ein erfundenes Sanitätshaus mit 31 Beschäftigten: Stammhaus mit Werkstatt unter einem Orthopädietechnikermeister, zwei Filialen ohne Werkstatt, vier Kräfte im Innendienst und drei Fahrzeuge im Reha-Außendienst, die Pflegeheime im Umkreis und Versicherte zu Hause versorgen.

Den Zugang zum Konfigurationsportal eines Rollstuhlherstellers hatte ein Außendienstmitarbeiter auf seine private Adresse angelegt. Als er kündigte, steckten drei angefangene Versorgungen darin, und der Hersteller brauchte Tage, um das Konto umzuschreiben. Den Zugang zum Kostenvoranschlag kannten im Innendienst zwei von vier Kräften.

Heute laufen Herstellerkonten auf reha@ und stehen in „Außendienst“. Alle vier im Innendienst öffnen „Kassen“, die Filialteams nur ihre Filialsammlung. Der Meister hat „Werkstatt“, die Geschäftsführung alles. Für das Stammhaus kommt die SMC-B von der Handwerkskammer. Für die beiden Filialen ohne Werkstatt klärt der Inhaber noch, ob die Kammer oder das Gesundheitsberuferegister die Karte ausgibt.

Wenn jemand aus dem Außendienst geht

1. Tresor: Die Geschäftsführung sperrt das Konto und sieht im Tresor, welche Sammlungen die Person öffnen konnte. Die Passwörter in diesen Sammlungen ändert sie anschließend.
2. Geräte: Tablet, Diensthandy und Tankkarte zurücknehmen, Entsperrcodes ändern.
3. Hersteller: Persönliche Benutzer in Konfigurations- und Schulungsportalen deaktivieren lassen, Konten auf privaten Adressen vorher umstellen.
4. Branchensoftware: Den Benutzer deaktivieren, damit unter seinem Namen keine Beratung mehr dokumentiert wird.

Die übrigen Punkte stehen in der Checkliste für den letzten Arbeitstag. Für die Weitergabe unter Kollegen ohne Zettel und Messenger gibt es den Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Kundendaten bleiben in der Branchensoftware

Verordnungen, Maße, Beratungsdokumentation und Fotos von Wunden oder Druckstellen gehören in Ihre Branchensoftware, nicht in den Tresor. Die Apps entschlüsseln die Einträge erst auf den Geräten Ihres Teams, wir können sie nicht öffnen. Als Betreiber kennen wir die Namen und E-Mail-Adressen der Konten und die Protokolle des Servers. Darüber schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Preis für Stammhaus und Filialen

Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., für ein Haus genauso wie für mehrere Filialen und ohne Grenze bei der Zahl der Nutzer. Die Einrichtung ist enthalten, die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate. Den Server mieten Sie auf Ihre Firma bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Kunden sind bei uns ausschließlich Unternehmer. Eine Sicherung durch uns buchen Sie als Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. dazu, ohne Paket gibt es von uns keine Sicherung und Sie exportieren selbst. Support ist nicht im Preis, wir berechnen ihn mit 74,99 € je Stunde inkl. MwSt. nach angefangenen Viertelstunden. Für den Ausfall des Inhabers gibt es den Notfallzugang: Nach einer Wartezeit übernimmt eine Vertrauensperson sein Konto. An die Sammlungen der Firma kommt sie damit nur, wenn der Inhaber im Tresor die Rolle des Eigentümers der Organisation hat. Bei einer anderen Rolle öffnet die Übernahme nur seinen persönlichen Tresor. Die Einzelheiten legen wir beim Einrichten fest (Notfallzugriff auf Firmenpasswörter).

Ob der Tresor zu Ihrem Haus passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), per Telefon oder Video.

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