Passwort-Manager für Heilpraktiker: ab der zweiten Person in der Praxis

Eine Praxis ohne Kassenzugänge

Wer Heilkunde ausüben will, ohne Arzt zu sein, braucht nach § 1 HeilprG eine Erlaubnis. Eine Abrechnung mit der Kassenärztlichen Vereinigung, einen Praxisausweis für die Telematikinfrastruktur oder ein Portal der Krankenkassen hat eine Heilpraktikerpraxis in aller Regel nicht. Das elektronische Gesundheitsberuferegister, das solche Karten ausgibt, führt Heilpraktiker nicht unter seinen Berufsgruppen.

Nach dem Kurzbericht zu einem Gutachten für das Bundesministerium für Gesundheit (Stand November 2024) bezahlen die Patienten die Leistungen größtenteils selbst, die Leistungskataloge der Krankenkassen decken sie nur in begrenztem Umfang ab.

Dasselbe Gutachten schätzt für 2022 rund 67.400 Personen mit allgemeiner Heilpraktikererlaubnis und rund 47.500 Praxen in Deutschland, hochgerechnet aus Angaben der Gesundheitsämter. In der Befragung arbeiteten 97 % überwiegend selbstständig, 28 % überwiegend nebenberuflich. Die Zugänge einer solchen Praxis sind überschaubar:

• Praxisführung: Praxisprogramm mit Patientenkartei und Behandlungsdokumentation, Rechnungsprogramm, gegebenenfalls das Portal einer Abrechnungsstelle.
• Patienten: Online-Terminbuchung, Praxisprofil in Suchmaschinen und Verzeichnissen, E-Mail, Telefonanlage oder Anrufbeantworter mit Fernabfrage.
• Labor und Bedarf: Befundportal des Labors, falls Sie Untersuchungen in Auftrag geben, Kundenkonten für Praxisbedarf.
• Geld und Verband: Kartenterminal, Mitgliederbereich des Berufsverbands, Zugänge zu Fortbildungen.

Für eine Einzelpraxis ohne Angestellte lohnt sich der Tresor kaum

Wer allein in der Praxis arbeitet, teilt keine Zugänge. Dafür reicht ein Passwort-Manager auf den eigenen Geräten mit einem guten Master-Passwort und zweitem Faktor, den Sie selbst einrichten. Einen gewarteten Tresor mit eigenem Server und monatlicher Wartung brauchen Sie dafür nicht, und wir raten in diesem Fall auch nicht dazu.

Anders sieht es aus, sobald eine zweite Person an dieselben Konten muss: eine Assistenz am Empfang, eine Kollegin in der Praxisgemeinschaft, eine Vertretung im Urlaub. Dann stehen die Passwörter sonst auf einem Zettel, im Notizbuch am Telefon oder im Messenger. Wie es ohne diese Wege geht, beschreibt der Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Schweigepflicht: Strafrecht, Vertrag und Berufsordnung

§ 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB nennt Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Apotheker und Angehörige eines anderen Heilberufs, der für die Berufsausübung oder die Führung der Berufsbezeichnung eine staatlich geregelte Ausbildung erfordert. Heilpraktiker stehen nicht ausdrücklich darin. In der Begründung zum Patientenrechtegesetz schreibt die Bundesregierung, für Heilpraktiker sei keine besondere medizinische Ausbildung vorgeschrieben, sie würden nur nach einer Überprüfung ihrer Kenntnisse und Fähigkeiten zugelassen. Ob § 203 StGB für Sie gilt, beantwortet diese Seite nicht, das klären Sie mit Ihrem Verband oder einem Anwalt.

Die Regeln zum Behandlungsvertrag (§§ 630a ff. BGB) sollen nach derselben Begründung (Bundestagsdrucksache 17/10488) auch Behandlungen durch Heilpraktiker erfassen. Nach § 630f BGB führt der Behandelnde eine Behandlungsakte und bewahrt sie zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung auf. Bei Änderungen muss neben dem ursprünglichen Inhalt erkennbar bleiben, wann sie vorgenommen wurden, auch in einer elektronischen Akte. Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten.

Die Berufsordnung für Heilpraktiker (BOH) haben die großen Berufsverbände gemeinsam verfasst. Sie gilt als Selbstverpflichtung für die Mitglieder dieser Verbände, gesetzlich verpflichtend wie eine Verordnung ist sie nicht, und Verstöße kann nur der eigene Verband nach Vereinsrecht ahnden. Nach Artikel 3 belehren Heilpraktiker ihre Helfer, Praktikanten und Assistenten über die Verschwiegenheit und halten das schriftlich fest. Vertrauliche Patientendaten geben sie danach nur weiter, wenn der Patient sie von der Schweigepflicht entbunden hat. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Rechnungen an Selbstzahler, Privatversicherte und Beihilfeberechtigte

Abgerechnet wird über die Rechnung an den Patienten. Bei den befragten Heilpraktikern mit allgemeiner Erlaubnis hatte im Gutachten das Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) von 2017 bis 2022 den größten Anteil, im Schnitt 62 %, die individuelle Stundenabrechnung lag bei etwa 45 %. Für Beihilfeberechtigte des Bundes legt Anlage 2 der Bundesbeihilfeverordnung Höchstbeträge für einzelne Heilpraktikerleistungen fest.

Rechnungsprogramm und das Portal einer Abrechnungsstelle legen Sie in eine Sammlung, die nur die Inhaberin öffnet und auf Wunsch die Person, die Rechnungen schreibt. Die PIN Ihres Onlinebankings gehört nicht hinein: Darf die Assistenz Überweisungen vorbereiten, gibt ihr die Bank eigene Zugangsdaten, und auch diese legt sie nicht im Tresor ab (Onlinebanking mit Mitarbeitern). Belege an das Steuerbüro schicken Sie über einen sicheren Link, der Text oder Datei befristet und verschlüsselt weitergibt. Ob Patienten der Weitergabe ihrer Daten an eine Abrechnungsstelle zustimmen müssen, klären Sie mit Ihrem Verband oder Ihrem Datenschutzberater.

Online-Terminbuchung auf die Praxis anmelden

An die Terminbuchung muss im Alltag auch jemand anderes als die Inhaberin: Die Assistenz trägt Sprechzeiten ein, die Vertretung sagt Termine ab. Läuft das Konto auf eine private E-Mail-Adresse, kommen Rücksetz-Mails und Rechnungen des Anbieters dorthin. Melden Sie es deshalb auf eine Adresse der Praxis an, etwa termine@, und legen Sie den Zugang in eine Sammlung für den Empfang.

Schützt der Anbieter das Konto mit Einmalcodes aus einer App, hinterlegen Sie den geheimen Schlüssel beim Eintrag im Tresor. Die Assistenz braucht dann für den Code nicht mehr das Handy der Inhaberin. Mehr dazu im Ratgeber 2FA im Team teilen. Für die Anmeldung am Tresor schreiben wir allen Mitarbeitern einen zweiten Faktor vor, Eigentümer und Administratoren richten ihn selbst ein. Verschickt der Anbieter die Codes per SMS, gehen sie weiter an die hinterlegte Handynummer.

Praxisgemeinschaft: gemeinsame Räume, getrennte Patienten

In einer Praxisgemeinschaft teilen sich mehrere Heilpraktikerinnen Räume, Empfang und Technik, jede behandelt aber ihre eigenen Patienten. Nach Artikel 7 der BOH sollten Praxisräume so gestaltet sein, dass die Vertraulichkeit von Gesprächen und Behandlungen gewährleistet ist. Bei den Zugängen trennen Sie ebenso: WLAN, Telefonanlage, Raumkalender und Alarmanlage nutzen alle, Patientenkartei und Rechnungen bleiben bei jeder Praxis für sich.

Möglich sind eine gemeinsame Organisation mit einer Sammlung „Gemeinschaft“ und je Praxis einer eigenen Sammlung, getrennte Organisationen oder je Praxis ein eigener Tresor. Was passt und wer Vertragspartner wird, hängt davon ab, wie eng Sie zusammenarbeiten, und legen wir im Erstgespräch fest. In einer gemeinsamen Organisation sieht jede Kollegin nur die Sammlungen, die ihr zugewiesen sind. Wer aber Eigentümerin oder Administratorin ist, sieht alle Sammlungen, auch die Praxissammlungen der anderen, und käme über die Kontowiederherstellung an das Konto einer Kollegin.

Mietet eine Kollegin nur stundenweise einen Raum, bekommt sie ein eigenes Konto und sieht nur die Gemeinschaftssammlung. Für weitere Konten zahlen Sie nichts, der Preis hängt nicht von der Zahl der Nutzer ab.

Sammlungen in einer Heilpraktikerpraxis

Beispiel: drei Heilpraktikerinnen und eine Assistenz

Ein erfundener Fall: Zwei Heilpraktikerinnen führen eine Praxisgemeinschaft mit Schwerpunkt Naturheilverfahren, eine dritte mit sektoraler Erlaubnis für Psychotherapie mietet an zwei Nachmittagen ein Zimmer. Eine Assistenz arbeitet 20 Stunden in der Woche am Empfang für beide Gründerinnen.

Die Terminbuchung lief auf die private Adresse einer Gründerin. Als sie nach der Geburt ihres Kindes vier Monate pausierte, konnte niemand die Sprechzeiten ändern, und die Rechnung des Anbieters landete in ihrem privaten Postfach. Die Passwörter von WLAN und Alarmanlage standen auf einer Karteikarte am Empfang.

Die beiden Gründerinnen haben sich für eine gemeinsame Organisation entschieden. Die Terminbuchung läuft heute auf termine@ und steht in „Empfang“, die nur die Assistenz und die beiden Gründerinnen öffnen. Die Untermieterin sieht nur „Gemeinschaft“. Beide sind Eigentümerinnen der Organisation im Tresor und kommen damit auch an die Praxissammlung der anderen. Jede Gründerin hat ihre eigene Praxissammlung. Fällt eine länger aus, erreicht die andere als Eigentümerin Verträge und Steuerbüro der Praxis. Ihren Ehepartnern haben die beiden keinen Notfallzugang eingeräumt: Nach einer Übernahme sähe der Partner alle Sammlungen der Organisation, auch die Praxisprogramme mit den Patientendaten. Den Notfallzugang räumt man deshalb nur einer Person ein, die diese Zugänge auch nutzen darf. Hintergründe stehen im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Wenn die Assistenz geht

Die Inhaberin sperrt das Konto im Tresor. Danach erneuert sie die Passwörter in allen Sammlungen, auf die die Assistenz Zugriff hatte, zuerst Terminbuchung und Praxis-E-Mail. Den Benutzer im Praxisprogramm deaktiviert sie ebenfalls.

Was sonst noch anfällt, listet die Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht. Kommt eine Nachfolgerin, lädt die Inhaberin sie per E-Mail ein. Die Einladung gilt fünf Tage, und die Sammlungen sieht die neue Kraft erst, wenn sie ihren zweiten Faktor eingerichtet hat.

Was der Tresor kostet und was wir sehen

Ihre Praxis zahlt uns 16,99 € im Monat inkl. MwSt., unabhängig von der Zahl der Konten. Die Einrichtung steckt darin, der Vertrag läuft mindestens 12 Monate. Den Server bucht die Praxis bei netcup und bezahlt ihn direkt dort, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot richtet sich nur an Unternehmer.

Eine Sicherung durch uns gibt es nur mit dem Backup-Paket zu 7,99 € im Monat inkl. MwSt., sonst exportiert die Praxis ihren Tresor selbst. Unterstützung im Alltag rechnen wir nach Aufwand ab, 74,99 € pro Stunde inkl. MwSt. in Schritten je angefangener Viertelstunde.

Die Einträge sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Auf dem Server sehen wir, wer ein Konto hat, mit Name und E-Mail-Adresse, dazu die technischen Protokolle. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bekommen Sie mit dem Angebot, welche Vereinbarungen Sie zusätzlich brauchen, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video. Arbeiten Sie mit Erlaubnis für Psychotherapie oder Physiotherapie, lesen Sie auch die Seiten für Psychotherapie und Physiotherapie.

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