Passwort-Manager für Hebammen: gemeinsame Praxis, eigene Abrechnung

Zugänge einer freiberuflichen Hebamme

Der Vertrag über die Versorgung mit Hebammenhilfe nach § 134a SGB V zählt Schwangerenvorsorge, Geburtshilfe, Wochenbett, Hilfe bei Stillschwierigkeiten sowie Kurse zur Geburtsvorbereitung und Rückbildung auf, ausdrücklich auch per Videobetreuung. Eine Hebamme braucht ihre Zugänge deshalb im Kurstraum, im Kreißsaal und am Küchentisch einer Wöchnerin:

• Dokumentation und Abrechnung: Hebammensoftware oder App für Besuche und Kurse, dazu das Konto beim Abrechnungsdienstleister, falls sie nicht selbst abrechnet.
• Erreichbarkeit: Diensthandy mit Mailbox-PIN, Rufumleitung, Kalender für Termine und Geburtszeiträume.
• Video und Kurse: das eigene Konto beim Videodienst, eine Ablage für Selbstlernvideos, die Kursbuchung auf der Website.
• Berufliches: Kundenportal der Berufshaftpflicht, Mitgliederbereich des Berufsverbands, Steuerbüro.
• Telematikinfrastruktur, sobald angeschlossen: Heilberufsausweis, Institutionskarte, Konnektor oder TI-Gateway, KIM-Postfach.

Arbeitet eine Hebamme ohne Angestellte und teilt sie keinen einzigen Zugang mit Kolleginnen, lohnt sich ein gewarteter Tresor kaum. Sinnvoll wird er, sobald mehrere Hebammen sich vertreten, gemeinsame Räume haben oder eine von ihnen eine Kollegin anstellt.

Abrechnung über das persönliche Kennzeichen

Hebammen rechnen direkt mit den Krankenkassen ab, nach § 301a SGB V elektronisch oder maschinell verwertbar. Neben Leistung, Datum und bei Bedarf Uhrzeit und Dauer gehört das Kennzeichen nach § 293 SGB V in jede Abrechnung.

Der Hebammenhilfevertrag (Fassung ab 01.04.2026) nennt es das persönliche Kennzeichen. Jede freiberufliche Hebamme beantragt es selbst bei der Sammel- und Verteilstelle IK und hinterlegt dort Name, Adresse und Kontoverbindung. Leistungen einer angestellten Hebamme rechnet die freiberufliche Hebamme, bei der sie angestellt ist, unter ihrem eigenen Kennzeichen ab. Beauftragt eine Hebamme einen Abrechnungsdienstleister, stellt sie nach Anlage 2 des Vertrags sicher, dass er die vereinbarten Abrechnungsregeln einhält, und wählt ihn unter besonderer Berücksichtigung seiner technischen und organisatorischen Maßnahmen aus.

Teilen sich vier Hebammen Räume, bleiben Abrechnung und Steuerbüro trotzdem Sache jeder einzelnen. Im Tresor legt jede diese Zugänge in ihren persönlichen Bereich, den im Alltag nur sie sieht und der von den Sammlungen der Praxis getrennt ist. Wer in der Praxis Master-Passwörter zurücksetzen darf, käme damit aber auch an das Konto einer Kollegin. Was nach den Bedingungen Ihrer Bank nur Sie kennen dürfen, etwa die PIN fürs Onlinebanking, legen Sie in einer gemeinsamen Organisation deshalb gar nicht ab.

Für eine Gemeinschaft selbständiger Hebammen gibt es deshalb drei Aufbauten: eine gemeinsame Organisation mit getrennten Sammlungen, getrennte Organisationen oder je Hebamme einen eigenen Tresor. Was zu Ihrer Praxis passt und wer Vertragspartner wird, hängt davon ab, wie eng Sie zusammenarbeiten, und legen wir im Erstgespräch fest.

Rufbereitschaft und Vertretung

Die Berufsordnungen für Hebammen sind Landesrecht. In Bayern verpflichtet § 8 Abs. 1 Nr. 6 der Bayerischen Hebammenberufsordnung selbstständig tätige Hebammen, dafür zu sorgen, dass ihnen jederzeit Nachrichten übermittelt werden können, und eine Vertretung zu gewährleisten, wenn sie nicht unmittelbar zu erreichen sind. Was in Ihrem Land gilt, steht in dessen Berufsordnung.

Auch der Hebammenhilfevertrag rechnet mit Vertretungen. Bei einer geplanten Begleit-Beleggeburt kann im Vertretungsfall die im Behandlungsvertrag namentlich benannte Hebamme als Stellvertreterin abrechnen.

Eine Vertreterin braucht wenige Zugänge, die aber sofort: die PIN des Rufbereitschaftshandys, die Rufumleitung, den gemeinsamen Kalender, vielleicht den Türcode der Praxisräume. Diese Zugänge stehen in einer Sammlung „Rufbereitschaft“, die alle Hebammen des Vertretungskreises öffnen. Die Abrechnung der vertretenen Kollegin gehört nicht dazu.

Fällt eine Hebamme länger aus, etwa nach einem Unfall, muss jemand die Frauen benachrichtigen, die sie gerade betreut, und ihre Mailbox abhören. Dafür richten wir bei der Einrichtung einen Notfallzugang ein, den die Hebamme einer Kollegin oder einer Vertrauensperson einräumt. Wie er abläuft, legen wir mit Ihnen fest, die Grundlagen erklärt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Die bayerische Berufsordnung lässt die Schweigepflicht in § 6 Abs. 1 ausdrücklich auch gegenüber Hebammen gelten, die an der Betreuung nicht mitgewirkt haben. Wie weit eine Vertreterin in die Dokumentation einer ausgefallenen Kollegin sehen darf, klären Sie deshalb vorher anhand der Berufsordnung Ihres Landes.

Videobetreuung und Onlinekurse

Für die Videobetreuung legt Anlage 4 des Hebammenhilfevertrags fest: Die Hebamme muss sich für den Videodienst registrieren, die Versicherten nehmen ohne Registrierung teil. Erlaubt sind nur Dienste, deren Anbieter die dortigen Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit mit einer Bescheinigung beim GKV-Spitzenverband nachgewiesen haben.

Weil die Registrierung an der Hebamme hängt, hat in einer Praxis jede ihr eigenes Konto beim Videodienst, und es liegt in ihrem persönlichen Bereich. Selbstlernvideos für Kurse darf die Hebamme nach dem Vertrag selbst erstellen oder von Dritten erwerben, kostenfrei im Internet zugängliche Videos sind nicht abrechenbar. Nutzen mehrere Kursleiterinnen dieselbe Videoablage, steht das Konto dafür in der Sammlung „Kurse“. Fragt sie beim Anmelden einen Code aus einer Authenticator-App ab, kann der Schlüssel beim Eintrag liegen, siehe Bestätigungscodes im Team.

Beleghebammen im Krankenhaus

Beleghebammen sind nach § 7 des Hebammenhilfevertrags nicht am Krankenhaus angestellt. Sie leisten ihren Versicherten im Krankenhaus Hilfe, ohne dafür vom Krankenhaus bezahlt zu werden. Vergibt die Klinik ihnen eigene Zugänge, etwa für die Dokumentation im Kreißsaal, sind diese an die Person gebunden und gehören in keine Sammlung, die Kolleginnen öffnen. Ob die Klinik sie in einem Bereich erlaubt, an den eine Kollegin über die Kontowiederherstellung käme, klären Sie mit der Klinik.

Telematikinfrastruktur für Hebammen

Nach § 380 Abs. 1 SGB V erhalten freiberufliche Hebammen, für die der Hebammenhilfevertrag gilt, seit dem 1. Juli 2021 von den Krankenkassen Erstattungen für Ausstattung und Betrieb der TI. Den elektronischen Heilberufsausweis für Hebammen und die Institutionskarte für Betriebsstätten der Geburtshilfe gibt das elektronische Gesundheitsberuferegister bei der Bezirksregierung Münster aus.

Der Heilberufsausweis ist auf eine Hebamme ausgestellt. Seine PIN legt sie nicht im Tresor ab, auch nicht im persönlichen Bereich, an den eine Kollegin über die Kontowiederherstellung käme. PIN und PUK einer Institutionskarte, die eine Hebammenpraxis gemeinsam nutzt, legen Sie in eine Sammlung „TI“ für die verwaltende Hebamme und eine Vertretung. Wie Praxen mit Kartenleser, Konnektor und KIM-Postfach umgehen, zeigt die Seite Passwort-Manager für Physiotherapie.

Schweigepflicht und Aufzeichnungen

Die Berufsbezeichnung „Hebamme“ darf nach § 5 Abs. 1 des Hebammengesetzes nur führen, wer eine Erlaubnis hat. § 6 der bayerischen Berufsordnung verweist für die Schweigepflicht auf § 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB. Nach § 5 Abs. 2 derselben Ordnung bewahrt die Hebamme ihre Aufzeichnungen mindestens zehn Jahre auf und sichert sie, gerade auf elektronischen Datenträgern, durch besondere Vorkehrungen vor dem Zugriff Unbefugter. Die Regeln anderer Länder können abweichen, dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Die Aufzeichnungen selbst bleiben in Ihrer Hebammensoftware. Für diese Software und den Abrechnungsdienst nutzt jede Hebamme ein langes Kennwort, das sie nirgends sonst verwendet, und am Tresor gilt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiterinnen. Wer Eigentümerin oder Administratorin ist, richtet den zweiten Faktor selbst ein. Die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir als Betreiber nicht lesen.

Auf dem Server liegen Namen und E-Mail-Adressen der Nutzerinnen und technische Protokolle, dafür gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zum Angebot. Welche Vereinbarungen Ihre Berufsordnung zusätzlich verlangt, besprechen wir im Erstgespräch.

Sammlungen einer Hebammenpraxis

Eigentümer und Administratoren der Organisation sehen zusätzlich alle Sammlungen. Wie man solche Daten im Team freigibt, statt sie in die Messenger-Gruppe der Praxis zu schreiben, beschreibt der Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Beispiel: vier Freiberuflerinnen unter einem Dach

Ein erfundener Fall: Vier freiberufliche Hebammen teilen sich Räume für Kurse und Sprechstunde. Zwei arbeiten zusätzlich als Beleghebammen an derselben Klinik, eine hat eine Hebamme in Teilzeit angestellt. Eine Kursleiterin für Rückbildungsgymnastik kommt an zwei Abenden.

Vorher lief die Videobetreuung aller vier über eine einzige Registrierung, das Kennwort stand in der Messenger-Gruppe. Die PIN des Rufbereitschaftshandys kannte auch eine Kollegin, die die Praxis vor einem Jahr verlassen hatte.

Die vier haben sich für eine gemeinsame Organisation entschieden, eine von ihnen verwaltet sie, und nur sie darf Master-Passwörter zurücksetzen. Heute hat jede Hebamme ihr eigenes Konto beim Videodienst in ihrem persönlichen Bereich. Die neue PIN des Rufbereitschaftshandys steht in „Rufbereitschaft“, die Kursleiterin sieht nur „Praxisräume“ und „Kurse“. Ihre Abrechnungszugänge hat jede für sich, das Onlinebanking bleibt ganz außerhalb des Tresors.

Wenn eine Hebamme die Praxis verlässt

Ihre eigenen Zugänge braucht die ausscheidende Hebamme weiter, denn Abrechnung und Videodienst laufen auf sie. Vor dem Abschied exportiert sie deshalb ihren persönlichen Bereich, verschlüsselt mit einem eigenen Kennwort. Laut Hilfe der Apps lässt sich ein solcher Export in ein anderes Konto übernehmen, Sammlungen der Praxis enthält er nicht.

Danach sperrt die Hebamme, die den Tresor verwaltet, ihr Konto in der Organisation und ändert Türcode, WLAN und die PIN des Rufbereitschaftshandys, die die Kollegin kannte. Das endgültige Löschen ihres Kontos vom Server übernehmen wir auf Wunsch nach Aufwand. Die weiteren Schritte stehen in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht.

Kosten für Hebammen und Hebammenpraxen

Für die Wartung berechnen wir 16,99 € im Monat inkl. MwSt., ob eine Hebamme den Tresor nutzt oder eine Praxis mit acht Kolleginnen und einer Kursleiterin. Die Einrichtung ist enthalten, die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate. Der Server läuft bei netcup auf Ihren Namen oder den der Praxis, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wir arbeiten nur für Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, also für Kunden, die in ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit buchen.

Mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. sichern wir den Tresor täglich. Ohne das Paket sichern wir nicht, dann exportieren Sie selbst. Hilfe im Alltag kostet 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., berechnet nach angefangenen Viertelstunden.

Für ambulante Pflege gibt es die Seite Passwort-Manager für Pflegedienste. Wie Ihr Vertretungskreis oder Ihre Praxis den Tresor aufteilt, besprechen wir am Telefon oder per Video im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

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