Passwort-Manager für Pflegeheime: Zugänge für jeden Wohnbereich und jede Schicht

Ein Heim läuft rund um die Uhr, das Büro nicht

Im Pflegeheim arbeiten Früh-, Spät- und Nachtdienst auf mehreren Wohnbereichen, an sieben Tagen in der Woche. Heimleitung und Verwaltung haben Bürozeiten. Manche Zugänge, die bisher nur sie kennen, braucht der Nachtdienst um drei Uhr nachts oder am Ostersonntag.

2023 gab es in Deutschland 16.505 stationäre Pflegeeinrichtungen mit 817.711 Beschäftigten. 55 % davon arbeiteten in sozialversicherungspflichtiger Teilzeit, 29 % in Vollzeit und 9 % im Minijob, so eine Auswertung der Pflegestatistik durch das Institut Arbeit und Qualifikation der Universität Duisburg-Essen. Wer auf einem Wohnbereich Dienst hat, ändert sich deshalb von Schicht zu Schicht und von Woche zu Woche. Ambulante Dienste mit Touren und Schlüsselboxen finden ihre Seite unter Pflegedienste.

Ein Heim hat typischerweise diese Zugänge:

• Pflege und Wohnbereich: Pflegedokumentation mit eigener Kennung je Pflegekraft, Stationsrechner, Entsperrcodes der Diensthandys, Verwaltung der Rufanlage.
• Telematikinfrastruktur: KIM-Postfächer, Kundenkonto beim Anbieter von Konnektor oder TI-Gateway, PIN der Institutionskarte (SMC-B), dazu der Heilberufsausweis einer Pflegefachperson.
• Verwaltung: Heimverwaltungsprogramm mit Bewohnerabrechnung, Barbetragsverwaltung, Lohnabrechnung, Dienstplanprogramm.
• Haus und Technik: Telefonanlage, WLAN für Bewohner und Gäste, Heizung und Gebäudetechnik mit Fernzugriff, Website und Stellenportale.

Sammlungen je Wohnbereich und für den Nachtdienst

Eine Pflegekraft auf Wohnbereich 2 braucht den Entsperrcode des Diensthandys von Wohnbereich 2 und das Postfach ihres Bereichs. Die Bankverbindung für das Verwahrgeld der Bewohner braucht sie nicht. Deshalb bekommt jeder Wohnbereich eine eigene Sammlung, und die Pflegedienstleitung gibt sie den Kräften frei, die dort eingeplant sind. Dafür ist sie diesen Sammlungen mit Verwaltungsrecht zugewiesen. Eigentümer oder Administrator der Organisation sind nur Geschäftsführung und Heimleitung, denn diese Rollen kommen über die Verwaltungsansicht an alle Sammlungen.

Für die Nacht lohnt eine eigene Sammlung „Nachtdienst“. Darin liegt, was die Nachtwache braucht, wenn keine Leitung im Haus ist: Zugang zur Verwaltung der Rufanlage, die Weiterleitung der Telefonanlage, die Nummer und Kundennummer des Störungsdienstes für die Haustechnik. Am gemeinsamen Stationsrechner meldet sich jede Kraft mit ihrem eigenen Konto in der App an und am Schichtende wieder ab. So sieht die Nachfolgerin am Rechner nicht die Einträge der Kollegin.

Telematikinfrastruktur im Heim: KIM-Adressen für Wohnbereiche

Nach § 341 Abs. 8 SGB V hatten ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen bis zum 1. Juli 2025 die Voraussetzungen für den Anschluss an die TI und den Zugriff auf die elektronische Patientenakte zu erfüllen. Für das Heim wichtig sind zwei Antworten der gematik für die Pflege: Zunächst braucht jede Einrichtung eine KIM-Adresse, weitere Adressen für einzelne Wohnbereiche oder Abteilungen können sinnvoll sein. Ein Träger mit mehreren Einrichtungen braucht nur einen Heilberufsausweis, mit dem er mehrere Institutionskarten beantragt.

Für die Sammlungen heißt das: Die Zugangsdaten der KIM-Adresse eines Wohnbereichs liegen in dessen Sammlung, das Hauptpostfach der Einrichtung und das Konto beim TI-Anbieter in einer Sammlung für Leitung und Verwaltung. Eine SMC-B ist laut gematik höchstens fünf Jahre gültig, das Ablaufdatum gehört als Notiz zum Eintrag.

Die PIN des Heilberufsausweises legt die Pflegefachperson, auf die er ausgestellt ist, nicht im Tresor ab, auch nicht in ihrem persönlichen Bereich. Diesen Bereich kann ein Verantwortlicher im Haus über die Kontowiederherstellung erreichen, die PIN gehört aber nur ihr. Für KIM muss der Ausweis laut gematik in Pflegeeinrichtungen nicht gesteckt werden.

Hausärzte und Heimapotheke

Versorgt eine Apotheke die Bewohner, schließt sie nach § 12a ApoG mit dem Träger des Heims einen schriftlichen Vertrag, den die zuständige Behörde genehmigt. Mit einem solchen Vertrag kann die Apotheke mit Ärzten vereinbaren, dass diese Verschreibungen für Heimbewohner sammeln und direkt an die Apotheke geben, ausdrücklich auch elektronische, nach Absatz 4 bis zum 31. Dezember 2028. Die gematik schreibt dazu: E-Rezepte darf eine Praxis nur dann direkt einer Apotheke zuweisen, wenn der Heimversorgungsvertrag sie festlegt und die pflegebedürftige Person oder ihre Vertretung zugestimmt hat.

Bestellungen, Rückfragen und Arztbriefe können über KIM, Telefon oder ein Bestellportal der Apotheke laufen. Gibt es dafür Zugangsdaten, gehören sie in die Sammlung des Wohnbereichs, der bestellt, und nicht auf einen Zettel im Medikamentenraum. Wie die Apotheke selbst ihre Karten und Portale ordnet, steht auf der Seite für Apotheken.

Heimaufsicht: Unterlagen auch ohne Heimleitung herausgeben

Das öffentlich-rechtliche Heimrecht ist Landesrecht. Mit der Grundgesetzänderung vom 28. August 2006 fiel es in die ausschließliche Zuständigkeit der Länder, nur das Recht der Heimverträge blieb beim Bund, so die Antwort der Bundesregierung in Bundestagsdrucksache 16/4847. Name der Aufsichtsbehörde und Prüfregeln unterscheiden sich deshalb je nach Land.

Ein Beispiel ist Bayern: Nach Art. 11 des Pflege- und Wohnqualitätsgesetzes prüft die zuständige Behörde in der Regel unangemeldet und jederzeit, nachts nur, wenn es anders nicht geht. Die Aufzeichnungen über den Betrieb hält der Träger am Ort der Einrichtung bereit und stellt sicher, dass eine geeignete Person sie herausgeben kann. Qualitätsprüfungen des Medizinischen Dienstes sind dagegen nach § 114a SGB XI grundsätzlich zwei Arbeitstage vorher anzukündigen, Anlassprüfungen sollen unangemeldet stattfinden.

Liegen solche Aufzeichnungen in Programmen, braucht die Person, die sie herausgeben soll, auch die Zugänge dazu. Ist das neben der Heimleitung ihre Stellvertretung, gibt die Heimleitung ihr die Sammlung „Verwaltung“ frei. Für den Fall, dass die Geschäftsführung des Trägers ausfällt, richten wir einen Notfallzugang ein, etwa für die Heimleitung, den Ablauf legen wir bei der Einrichtung fest (Notfallzugriff auf Firmenpasswörter). Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Barbeträge und Verwahrgeld der Bewohner

Volljährige Bewohner, die Sozialhilfe bekommen, erhalten nach § 27b Abs. 3 SGB XII einen Barbetrag von mindestens 27 % der Regelbedarfsstufe 1. Ein Beitrag in der Zeitschrift neue caritas (Ausgabe 21/2019) sieht den Einrichtungsträger vorrangig zuständig und verpflichtet, diesen Betrag unentgeltlich als Teil der sozialen Betreuung zu verwalten. Dazu gehören laut dem Beitrag Belege für jeden Vorgang und ein Konto je Bewohner, idealerweise in der EDV.

Das Modul für die Bewohnerkonten im Verwaltungsprogramm gehört in eine Sammlung, die nur die Verwaltung, die Heimleitung und die Geschäftsführung öffnen. Führt das Haus ein eigenes Bankkonto für das Verwahrgeld, liegt dessen Onlinebanking nicht im Tresor. Wer von diesem Konto Zahlungen erledigt, hat bei der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht (siehe Onlinebanking für Mitarbeiter).

Aufteilung der Sammlungen in einem Heim

Verlangt ein Stellenportal einen Code aus einer Authenticator-App, kann der Schlüssel beim Eintrag liegen, und jede berechtigte Person ruft den Code selbst ab (Codes für das ganze Team). SMS-Codes kann kein Tresor empfangen. Den Tresor selbst schützt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Leasingkräfte brauchen eigene Konten

Im Dezember 2024 arbeiteten bundesweit rund 12.000 Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer sozialversicherungspflichtig in Berufen der Altenpflege (Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Bundestagsdrucksache 21/2895). Eine Leasingkraft braucht im Nachtdienst dieselben Zugänge wie die Stammkraft und eine eigene Kennung in der Pflegedokumentation, damit jeder Eintrag einer Person zugeordnet bleibt.

Im Tresor bekommt eine Leasingkraft, die regelmäßig kommt, ein eigenes Konto mit der Sammlung ihres Wohnbereichs. Das kostet nichts extra, weil es keine Nutzergrenze gibt. Planen Sie etwas Vorlauf ein: Die Einladung gilt fünf Tage, und erst wenn ihr zweiter Faktor eingerichtet ist, kommt sie in die Organisation und sieht die Sammlung.

Für eine einzelne Nacht reicht ein sicherer Link, mit dem die Pflegedienstleitung einen Entsperrcode befristet und verschlüsselt weitergibt. Endet der Einsatz, sperrt die Heimleitung das Konto.

Beispiel: vier Wohnbereiche und eingestreute Kurzzeitpflege

Ein erfundenes Haus mit 104 Plätzen auf vier Wohnbereichen, einige davon für Kurzzeitpflege, und 92 Beschäftigten. Im Nachtdienst arbeiten drei Kräfte. Zwei Leasingkräfte eines Personaldienstleisters übernehmen abwechselnd mehrere Nächte im Monat.

Früher teilten sich alle Kräfte eines Wohnbereichs eine Kennung am Stationsrechner, Leasingkräfte eingeschlossen. Als nach einem nächtlichen Sturz geklärt werden sollte, wer die Vitalwerte eingetragen hatte, ging das nicht mehr. Das Passwort der Rufanlage kannte nur der Haustechniker, und der war im Urlaub, als ein Rufgerät getauscht werden musste.

Heute hat jede Kraft eine eigene Kennung in der Pflegedokumentation und ein eigenes Konto im Tresor. Die beiden Leasingkräfte, die regelmäßig kommen, sehen nur die Sammlungen „Wohnbereich 3“ und „Nachtdienst“. Den Heilberufsausweis hat neben der Pflegedienstleitung auch eine Wohnbereichsleitung beantragt.

Wenn die Pflegedienstleitung geht

Nach Angaben der gematik muss in jeder Einrichtung immer eine Person einen Heilberufsausweis besitzen. Verlässt sie das Haus, muss eine andere Person einen Ausweis beantragen. Hat schon eine zweite Pflegefachperson im Haus einen Ausweis, entsteht keine Lücke.

Die Heimleitung sperrt das Konto der ausgeschiedenen Person und ändert danach die Passwörter der Sammlungen, die diese Person sehen konnte. Welche das sind, zeigt der Tresor. Die übrigen Schritte stehen in der Checkliste, wenn jemand die Firma verlässt.

Bewohnerdaten bleiben in der Pflegedokumentation

Pflegeplanung, Wunddokumentation und Medikationspläne legen Sie nicht im Tresor ab, auch nicht als Dateianhang. Die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir als Betreiber nicht lesen. Auf dem Server liegen Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer und technische Protokolle, dafür gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zum Angebot.

Kosten für ein Haus mit vielen Konten

Ob 20 oder 120 Konten, die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt. bei 12 Monaten Mindestlaufzeit, die Einrichtung ist enthalten. Den Server mietet der Träger auf seinen Namen bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer.

Gesichert wird der Tresor mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne dieses Paket sichern wir nicht, dann exportiert das Haus den Tresor selbst. Hilfe im Alltag berechnen wir nach Aufwand mit 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde.

Wie Praxen der Hausärzte ihre Zugänge ordnen, zeigt die Seite für Arztpraxen. Was Ihr Haus braucht, besprechen wir am Telefon oder per Video im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

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