Passwort-Manager für Physiotherapiepraxen mit Teilzeit und Hausbesuch

Die Zugänge einer Physiotherapiepraxis

Eine Physiotherapiepraxis braucht ihre Anmeldungen an der Rezeption, im Behandlungsraum, auf der Trainingsfläche und auf dem Diensthandy der Therapeutin, die nachmittags Hausbesuche fährt. Dazu gehören meist:

• Praxissoftware: Termine, Verordnungen, Dokumentation und Abrechnung, mit Benutzern für Rezeption, Therapie und Praxisleitung.
• Abrechnungszentrum: das Kundenportal, über das die Praxis Abrechnungen einreicht und Auszahlungen einsieht, falls sie nicht selbst abrechnet.
• Antragsportal des GKV-Spitzenverbands: dort beantragt die Praxis die Pauschalen für die Telematikinfrastruktur.
• Zentrale Prüfstelle Prävention: das Konto für die Zertifizierung von Präventionskursen, wenn die Praxis solche Kurse anbietet.
• Praxisalltag: Online-Terminbuchung, Telefonanlage, Dienstplan, Website, E-Mail, Lohnabrechnung.

Stehen diese Daten in einer Liste an der Rezeption oder im Browser des Empfangsrechners, kennt sie jede Person, die dort sitzt. Was das für eine Firma bedeutet, beschreibt der Ratgeber Passwörter in Excel oder im Browser.

Abrechnung mit den Kassen und das Abrechnungszentrum

Heilmittelerbringer rechnen direkt mit den Krankenkassen ab, eine KV gibt es für sie nicht. Nach § 302 SGB V übermitteln sie die Abrechnung elektronisch oder auf maschinell verwertbaren Datenträgern. Anzugeben sind unter anderem die erbrachten Leistungen, die Arztnummer des verordnenden Arztes und die Verordnung mit der Diagnose. Dieselbe Vorschrift erlaubt, dafür ein Rechenzentrum zu beauftragen.

Über das Abrechnungszentrum laufen also Namen und Diagnosen von Patientinnen und Patienten. Den Zugang legen Sie im Tresor in eine Sammlung, die nur die Personen sehen, die tatsächlich abrechnen. Bietet das Portal eigene Benutzer für mehrere Mitarbeiterinnen an, bekommt jede ihren eigenen.

Hat die Praxis mehrere Standorte, braucht nach Angaben des Verbands der Ersatzkassen jede Zweigstelle ein eigenes Institutionskennzeichen. Führt das Abrechnungszentrum getrennte Konten je Kennzeichen, legen Sie im Tresor je Standort einen eigenen Eintrag an. Dann reicht niemand versehentlich die Abrechnung der Zweigstelle über das Konto des Hauptstandorts ein.

Telematikinfrastruktur: Anschluss bis zum 1. Oktober 2027

Die Pflicht zum Anschluss an die Telematikinfrastruktur wurde für Heilmittelerbringer mehrfach verschoben. Nach § 360 Abs. 8 SGB V (Stand 14.10.2026) müssen sie sich jetzt bis zum 1. Oktober 2027 anschließen, um elektronische Verordnungen abrufen zu können. Nach Abs. 7 verordnen Vertragsärzte, Vertragszahnärzte und Psychotherapeuten Heilmittel ab dem 1. Januar 2027 elektronisch. Ab demselben Tag verlangt die Vorschrift von Heilmittelerbringern, Leistungen auch auf Grundlage einer elektronischen Verordnung zu erbringen.

Mit dem Anschluss kommen zwei Arten von Zugangsdaten in die Praxis. Die einen gehören einer Person, die anderen der Praxis:

• Personengebunden: der elektronische Heilberufsausweis. Das elektronische Gesundheitsberuferegister, das die Ausweise für Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten ausgibt, beschreibt ihn als personenbezogene Chipkarte. Seine PIN gehört der Therapeutin, auf die er ausgestellt ist, und in keine Sammlung des Teams.
• Für die Praxis: die SMC-B, die das Register für die Betriebsstätte ausgibt, mit PIN und PUK, dazu die Verwaltungszugänge von Konnektor oder TI-Gateway und die Zugangsdaten des KIM-Postfachs für die Nachrichten im Gesundheitswesen.

Auch das Antragsportal des GKV-Spitzenverbands hängt daran. Laut der TI-Finanzierungsvereinbarung für Physiotherapeuten weist sich die Praxis dort mit der Telematik-ID ihrer SMC-B aus, für den Zuschlag je Ausweis zusätzlich mit der Telematik-ID des Heilberufsausweises. Wer die Sammlung „TI“ im Tresor anlegt, bevor der Techniker kommt, hat die PIN-Briefe und Zugangsdaten am Tag der Installation gleich an ihrem Platz.

Schweigepflicht ohne eigene IT-Richtlinie

Für die vertragsärztliche und vertragszahnärztliche Versorgung legen die Kassenärztlichen Bundesvereinigungen nach § 390 SGB V eine IT-Sicherheitsrichtlinie fest. Für Heilmittelpraxen sieht die Vorschrift keine vergleichbare Richtlinie vor. Die Schweigepflicht gilt trotzdem: § 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB erfasst neben Ärzten auch Angehörige anderer Heilberufe, deren Berufsausübung oder Berufsbezeichnung eine staatlich geregelte Ausbildung erfordert. Wer sich Physiotherapeutin oder Physiotherapeut nennen will, braucht nach § 1 des Masseur- und Physiotherapeutengesetzes eine Erlaubnis.

Die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Lesen kann sie nur eine berechtigte Person auf ihrem eigenen Gerät. Wir als Betreiber kennen den Schlüssel nicht und sehen nur Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer und technische Protokolle. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Angebot. Eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht unterschreiben wir auf Wunsch. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Sammlungen für Rezeption, Therapie, Hausbesuch und Leitung

Für das Praxiskonto gibt es keinen Eintrag im Tresor. Wer Überweisungen erledigt, lässt sich von der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht einrichten, mehr dazu unter Onlinebanking für Mitarbeiter.

Für Hausbesuche installiert die Therapeutin die App auf dem Diensthandy. Ein Code, den sie unterwegs braucht, steht dann in der App, nicht auf einem Zettel im Auto. Wie Sie solche Daten im Team freigeben, statt sie per Messenger herumzuschicken, erklärt der Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Teilzeit wirkt sich bei uns nicht auf den Preis aus. Die Minijobberin an der Rezeption bekommt ihr eigenes Konto mit eigenem Master-Passwort und zweitem Faktor, genau wie die Inhaberin. Am Tresor gilt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Beispiel: zwei Standorte, vierzehn Therapeuten

Eine erfundene Praxis mit einem Hauptstandort in der Innenstadt und einer Zweigstelle in einem Ärztehaus: eine Inhaberin, vierzehn Therapeutinnen und Therapeuten, davon neun in Teilzeit, drei Kräfte an den beiden Rezeptionen. Vier Therapeuten fahren an zwei Vormittagen pro Woche zu Hausbesuchen in Pflegeheime, einer gibt abends Rückenkurse.

Den Zugang zum Abrechnungszentrum nutzten alle drei Rezeptionskräfte mit demselben Kennwort, für beide Standorte. Als eine von ihnen ging, blieb das Kennwort, wie es war. Bei der Vorbereitung auf die TI wusste außerdem niemand mehr, wo der PIN-Brief der schon bestellten SMC-B für den Hauptstandort lag.

Heute gibt es im Tresor die Sammlungen „Rezeption Innenstadt“ und „Rezeption Ärztehaus“, dazu „Abrechnung“ nur für die Inhaberin und eine Rezeptionskraft. Die vier Therapeuten mit Hausbesuchen sehen „Hausbesuch“, der Kursleiter zusätzlich „Kurse“. PIN und PUK der SMC-B stehen in „TI“, die nur die Inhaberin und eine leitende Therapeutin als Vertretung sehen. Die PINs der Heilberufsausweise kommen gar nicht in den Tresor.

Wenn eine Therapeutin oder Rezeptionskraft geht

Die Praxisleitung sperrt das Konto der ausscheidenden Person im Tresor und deaktiviert ihren Benutzer in der Praxissoftware. Kannte sie die PIN der SMC-B, ändert die Praxisleitung die PIN. Das Diensthandy kommt zurück. Für die Zugangscodes aus der Sammlung „Hausbesuch“ bitten Sie die Pflegeeinrichtungen um neue Codes. Die vollständige Reihenfolge steht in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht.

Geht eine Therapeutin mit eigenem Heilberufsausweis, nimmt sie ihn mit, denn er ist auf sie ausgestellt.

Preis für die Praxis

Wir berechnen für die Wartung 16,99 € im Monat inkl. MwSt., unabhängig davon, ob drei oder zwanzig Personen den Tresor nutzen. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, die Einrichtung ist enthalten. Dazu kommt der Server, den die Praxis bei netcup mietet, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot richtet sich nur an Unternehmer. Eine Sicherung des Tresors gibt es mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne das Paket sichern wir nicht, dann exportiert die Praxis den Tresor selbst. Hilfe im Alltag kostet 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., abgerechnet je angefangener Viertelstunde.

Für psychotherapeutische Praxen gibt es eine eigene Seite zur Psychotherapie, für Arztpraxen die Seite Passwort-Manager für Arztpraxen. Wie Ihre Praxis mit zwei Standorten oder vielen Teilzeitkräften aufgeteilt wird, besprechen wir am Telefon oder per Video im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

Anlaufstellen