Passwort-Manager für Arztpraxen in Karlsruhe: Rotation und Karten

179 Hausärzte im Stadtkreis, 60 offene Stellen im Planungsbereich

Das Gesundheitsamt beim Landratsamt hat im März 2026 ein Faktenblatt zur hausärztlichen Versorgung veröffentlicht. Danach nehmen im Stadtkreis Karlsruhe 179 Hausärztinnen und Hausärzte an der vertragsärztlichen Versorgung teil, verteilt auf 91 Einzelpraxen, 24 Berufsausübungsgemeinschaften und 3 Zweigpraxen (Stand Januar 2026).

Geplant wird im Mittelbereich, zu dem neben der Stadt neun Gemeinden des Landkreises gehören. Nach dem Bedarfsplan vom 11. Februar 2026 lag der Versorgungsgrad dort bei 87,4 Prozent, 60 Niederlassungsmöglichkeiten waren frei. 39,9 Prozent der Hausärzte im Mittelbereich waren im Januar 2026 mindestens 60 Jahre alt.

Für Stadt- und Landkreis zusammen zeigt das Faktenblatt auch, wie sich die Arbeit verteilt. Anfang 2025 zählte es 444 Hausärzte, ihre Versorgungsaufträge ergaben aber nur 409,20 volle Stellen. 2015 waren es 449 Köpfe und 438,05 Stellen, als mögliche Gründe nennt das Amt Teilzeit und Anstellung. Teilen sich zwei angestellte Ärztinnen eine volle Stelle, braucht jede ihr eigenes Konto in der Praxissoftware und im Tresor.

Weiterbildungsverbund: Abschnitte mit festem Ende

Seit Januar 2023 arbeiten Stadt und Landkreis, die Bezirksärztekammer Nordbaden, Kliniken und Praxen im Weiterbildungsverbund Allgemeinmedizin zusammen. Die Koordinierungsstelle sitzt im Gesundheitsamt. Laut Teilnehmerliste (Stand Oktober 2026) gehören fünf Kliniken dazu, darunter das Städtische Klinikum, außerdem 19 Hausarzt- und 3 Facharztpraxen. Zwei davon sind orthopädisch, mit einer Befugnis für 18 und für 24 Monate.

Die Weiterbildung zur Fachärztin für Allgemeinmedizin dauert nach der seit Juli 2020 geltenden Weiterbildungsordnung 60 Monate. Mindestens 12 davon entfallen laut Koordinierungsstelle Allgemeinmedizin Baden-Württemberg auf Innere Medizin im Krankenhaus, 24 auf die hausärztliche Praxis und 6 auf ein anderes Gebiet der Patientenversorgung. Eine Ärztin, die aus dem Klinikum zu Ihnen wechselt, bleibt also für einen Abschnitt, dessen letzter Tag im Vertrag steht.

Ihre Kennungen im Krankenhaus verwaltet das Klinikum. Für die Praxis legt die Inhaberin ihr am ersten Tag ein Konto im Tresor an und notiert, welche Sammlungen sie freigibt. Am letzten Tag sperrt sie das Konto und lässt die Passwörter ändern, die die Ärztin kannte. Was am Anfang bereitstehen sollte, beschreibt der Ratgeber Zugänge für neue Mitarbeiter, den Abschluss die Checkliste Mitarbeiter verlässt die Firma.

Neue Praxiskonstellation, neuer Praxisausweis

Für jede Betriebsstätte, also jede BSNR und jede Nebenbetriebsstättennummer, stellt die Praxis bei der Kassenärztlichen Vereinigung Baden-Württemberg (KVBW) einen eigenen Antrag auf einen Praxisausweis (SMC-B). Ändert sich die Praxiskonstellation, braucht die Praxis laut KVBW immer eine neue BSNR und eine dazu passende neue Karte. Den PIN-Brief schickt der Kartenanbieter getrennt, die KVBW rät, ihn bis zum Installationstag sicher aufzubewahren.

Mit einer Zweigpraxis oder nach einem Wechsel der Konstellation liegen also mehrere Karten und mehrere PIN-Briefe in der Praxis. Je Karte bekommt der Tresor einen Eintrag mit BSNR, Standort, Laufzeit und dem Scan des Briefs als Anhang. Diese Einträge stehen in einer Sammlung, die nur den Praxisinhabern zugewiesen ist. Weil Eigentümer und Administratoren der Organisation jede Sammlung sehen, vergeben Sie diese Rollen nur an die Inhaber. Den Papierbrief legen Sie getrennt von der Karte ab.

Der elektronische Arztausweis ist dagegen persönlich: Seine PIN kennt nur die Ärztin, auf die er ausgestellt ist, im Tresor der Praxis hat sie nichts zu suchen. Ansprechpartner in der Stadt sind die Bezirksdirektion der KVBW in der Keßlerstraße 1 und die Bezirksärztekammer Nordbaden in der Zimmerstraße 4. Die Stellen des Landes für Datenpannen nennt die Seite Passwort-Manager in Baden-Württemberg.

Beispiel: eine orthopädische Gemeinschaftspraxis mit Zweigpraxis

Ein erfundener Fall: Zwei Orthopäden führen eine Gemeinschaftspraxis mit Zweigpraxis, dazu kommen eine Praxismanagerin und sieben MFA, zwei davon für das Röntgen. Im Verbund nehmen die beiden jedes Jahr eine Ärztin in Weiterbildung Allgemeinmedizin für einen Abschnitt auf. Bisher meldeten sich alle Ärzte mit einer gemeinsamen Kennung am Bildarchiv an, und das Kennwort hatte seit drei Rotationen niemand geändert.

Heute hat jede Person ihre eigene Kennung. Die Sammlung „Anmeldung“ mit Telefonanlage, Online-Terminbuchung und Praxispostfach ist allen MFA zugewiesen, die Praxismanagerin pflegt sie mit der Rolle Managerin. In „Röntgen und Geräte“ liegen der Verwaltungszugang des Bildarchivs und die Servicekonten der Gerätehersteller, dort arbeiten die beiden Röntgen-MFA und die Partner. „Ärzte“ mit dem Laborportal und dem Praxiskonto beim Anbieter der Videosprechstunde öffnet die Weiterbildungsärztin nur lesend. Die Einträge zu beiden Praxisausweisen, Lohnbüro und Wartungsverträge stehen in „Inhaber“, die nur den Partnern zugewiesen ist.

Beide Partner sind Eigentümer der Organisation, alle anderen haben die Rolle Benutzer oder Manager. Fällt einer aus, arbeitet der andere mit seiner eigenen Eigentümerrolle weiter. Für den Fall, dass beide gleichzeitig fehlen, hilft der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter. Für das Praxiskonto hat jeder Partner einen eigenen Bankzugang, im Tresor steht davon nichts (Onlinebanking für Mitarbeiter).

Am Ende des Abschnitts sperrt ein Partner das Konto der Ärztin und setzt die Passwörter aus „Ärzte“ neu. 2027 soll eine dritte Partnerin einsteigen. Ändert sich damit die Praxiskonstellation, beantragen die Partner rechtzeitig die neue Karte und tauschen danach die Einträge in „Inhaber“ aus. Welche Zugänge eine Praxis sonst hat, steht auf der Seite Passwort-Manager für Arztpraxen.

Schweigepflicht und Einrichtung per Fernwartung

Mit dem Angebot erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, auf Wunsch unterschreiben wir zusätzlich eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht. Was im Tresor liegt, ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Den Server mietet die Praxis selbst bei netcup. Einrichtung und Updates erledigen wir aus Dresden per Fernwartung, die Sammlungen für Hauptpraxis und Zweigpraxis besprechen wir vorher im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Arztpraxen in Karlsruhe