Passwort-Manager für Ergotherapie: Zugänge für Praxis, Kita und Hausbesuch

Ergotherapie an vier Orten: Praxis, Wohnung, Kita und Schule

Die Heilmittel-Richtlinie des G-BA (Fassung in Kraft seit 5. August 2025) nennt in § 11 als Regel die Behandlung in der Praxis und den Hausbesuch. Kinder und Jugendliche dürfen nach § 11 Abs. 2 ausnahmsweise ohne Hausbesuchsverordnung in ihrer Einrichtung behandelt werden, wenn sie ganztägig eine auf ihre Förderung ausgerichtete Tageseinrichtung besuchen. Das können ausdrücklich auch Regelkindergärten und Regelschulen sein.

Voraussetzung ist, dass sich aus der Verordnung eine besondere Schwere und Langfristigkeit der Schädigungen ergibt. Dazu kommen Beratungen zur Anpassung von Schule, Arbeitsplatz und Wohnraum, die § 35 Abs. 3 zur Ergotherapie zählt. So behandelt eine Therapeutin morgens in der Praxis, danach im Klassenzimmer einer Förderschule und berät am Nachmittag in der Küche eines Patienten nach einem Schlaganfall. Ihre Zugänge braucht sie an jedem dieser Orte:

• Therapiesoftware: Termine, Verordnungen, Dokumentation und Abrechnung, mit eigenem Benutzer für jede Therapeutin, bei Bedarf zusätzlich auf einem Tablet für die Arbeit außerhalb der Praxis.
• Lizenzkonten: Programme für computergestützte Übungen, Auswertungen standardisierter Tests, Downloads von Therapiematerial. Manche dieser Konten laufen auf den Namen einer einzelnen Therapeutin.
• Bestellkonten: Lieferanten für Spiel- und Übungsmaterial und für das Material, aus dem die Praxis temporäre Schienen fertigt. Die Schienen nennt § 40 Abs. 2 der Richtlinie als Ergänzung zur motorisch-funktionellen und sensomotorisch-perzeptiven Behandlung.
• Fremde Einrichtungen: ein Türcode oder ein Gäste-WLAN, wenn eine Kita, Schule oder Wohneinrichtung der Therapeutin so etwas überlässt.
• Verwaltung: Abrechnungszentrum oder eigene Abrechnung, Lohnabrechnung, Telefonanlage, Website, E-Mail.

Das Tablet in der Förderschule

Wer im Kindergarten oder in der Schule behandelt und gleich dort dokumentiert, nimmt ein Tablet der Praxis mit. Darauf meldet sich jede Therapeutin mit ihrem eigenen Benutzer in der Therapiesoftware an. Eine gemeinsame Anmeldung für das ganze Kinderteam spart morgens eine Minute und macht später unklar, wer welchen Eintrag in der Dokumentation geschrieben hat.

Für den Tresor gilt dasselbe. Wer das Tablet an diesem Tag mitnimmt, meldet sich in der App mit dem eigenen Konto an, also mit eigenem Master-Passwort und eigenem zweiten Faktor. Am Ende des Einsatzes meldet sie sich ab, und die Kollegin arbeitet am nächsten Tag mit ihrem Konto. Die Zwei-Faktor-Pflicht am Tresor gilt für alle Mitarbeiter, auch für Berufsanfängerinnen und Teilzeitkräfte. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Gibt eine Einrichtung der Praxis einen Türcode, gehört er in die Sammlung des Kinderteams. Benennen Sie den Eintrag nach der Einrichtung, zum Beispiel „Förderschule Nordstraße, Seiteneingang“, und nie nach dem Kind, das dort behandelt wird. Welche Kinder in welcher Einrichtung Therapie bekommen, steht in der Therapiesoftware und hat im Tresor nichts zu suchen.

Berichte an Kinderärzte, Neurologen und Psychotherapeuten

Ergotherapie verordnen sehr verschiedene Praxen. Im Heilmittelbericht 2025 des Wissenschaftlichen Instituts der AOK kamen 26,9 % der ergotherapeutischen Patientinnen und Patienten über Hausärzte, 26,2 % über Kinder- und Jugendmediziner und 21,6 % über die Gruppe aus ärztlichen Psychotherapeuten, Neurologen und Nervenärzten (AOK-Versicherte, 2024). Nach § 35 Abs. 4 der Richtlinie dürfen auch Vertragspsychotherapeutinnen Ergotherapie verordnen, wenn eine Diagnose aus dem dort genannten Spektrum vorliegt.

Mit all diesen Praxen tauscht die Ergotherapie Post aus. Auf dem Verordnungsvordruck gibt die verordnende Praxis an, ob sie einen Therapiebericht möchte (§ 13 Abs. 2). Nach § 16 Abs. 5 muss die Therapeutin die Verordnerin außerdem unverzüglich informieren, wenn das Therapieziel mit dem verordneten Heilmittel voraussichtlich nicht erreicht wird.

Schickt Ihre Praxis Berichte als verschlüsselte PDF per E-Mail, geben Sie jedem Bericht ein eigenes Kennwort. Die Verwaltungskraft schickt es über einen sicheren Link aus dem Tresor an die Arztpraxis, befristet und getrennt von der E-Mail mit der Datei. So buchstabiert niemand ein Kennwort am Telefon, und eine ausgeschiedene Kollegin kennt keine Kennwörter künftiger Berichte. Wie das im Einzelnen geht, steht im Ratgeber Kennwort einer verschlüsselten PDF übermitteln.

Abrechnung, TI und Schweigepflicht

Bei Abrechnung und Telematikinfrastruktur gelten für die Ergotherapie dieselben Regeln wie für alle Heilmittelpraxen. Sie rechnet direkt mit den Krankenkassen ab. Nach § 360 SGB V muss sie Leistungen ab dem 1. Januar 2027 auch auf Grundlage einer elektronischen Verordnung erbringen (Abs. 7) und sich bis zum 1. Oktober 2027 an die TI anschließen (Abs. 8, Stand 14.10.2026).

Den elektronischen Heilberufsausweis für Ergotherapeutinnen und die Institutionskarte für Ergotherapiepraxen gibt das elektronische Gesundheitsberuferegister bei der Bezirksregierung Münster aus. Wie Sie PIN-Briefe der Institutionskarte, Konnektor-Zugänge und KIM-Postfach im Tresor ordnen, steht auf der Seite Passwort-Manager für Physiotherapie. Die PIN des Heilberufsausweises gehört nicht in den Tresor der Praxis, auch nicht in den persönlichen Bereich der Therapeutin. Wer in der Praxis die Kontowiederherstellung bedienen darf, käme über sie auch an diesen persönlichen Bereich, und die PIN gehört allein der Person, auf die der Ausweis ausgestellt ist.

Zur Schweigepflicht: § 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB erfasst neben Ärzten Angehörige eines Heilberufs, der für die Berufsausübung oder die Führung der Berufsbezeichnung eine staatlich geregelte Ausbildung erfordert. Wer unter der Bezeichnung „Ergotherapeutin“ oder „Ergotherapeut“ arbeiten will, braucht nach § 1 des Ergotherapeutengesetzes eine Erlaubnis. In der Dokumentation einer Ergotherapiepraxis können Diagnosen psychischer Erkrankungen, Entwicklungsberichte über Kinder und Befunde nach Schlaganfällen stehen.

In den Tresor legen Sie deshalb nur Zugangsdaten. Die Inhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt und werden erst auf dem Gerät einer berechtigten Person entschlüsselt. Ihre Passwörter können wir als Betreiber nicht lesen.

Auf dem Server sehen wir Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer und technische Protokolle, dafür gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zum Angebot. Eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht unterschreiben wir auf Wunsch. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Sammlungen nach Fachbereich statt nach Standort

Arbeitet Ihr Team in Fachbereichen, etwa Pädiatrie, Neurologie, Psychiatrie und Handtherapie, schneiden Sie die Sammlungen danach. Eine Praxis mit nur einem Standort braucht keine Aufteilung nach Ort.

Eigentümer und Administratoren der Organisation, hier die Praxisleitung, sehen zusätzlich alle Sammlungen. Für das Praxiskonto gibt es keinen Eintrag im Tresor. Wer Überweisungen erledigt, lässt sich von der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht einrichten, mehr dazu unter Onlinebanking für Mitarbeiter.

Eine Therapeutin, die vormittags Kinder und nachmittags Erwachsene behandelt, bekommt beide Sammlungen. Am Preis ändert das nichts, wir rechnen weder nach Nutzern noch nach Sammlungen ab. Fragt ein Lizenzkonto beim Anmelden einen Code aus einer Authenticator-App ab, kann der Schlüssel dafür beim Eintrag liegen. Dann holt sich jede Berechtigte den Code selbst, wie im Ratgeber Bestätigungscodes im Team beschrieben.

Beispiel: Kinderteam in drei Einrichtungen

Eine erfundene Praxis: eine Inhaberin, zehn Ergotherapeutinnen, eine Verwaltungskraft. Fünf Therapeutinnen bilden das Kinderteam und behandeln an drei Vormittagen pro Woche in zwei Kitas und einer Förderschule. Vier fahren Hausbesuche bei Erwachsenen mit neurologischen Erkrankungen. Eine Kollegin hat sich auf Handtherapie spezialisiert und fertigt die Schienen.

Das Kinderteam teilte sich zwei Tablets mit einer einzigen Anmeldung in der Therapiesoftware. Die Türcodes der Förderschule klebten auf einem Zettel in der Tablethülle. Berichte an die Kinderärzte gingen als PDF, immer mit demselben Kennwort, das die Verwaltungskraft bei Rückfragen am Telefon durchgab. Als zwei Therapeutinnen in Elternzeit gingen, kannten sie es noch.

Heute hat jede Therapeutin ihren eigenen Benutzer auf den Tablets. Die Codes der drei Einrichtungen stehen in der Sammlung „Kinderteam“. Jeder Bericht bekommt ein eigenes Kennwort, das die Verwaltungskraft über einen sicheren Link verschickt. Das alte Kennwort für Berichte benutzt niemand mehr. Die beiden Kolleginnen in Elternzeit lädt die Inhaberin in den Tresor ein, wenn sie zurückkommen.

Wenn eine Ergotherapeutin die Praxis verlässt

Die Inhaberin sperrt das Konto im Tresor, deaktiviert den Benutzer in der Therapiesoftware und nimmt Tablet und Diensthandy zurück. Hat die Therapeutin in einer Kita oder Schule behandelt, sagt die Praxis der Einrichtung Bescheid und bittet um neue Codes.

Lizenzen, die auf die Therapeutin registriert sind, lässt die Praxis beim Anbieter auf die Nachfolgerin umschreiben, soweit der Anbieter das zulässt. Ihren Heilberufsausweis nimmt sie mit, er ist auf sie ausgestellt. Die übrigen Schritte stehen in der Checkliste beim Weggang eines Mitarbeiters.

Was die Ergotherapiepraxis zahlt

Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., gleich ob vier oder vierzig Personen im Tresor arbeiten, bei 12 Monaten Mindestlaufzeit und mit Einrichtung. Den Server mietet die Praxis selbst bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer.

Für eine tägliche Sicherung gibt es das Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne das Paket sichern wir den Tresor nicht, dann exportiert ihn die Praxis selbst. Hilfe im Alltag berechnen wir mit 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde.

Für Praxen der Sprachtherapie gibt es die Seite Passwort-Manager für Logopädie. Wie Sie Ihr Kinderteam, die Hausbesuche und die Verwaltung aufteilen, besprechen wir am Telefon oder per Video im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

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