Passwort-Manager in Gelsenkirchener Arztpraxen: Zugänge zur Nachfolge

Hausärzte: Versorgungsgrad 99,6 Prozent, der höchste Anteil über 70

Für den Mittelbereich Gelsenkirchen rechnet die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe (KVWL) mit 267.930 Einwohnern und 149,75 Hausärzten. Daraus ergibt sich nach ihrer Übersicht vom 18.05.2026 ein Versorgungsgrad von 99,6 Prozent, bis zur Sperrung sind noch 11 Niederlassungsmöglichkeiten frei. Die Arztzahl mit Nachkommastellen ist eine Rechengröße der Bedarfsplanung.

Für die Praxen zählt eher das Alter. Unter den kreisfreien Städten in Westfalen-Lippe hat die hausärztliche Versorgung hier laut KVWL den höchsten Anteil an Ärzten über 70, und wer hier die Weiterbildung macht, kann die Lücke nach ihrer Einschätzung nicht allein schließen. In vielen Praxen geht es deshalb bald um eine Nachfolge, und mit ihr um die Frage, wer bis dahin welche Zugänge kennt.

Sechs Monate angestellt in einer Mentorenpraxis

KVWL und Stadt fördern deshalb gemeinsam das Programm „Praxis? Durchstarten!“ für Hausarztpraxen in vier ausgewählten Stadtteilen. Eine Mentorenpraxis stellt eine Fachärztin oder einen Facharzt für die hausärztliche Versorgung für sechs Monate in Vollzeit an. Das Gehalt fördert die KVWL mit 5.800 Euro brutto im Monat, die Stadt legt 1.200 Euro dazu. Gestartet ist das Programm im Dezember 2024, die aktuelle Vereinbarung läuft bis zum 31.12.2027, und die Bewerbungsphase läuft laut KVWL weiter (Stand der Seite: 23.09.2026).

Teilnehmen kann, wer im Arztregister eingetragen ist, bei Programmstart höchstens 55 ist und bisher nicht vertragsärztlich gearbeitet oder diese Tätigkeit in Westfalen-Lippe seit mindestens drei Jahren unterbrochen hat. Die Mentorenpraxis braucht eine Ärztin mit Weiterbildungsbefugnis für Allgemeinmedizin und muss für die nächsten höchstens fünf Jahre eine Anstellung, eine Partnerschaft oder die Übergabe planen.

Die Vereinbarung von KVWL und Stadt stützt die Anstellung als Qualifizierungsassistenz auf § 32 Ärzte-ZV. Danach genehmigt die KV die Beschäftigung eines Assistenten vorher, und die Dauer ist zu befristen. Wann das Konto der Durchstarterin im Tresor enden könnte, weiß die Praxis also schon beim Einladen.

Ausstattung der Praxis als Auswahlkriterium

Welche Praxen Mentorenpraxis werden, entscheiden KVWL und Stadt nach einer Förderrichtlinie. Unter „Praxisausstattung“ zählt dort ein eigener Raum für die Durchstarterin, und das ist zugleich die Mindestanforderung. Bewertet werden außerdem der Digitalisierungsgrad mit Praxissoftware, Abrechnungssystemen und Videosprechstunden, die Zusammenarbeit mit Fachkräften wie EVA oder VERAH und ein Praxisauto für Hausbesuche. Ein Passwort-Tresor kommt in der Richtlinie nicht vor.

Für den Alltag heißt der eigene Raum: Am Rechner dort meldet sich die neue Ärztin mit einem eigenen Benutzer im Praxisverwaltungssystem an, nicht mit dem der Inhaberin. Bietet die Praxis Videosprechstunden an, fragen Sie beim Videodienst nach einem eigenen Zugang für sie. Läuft er auf ihren Namen, gehört er in ihren persönlichen Bereich im Tresor.

Die PINs ihres Arztausweises und den Zugang zum Portal der Ärztekammer legt sie nach unserem Rat nicht im Tresor der Praxis ab, auch nicht im persönlichen Bereich: Wer in der Praxis Konten wiederherstellen darf, käme dort hinein. Was sonst zum ersten Arbeitstag bereitliegen sollte, steht unter Zugänge für neue Mitarbeiter.

Beispiel: eine Einzelpraxis mit Übergabe in vier Jahren

Ein erfundener Fall: Ein Hausarzt von 68 Jahren mit Weiterbildungsbefugnis führt eine Einzelpraxis in einem der vier Stadtteile. Seine Praxismanagerin arbeitet seit 30 Jahren bei ihm, dazu kommen drei MFA, eine VERAH und eine Auszubildende. In vier Jahren will er abgeben. Über das Programm kommt eine Internistin aus der Klinik zu ihm. Bisher lagen die Zugänge in einem Ordner am Empfang, und Videosprechstunden liefen über sein eigenes Konto beim Videodienst.

Eigentümer der Organisation ist nur der Inhaber. Die Praxismanagerin führt „Empfang“ und „Sprechstunde“ als Managerin mit Verwaltungsrecht, die Internistin hat die Rolle Benutzer und kostet keinen Aufpreis. Für Videosprechstunden bekommt sie einen eigenen Zugang beim Videodienst. Seinen Notfallzugang hat der Inhaber der Praxismanagerin eingeräumt, die Lohn und Verträge schon heute mit dem Steuerbüro bearbeitet. Bei einer Übernahme nach der vereinbarten Wartezeit bekäme sie seine Eigentümerrolle, sähe alle Sammlungen und könnte Konten wiederherstellen (Notfallzugriff auf Firmenpasswörter). Für eine Ärztin im zweiten Monat wäre das zu früh.

Nach sechs Monaten gibt es zwei Wege. Geht die Internistin, sperrt der Inhaber ihr Konto, und die Praxismanagerin ändert die Passwörter in „Sprechstunde“ nach der Checkliste für den Weggang. Bleibt sie als angestellte Ärztin, ändert sich im Tresor nichts. Erst wenn sie Partnerin wird, macht der Inhaber sie zur zweiten Eigentümerin, und beide legen den Notfallzugang neu fest.

Anlaufstellen, Vertrag und Erstgespräch

Für die Stadt und für Bottrop ist die Bezirksstelle der KVWL in der Lübecker Straße 17-19 zuständig. Im selben Haus und unter derselben Rufnummer führt die Ärztekammer Westfalen-Lippe, deren Sitz Münster ist, ihren Verwaltungsbezirk. Welche Zugänge eine Hausarztpraxis üblicherweise teilt, beschreibt die Seite Passwort-Manager für Arztpraxen, die Meldewege an die Datenschutzaufsicht LDI NRW bei einer Datenpanne die Seite für Nordrhein-Westfalen.

Den Tresor richten wir per Fernwartung auf einem Server ein, den Ihre Praxis bei netcup auf eigenen Namen mietet. Es gilt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein. Die Inhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht unterschreiben wir auf Wunsch. Im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video gehen wir Ihre Sammlungen durch.

Anlaufstellen für Arztpraxen in Gelsenkirchen