Passwort-Manager für Arztpraxen in Frankfurt am Main: KV-Konten

Kein freier Arztsitz in den allgemeinen Facharztgruppen

Für ihre Analyse zum dritten Quartal 2026 hat die Kassenärztliche Vereinigung Hessen die Arztsitze zum 01.03.2026 gezählt, die Versorgungsgrade stammen aus dem Beschluss des Landesausschusses vom 23.04.2026:

Nach dem Beschluss vom 23.04.2026 ist in keiner der neun Gruppen der allgemeinen fachärztlichen Versorgung ein Sitz frei, bei den Hausärzten auch nicht mehr. Eine neue Zulassung gibt es in einem gesperrten Bereich laut KV nur in Ausnahmen wie einem Sonderbedarf, sonst übernimmt eine Ärztin einen ausgeschriebenen Sitz. Für die Hausärzte im Mittelbereich rechnet die KV in einem Szenario bis 2030 mit einem Nachbesetzungsbedarf von rund 24 Prozent, aus Altersgründen.

Mit jeder Übernahme gehen Router, Konnektor, Laborportale und Herstellerkonten an eine neue Inhaberin. Lassen Sie sich alle Zugänge am ersten Tag übergeben und ändern Sie jedes Passwort, das der Vorgänger kannte. Was beim Praxisausweis gilt, steht auf der Seite Passwort-Manager für Arztpraxen.

Ab dem 11. November 2026 verlangt die KV Hessen einen zweiten Faktor

Zum 11. November 2026 stellt die KV Hessen ausnahmslos alle Benutzerkonten auf Zwei-Faktor-Anmeldung um, die der Ärztinnen und Ärzte ebenso wie die ihrer Teams. Nach dem Passwort fragt der Mitgliederbereich dann einen Code aus einer Authenticator-App auf dem Smartphone ab, auch für Veranstaltungsportal und Arztsuche.

Wer den Code dreimal hintereinander falsch eingibt, ist sieben Tage gesperrt. Nach einem Handywechsel setzt das Team Online/Arbeitsvorbereitung der KV die alte Registrierung zurück. Klären Sie deshalb vorher, welche MFA ein Diensthandy bekommt und wer das eigene Telefon nutzt.

Im Tresor legt jede MFA das Passwort ihres eigenen KV-Kontos in ihren persönlichen Bereich. Der Code bleibt, wie von der KV beschrieben, in der Authenticator-App auf dem Smartphone. Gemeinsame Codes im Tresor lohnen sich für Konten, die sich wirklich mehrere teilen, etwa ein Laborportal (Ratgeber 2FA-Codes im Team teilen).

Eigene Zugangsdaten für MFA, die LANR bleibt bei der Ärztin

Bei der Registrierung für die Online-Dienste oder später unter „Mein Konto“ beantragt die Ärztin Zugangsdaten für jede Mitarbeiterin, etwa für die Onlineabrechnung, und die KV schickt sie per Post. Für das Veranstaltungsportal legt eine MFA zusätzlich ein Konto ohne LANR an.

Die elektronische Quartalserklärung gibt in Einzelpraxis und Berufsausübungsgemeinschaft die Ärztin mit ihrem Zugang über die lebenslange Arztnummer ab. Damit bestätigt sie, dass die abgerechneten Leistungen ordnungsgemäß erbracht wurden. Ausdrücklich persönlich nennt die KV diesen Zugang auf ihren öffentlichen Seiten nicht. Wir raten trotzdem, ihn in keine Sammlung zu legen und auch nicht in den persönlichen Bereich des Tresorkontos, denn wer in der Praxis Konten wiederherstellen darf, käme dorthin. Das ist unsere Empfehlung, keine Vorgabe der KV.

Arztausweis: keine Verlängerung, Telematik-ID behalten

Den elektronischen Arztausweis gibt die Landesärztekammer Hessen in der Hanauer Landstraße 152 heraus, im selben Haus wie die Bezirksärztekammer Frankfurt. Die Ärztin bestellt ihn ausschließlich über das Portal der Kammer.

Verlängern lässt sich der Ausweis nicht. Beim neuen Antrag soll die Ärztin laut Kammer im Portal ihre Telematik-ID beibehalten, damit erteilte Zugriffsrechte nicht verloren gehen. In ihrer Checkliste zu KIM schreibt die KV, jede Ärztin brauche einen eigenen aktivierten Ausweis, dessen PIN bekannt sein muss. Diese PIN legt sie nicht im Tresor ab, auch nicht im persönlichen Bereich. In der Sammlung der Praxisleitung steht je Ausweis nur das Ablaufdatum, damit die Neubestellung rechtzeitig beginnt.

Workshop der KV und der Bericht der Aufsicht

Am 20.11.2026 geht die KV in einem Online-Workshop die IT-Sicherheitsrichtlinie an einer Beispielpraxis durch, von 15 bis 18 Uhr, für 50 € und mit 3 Fortbildungspunkten. Die Anmeldung läuft über das Veranstaltungsportal, dann schon mit zweitem Faktor.

Aufsicht für den Datenschutz in den Praxen ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. In seinem Bericht für 2025 beschreibt er eine Handlungsempfehlung für Ärzte, die eine Gemeinschaftspraxis verlassen und eine eigene Praxis gründen. Die Patientenakten zu verdoppeln hält er für problematisch. Er empfiehlt, nur Name, Anschrift und Telefonnummer zu kopieren und diese Daten nach einer vertraglich vereinbarten Übergangszeit zu löschen, soweit die Patienten nicht gewechselt sind. Das ist eine Zusammenfassung, keine Rechtsberatung.

Beispiel: eine Internistin verlässt die Berufsausübungsgemeinschaft

Ein erfundener Fall: Drei hausärztliche Internistinnen arbeiten mit acht MFA zusammen. Eine von ihnen geht Ende Oktober, weil sie den Zuschlag für einen ausgeschriebenen Sitz bekommen hat. Im Tresor war sie wie die anderen beiden Eigentümerin der Organisation und durfte Konten wiederherstellen. Eine Kollegin hatte ihr einen Notfallzugang zu ihrem Konto eingeräumt.

An ihrem letzten Arbeitstag zieht die Kollegin den Notfallzugang zurück, nimmt ihr die Eigentümerrolle und sperrt ihr Konto. Der IT-Dienstleister, der im Tresor nur die Sammlung „Technik“ sieht, ändert die Passwörter von Konnektor und Router. Laborportal und Telefonanlage stellt die Praxismanagerin um. Arztausweis und LANR-Zugang nimmt die Internistin mit, beides lag nie im Tresor. Die Patientendaten regelt die Praxis nach der Empfehlung der Aufsicht, außerhalb des Tresors.

Am 11. November richten die beiden Ärztinnen und alle MFA den zweiten Faktor bei der KV ein, die MFA auf zwei neuen Diensthandys. Weitere Schritte beim Weggang stehen in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht, den Ablauf eines Notfallzugangs erklärt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Was wir sehen und was wir unterschreiben

Den Tresor richten wir per Fernwartung auf einem Server ein, den Ihre Praxis bei netcup in Deutschland mietet. Die Einträge sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem ärztlichen Berufsrecht unterschreiben wir auf Wunsch. Ob das zu Ihrer Praxis passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Arztpraxen in Frankfurt am Main